Archives de catégorie : Pratiques professionnelles – Cadre théorique et outils

Le Web doc VIDOM

Par Noura Bahidj, Baptiste Bonnefoy, Marion Ferrer, Marina Kounkou-Kekolo, Camille Olivier, Natacha Potereau, Aude Royer.

Les étudiants de l’option « valorisation du patrimoine » du master 2 Métiers des archives d’Angers ont travaillé de septembre 2014 à février 2015 sur le projet VIDOM : Vision de l’immigration des DOM vers la métropole dans les années 1970. Continuer la lecture de Le Web doc VIDOM

La boîte à outils « Un bon archivage pour une bonne gouvernance » du Conseil international des archives : un outil de construction et de consolidation de la fonction archives

Par Marion Pasdeloup, Salomé Rondeau et Julie Védrines

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Éléonore Alquier est chargée de mission auprès de la direction déléguée aux collections à l’Institut national de l’audiovisuel, après avoir été chef de la mission des Archives de France auprès du ministère des Affaires sociales et de la Santé. Elle est également membre du Conseil international des archives et a assuré la traduction de la boîte à outils Un bon archivage pour une bonne gouvernance qu’elle a présenté lors de la journée d’étude du 6 février 2015.

Instrument méthodologique destiné à aider eleanore_alquierl’archiviste en tant que fonction support, cette boîte à outils permet de dresser un diagnostic pour faire valoir le lien entre démocratie et bonne gestion des archives. La bonne gouvernance signifie que le pouvoir en exercice gère les ressources d’un pays en faveur de son développement. Cette notion recouvre donc un ensemble de principes : respect de la primauté du droit, lutte contre la corruption, bonne gestion des affaires publiques, respect des droits de l’homme ou encore promotion de la démocratie participative. Un bon archivage pour une bonne gouvernance présente les principes fondamentaux d’une gestion maîtrisée de l’information, notamment les enjeux de bonne gouvernance liés aux archives. Dans sa version initiale, The Recordkeeping for Good Governance Toolkit a été élaborée en 2009 par la branche pacifique du Conseil international des archives (PARBICA). Ce projet a été bénéficié du soutien politique et financier de l’Agence australienne pour le développement international. Elle est composée d’un ensemble de modules volontairement simples et destinés à toute personne devant gérer des archives (papier ou électronique), dans un contexte public ou privé. Elle met l’accent sur la stratégie.

Lors de la traduction française, le choix a été fait de ne pas reprendre la boîte telle quelle mais de l’adapter. Les objectifs étaient à la fois de sélectionner les modules qui complétaient l’offre du portail international archivistique francophone (PIAF) – et donc de renoncer à ceux qui étaient redondants avec le PIAF –, mais aussi de se concentrer sur l’amont de la chaîne archivistique pour améliorer la gestion des documents engageants d’où le développement de deux modules propres : organiser un audit et mettre en place un programme de documents essentiels.

L’intervenante conclut qu’une bonne gestion de l’archivage est importante pour :

  • l’efficience d’un service public. Cela permet d’organiser de manière efficace l’information sur des décisions et actions.
  • protéger les intérêts de l’État. Un bon archivage constitue une preuve de la réalisation de certaines actions ou obligations légales. Cela aide à la préservation des intérêts d’un gouvernement.
  • préserver l’intérêt public. Une mauvaise gestion des documents engageants peut causer du tort. Une bonne gestion des documents engageants permet de protéger toute la communauté en préservant l’information gouvernementale sur les personnes physiques et morales.

Open data : l’archiviste, gouverneur des données ?

Par Antoine Mérit et Axel Surot

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Cyril Longin est directeur des archives municipales de Saint-Étienne depuis décembre 2010 et chef de projet open data pour la commune. Il est titulaire d’un DESS Métiers des archives depuis 2000, obtenu à l’université d’Angers. En 2009-2010, il a participé au groupe de travail sur les licences de réutilisation au sein de l’Association des archivistes français.

Cyril Longin ouvre le débat, lors de la journée d’étude du 6 février 2005, en posant le problème suivant : archives et open data peuvent-elles coexister » Au début de son intervention, il nous propose, tout d’abord, de redéfinir le métier d’archiviste, qui possède une double valeur selon lui. En effet, l’archiviste doit savoir conjuguer ce qui fait preuve et ce qui fait l’histoire. De plus, il doit avoir une vision transversale sur le cycle de vie des documents, puisqu’il détermine la communicabilité des documents et assure leur communication. Enfin, l’archiviste est présenté comme l’un des principaux garants de la démocratie.

cyril_longinPar la suite, Cyril Longin nous décrit ce que représentent les données dans le cadre de l’open data. Elles devraient être de qualité c’est-à-dire authentiques, pertinentes, fiables, intègres, contextualisées et documentées, car les métadonnées occupent une place incontournable dans la caractérisation d’un document. Il se pose également la question de savoir si ces données doivent être communiquées de façon immédiate, puisque l’archiviste a pour habitude de délivrer les documents dans un espace de temps long. Le rôle de l’archiviste, expert documentaire, est d’accompagner le producteur en qualifiant les données, en choisissant les formats, en préservant et l’archivage et la réutilisation1 ; de permettre un accès raisonné : « gérer l’accès et la réutilisation des archives ».

L’ intervenant évoque ensuite le cercle vertueux entre open data et système d’archivage électronique (SAE). Le SAE doit permettre de collecter en direct de manière structurée des données, donc des données de qualité utiles pour abonder un projet d’open data. Et inversement les plate-formes open data présentent des données que l’archiviste pourra récupérer. Ainsi l’archivage électronique peut servir et devenir un projet de diffusion et l’open data peut devenir un argument de financement de SAE. La conjonction entre SAE et open data offre la possibilité d’améliorer continuellement les données et la qualité de l’information.

Cyril Longin revient ensuite sur la définition du terme « gouverner ». Gouverner, c’est décider, mais l’archiviste n’est pas là pour décider ou militer. Son rôle est de décider s’il est possible qu’une donnée soit diffusée mais pas si elle doit être diffusée. C’est le rôle du politique. L’archiviste seul ne décide pas ; mais il est un « vecteur de cette gouvernance. »

L’archiviste peut-il être un chef de projet d’open data ? Si au début du projet, la place de l’archiviste est évidente car il s’agit d’un temps de recensement des données, il faut ensuite développer des compétences d’animation du territoire pour lesquels d’autres acteurs sont plus légitimes. Mais l’apport le plus remarquable de l’open data aux archives est que le premier confère au second une vraie dimension de patrimoine au sens d’actif.

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1 . Il faut par exemple prévoir une clause de réutilisation des données dans les délégations de service public.

L’évaluation des archives et la société contemporaine, une intervention de Vincent Doom

Vincent Doom, actuellement en poste aux Archives nationales au sein du département des fonds après une expérience variée en archives municipales et départementales, est notamment l’auteur d’un article paru en 2006 dans La Gazette des archives sur « L’évaluation scientifique des archives, principes et stratégies »1. Il a également pris une part active, dans les années 2000, au comité sur l’évaluation2 du Conseil international des archives qui a produit un projet de manuel sur l’évaluation des documents. Il est d’ailleurs l’auteur des pages relatives aux critères de sélection. Son intervention propose une synthèse de la littérature et des théories internationales sur cette question, à l’heure où le Comité interministériel aux archives de France vient de publier (juillet 2014) un cadre méthodologique pour les archives publiques.

La question de l’évaluation est au centre de la pratique des archivistes car elle conditionne la sélection – conservation intégrale, destruction intégrale, conservation partielle avec tri –, mais aussi une collecte raisonnée. La XXXVe conférence internationale de la table ronde des archives (CITRA) a affirmé en 2001 que « Les archivistes ont la responsabilité sociale de constituer les sources qui permettront aux générations à venir d’avoir la vision la plus fidèle possible de la société dont ils sont les contemporains ». La littérature sur la problématique de l’appraisial est très abondante. Carol Couture et Daniel Ducharme ont recensé près de 200 références en une quinzaine d’année3. Trois noms sont à retenir particulièrement dès qu’on s’intéresse à ces questions : le canadien Carol Couture4, l’américain Tom Mills, partisan d’une approche économique, et le canadien Terry Cook, tenant d’une approche fonctionnelle5. Si l’évaluation passionne les Anglo-saxons, le concept est en cours d’acclimatation en France : le mot n’apparaît ni dans La pratique archivistique française, ni dans le Dictionnaire des archives : de l’archivage aux systèmes d’information publié en 19916.

Trois approches conceptuelles sont recensées. La première, née au Royaume-Uni, a été formalisée par Hilary Jenkinson dans son manuel7. Le point de vue est institutionnel. Il distingue deux périodes dans la vie du document et deux responsabilités successives. Dans un premier temps, c’est l’administrateur qui a droit de vie et de mort sur les documents. Il pratique des éliminations après un délai de cinq ans. Au bout de vingt-cinq ans, la responsabilité passe à l’archiviste qui ne peut donc plus intervenir que sur le reliquat. Le danger de cette posture est de sélectionner des documents en fonction du politiquement correct contemporain. Elle est aujourd’hui abandonnée.

Les deux autres théories co-existent de manière ancienne. La théorie de l’utilisateur ou de l’évaluation en fonction de besoins de recherche mise en forme par Th. Shellenberg8 combine de fait approche institutionnelle et préoccupations scientifiques et opère par l’identification de valeurs : valeurs primaires ou de gestion et valeurs secondaires ou patrimoniales. Cette théorie a été déclinée de manière à produire des grilles de critères conférant un caractère systématique à l’acte d’évaluer9. Elle est tout entière orientée vers l’identification des attentes de la recherche existante à l’instant t.

La troisième approche, fondée il y a 60 ans par Margaret Cross Norton, est sociétale et a fortement évolué au fil du temps. Elle part du postulat que les archivistes ont un rôle social fondamental et que les archives doivent refléter les valeurs de chaque génération. Passant du modèle de l’interactivité pour introduire la notion de citoyen-usager, elle dépasse les questions de sélection pour intégrer les problématiques de collecte avec le modèle de stratégie documentaire développé par Helen Samuel10.

Le cadre théorique reste celui du respect des fonds, mais renouvelé par l’introduction d’un principe de fonctionnalité, l’objectif étant de témoigner de la gouvernance plutôt que du gouvernement. Le développement de la norme internationale de description des fonctions dite ISDF est à lier à cette approche11.

Carol Couture a proposé cinq principes directeurs pour mettre en œuvre l’évaluation sociétale12 :

  • Les archives doivent témoigner de l’ensemble des activités de la société ;
  • Le jugement doit faire preuve d’objectivité et de contemporanéité ;
  • Il faut respecter les liens entre l’évaluation et les autres interventions archivistiques (notamment la collecte) ;
  • Il faut maintenir l’équilibre entre finalités administratives et patrimoniales ;
  • Il faut maintenir l’équilibre entre considérations relatives au contexte de création des archives et celles liées à leur utilisation.

La stratégie à mettre en œuvre est celle de la macro-évaluation qui combine analyse fonctionnelle et analyse traditionnelle de type diplomatique, ce que l’orateur a choisi de nommer « micro-évaluation contextuelle ». Elle suppose la coopération de nombreux experts. Au Canada, elle se concrétise dans l’activité d’un bureau qui examine les fonctions sous les angles suivants : relation avec la loi et le règlement, importance de l’effectif et du budget, hiérarchie, autonomie, processus de travail, nature des activités, interaction de la population etc. L’analyse des documents n’intervient qu’en dernier lieu.

En conclusion, Vincent Doom souligne l’importance de la méthodologie dans la démarche d’évaluation sociétale avec cinq étapes à respecter. Les trois premières font partie du quotidien archivistique : identification des documents ; analyse ; contrôle et validation. La cinquième est aussi classique puisqu’il s’agit de la veille. La quatrième est peu à l’œuvre en France : derrière le terme publicité, se cache la nécessaire transparence des décisions qui conduisent au geste inéluctable, praticable et profitable à l’intelligibilité des archives qu’est l’élimination.

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1. Autour de la collecte des archives, n° 202.

2. Committee on Appraisial.

3. « L’évaluation en archivistique. Évolution et tendances. Études bibliographiques 1980-1995 », Archives, Québec, vol. 28, n° 1, 1996, p. 59-98.

4. « L’évaluation des archives. État de la question », Archives, Québec, vol. 28, no 1, 1996, p. 31-68 ; « Les fondements théoriques de l’évaluation des archives », L’évaluation des archives : des nécessités de la gestion aux exigences du témoignage, 27 mars 1998, Montréal, Groupe interdisciplinaire de recherche en archivistique (GIRA), 1998, p. 7-26.

5.Terry Cook, «  Mind over matter : towards a new theory for archival appraisal », dans Barbara L. Graig (éd.). The archival imagination : essays in honour of Hugh A. Taylor, Ottawa, Association of Canadian Archivists, 1992, p. 50, « Macroappraisal and Functional Analysis : Appraisal Theory, Strategy, and Methodology for Archivists », L’évaluation des archives : des nécessités de la gestion aux exigences du témoignage, 3e symposium en archivistique, Gira, Université de Montréal, 27 mars 1998, p. 30.

6. Bruno Delmas, sous la direction de, Paris, AFNOR, 251 p.

7. A manual of archive administration including the problems of war archives and archive making, Oxford, 1922, 248-VII p. (ark:/13960/t5r787g8g).

8. Théodore R. Schellenberg, Modern Archives. Principles and Techniques, Chicago, University Press, 1956, 248 p. (2e éd., 1957, réimpr. Midway Reprints, 1975) ; Management of Archives, New York, Columbia University Press, 1965, 353 p.

9. Sur les valeurs de gestion, Carol Couture, Jean-Yves Rousseau, Les fondements de la discipline archivistique, Presses de l’Université du Québec, 1994, p. 43-46. . Pour les valeurs patrimoniales, Franck Boles, Julia Marks Young, Archivalappraisal, New York, Neal-Schuman, 1991, 118 p. .

10. Terry Cook, « Documentation Strategy », Archivaria, 1992, n° 34, p. 181-191.

11. Norme adoptée en 2007 et publiée en 2008. Elle affirme que l’analyse des fonctions est la base de l’évaluation (1.3, p. 7). Le cadre méthodologie diffusé en 2011 par le comité interministériel aux archives acclimate cette notion en France et propose notamment de recourir à la norme ISDF dans la procédure d’évaluation (p. 39 sqq).

12.Carol Couture, sous la direction de, Les fonctions de l’archivistique contemporaine, Presses universitaires du Québec, 1999, p. 110.

Live-tweet de la journée d’étude du 14 février 2014

Il était possible de suivre la préparation et le déroulement de la journée d’étude sur tweeter avec le hashtag #jearchives14. Ce live-tweet a été archivé en pdf-A.

Avant de le consulter quelques éléments d’explications :

– les messages sont dans l’ordre suivant : du plus récent au plus ancien. Il faut donc commencer par la fin et remonter les messages pour rétablir le bon ordre conversationnel

– un message avec un nom d’utilisateur précédé du signe @ est une réponse à cet utilisateur

– RT signifie que l’on ré-adresse le message de quelqu’un

Nous remercions particulièrement JE_M2archives, dhamard et limonadeandco, ainsi que tous ceux qui ont bien voulu réagir en direct.

 

Pour consulter, le live-tweet archivé : fichier à télécharger

Vers un écosystème de valorisation numérique pour les archives par Lucile Grand

Par Christine d’Armagnac et Anne-Sophie Boisselet

Conservatrice du patrimoine au sein du bureau de l’accès aux archives du Service interministériel des archives de France, Lucile Grand suit pour la France le projet de portail européen. Le groupe français est chargé, dans ce projet, de l’intégration des contenus.

L’intervention de Lucile Grand permet de revenir sur la définition des portails d’archives, et pose également des questions concernant l’identification des contraintes et des prérequis à la création d’un portail.

Un portail documentaire constitue un outil de recherche, de référencement, normé et standardisé, qui réoriente l’internaute vers le contenu demandé. Il s’agit en quelque sorte d’un guide ou d’une aide pour l’utilisateur. Son importance réside également dans la possibilité d’aller aux devants des usagers et d’innover dans les pratiques.

Les portails d’archives constituent, en somme, un phénomène « d’indépendance dans l’interdépendance », selon Lucile Grand. Le phénomène prend une ampleur considérable depuis quelques années et ce, grâce au développement d’internet ainsi qu’à un phénomène de diffusion croissant. Il devient donc nécessaire de maîtriser le phénomène le plus en amont possible afin d’en assurer sa visibilité, son référencement et d’amener l’internaute aux objets de sa recherche, les données.

La création d’un portail documentaire demeure un exercice complexe, résultant d’une mutualisation et nécessitant un certain nombre de compétences. C’est ainsi que Lucile Grand parle d’ « écosystème » numérique. Le succès de la grande collecte pour le centenaire de la première Guerre mondiale en est la parfaite illustration. Cette initiative numérique a abouti à des résultats concrets dans les archives et y compris dans les services n’ayant pas prévu initialement de participer à cette opération.

Nous nous situons actuellement dans une conjoncture où le virtuel a pris le dessus sur le visuel, y compris dans le monde des archives. L’internaute doit ainsi faire face à une hétérogénéité totale qu’il faut pouvoir gérer par des logiques de contenus : soit par thématiques (comme Arago, le portail de la photographie), soit par métiers (archives, bibliothèques, musées) ou encore par territoires (par zones géographiques comme l’iconothèque historique de l’océan Indien ou par circonscriptions administratives comme la banque numérique des patrimoines martiniquais). Une notion fondamentale entre alors en ligne de compte : l’interopérabilité ou la capacité d’un système à communiquer avec d’autres systèmes. D’autres portails sont des fournisseurs, des agrégateurs de données (comme Liane, livres et archives numériques en ligne de la région France-Comté, un portail régional qui participe au moteur Collections, ou Collections, un portail multidomaines, qui agrège pour Europeana).

En matière d’archives comme ailleurs, il faut pouvoir se parler et donc pouvoir s’entendre. Il faut également pouvoir disposer d’outils de mapping et de conversion (permettant de faire correspondre un champ avec un autre champ), de définitions de processus pour extraire, traiter, transmettre les données et les agréger dans le portail afin d’ouvrir l’accès.

On entre ici dans le principe du workflow ou « flux de travail ». Il s’agit de la modélisation et de la gestion informatique de l’ensemble des tâches à accomplir par les différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus opérationnel, ici un portail d’archives. Pour cela, le format EAD ou le protocole OAI sont fortement recommandés.

Le futur portail national dont l’ouverture est prévue d’ici la fin 2016 devra proposer un accès fédéré aux ressources du réseau. Ce-dernier est à prendre au sens très large et regroupe alors les archives, les ministères de la Défense, de la Culture et des Affaires étrangères, et les collectivités territoriales. Il devra valoriser l’activité du réseau et ses ressources, diffuser l’information professionnelle. Son contenu devra être agrégé au portail européen. La responsabilité du SIAF, dans un tel projet, est d’assurer la cohésion au sein du groupe pour que cela serve à tous, internautes et archivistes.