Archives de catégorie : Cadre théorique et outils

Les archives photographiques privées : don de soi, collecte par les autres. Un enjeu contemporain.

Par Bérangère Hertzler

Bérangère Hertzler, Les archives photographiques privées : don de soi, collecte par les autres. Un enjeu contemporain. Une politique spécifique en Pays-de-la-Loire ?, mémoire de recherche du master Histoire, Document (métiers des archives), 2014, 133 p.

L’acte de photographier a cela de particulier qu’il permet par un geste simple de saisir un instant, une action, un personnage, un bâtiment. Miroir du monde et vecteur de transmission, la photographie permet à l’émotion de durer éternellement. Les services d’archives sont un des acteurs de sa conservation. L’ambition de ce mémoire est d’appréhender les pratiques des services départementaux des Pays-de-la-Loire à travers un recensement exhaustif des fonds conservés et de leurs caractéristiques et des entretiens semi-directifs des chargés de fonds iconographiques. Chaque service a-t-il sa manière de procéder ? Ont-ils mis en place une politique de collecte pour les fonds photographiques privés ? Continuer la lecture de Les archives photographiques privées : don de soi, collecte par les autres. Un enjeu contemporain.

Le Web doc VIDOM

Par Noura Bahidj, Baptiste Bonnefoy, Marion Ferrer, Marina Kounkou-Kekolo, Camille Olivier, Natacha Potereau, Aude Royer.

Les étudiants de l’option « valorisation du patrimoine » du master 2 Métiers des archives d’Angers ont travaillé de septembre 2014 à février 2015 sur le projet VIDOM : Vision de l’immigration des DOM vers la métropole dans les années 1970. Continuer la lecture de Le Web doc VIDOM

La boîte à outils « Un bon archivage pour une bonne gouvernance » du Conseil international des archives : un outil de construction et de consolidation de la fonction archives

Par Marion Pasdeloup, Salomé Rondeau et Julie Védrines

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Éléonore Alquier est chargée de mission auprès de la direction déléguée aux collections à l’Institut national de l’audiovisuel, après avoir été chef de la mission des Archives de France auprès du ministère des Affaires sociales et de la Santé. Elle est également membre du Conseil international des archives et a assuré la traduction de la boîte à outils Un bon archivage pour une bonne gouvernance qu’elle a présenté lors de la journée d’étude du 6 février 2015.

Instrument méthodologique destiné à aider eleanore_alquierl’archiviste en tant que fonction support, cette boîte à outils permet de dresser un diagnostic pour faire valoir le lien entre démocratie et bonne gestion des archives. La bonne gouvernance signifie que le pouvoir en exercice gère les ressources d’un pays en faveur de son développement. Cette notion recouvre donc un ensemble de principes : respect de la primauté du droit, lutte contre la corruption, bonne gestion des affaires publiques, respect des droits de l’homme ou encore promotion de la démocratie participative. Un bon archivage pour une bonne gouvernance présente les principes fondamentaux d’une gestion maîtrisée de l’information, notamment les enjeux de bonne gouvernance liés aux archives. Dans sa version initiale, The Recordkeeping for Good Governance Toolkit a été élaborée en 2009 par la branche pacifique du Conseil international des archives (PARBICA). Ce projet a été bénéficié du soutien politique et financier de l’Agence australienne pour le développement international. Elle est composée d’un ensemble de modules volontairement simples et destinés à toute personne devant gérer des archives (papier ou électronique), dans un contexte public ou privé. Elle met l’accent sur la stratégie.

Lors de la traduction française, le choix a été fait de ne pas reprendre la boîte telle quelle mais de l’adapter. Les objectifs étaient à la fois de sélectionner les modules qui complétaient l’offre du portail international archivistique francophone (PIAF) – et donc de renoncer à ceux qui étaient redondants avec le PIAF –, mais aussi de se concentrer sur l’amont de la chaîne archivistique pour améliorer la gestion des documents engageants d’où le développement de deux modules propres : organiser un audit et mettre en place un programme de documents essentiels.

L’intervenante conclut qu’une bonne gestion de l’archivage est importante pour :

  • l’efficience d’un service public. Cela permet d’organiser de manière efficace l’information sur des décisions et actions.
  • protéger les intérêts de l’État. Un bon archivage constitue une preuve de la réalisation de certaines actions ou obligations légales. Cela aide à la préservation des intérêts d’un gouvernement.
  • préserver l’intérêt public. Une mauvaise gestion des documents engageants peut causer du tort. Une bonne gestion des documents engageants permet de protéger toute la communauté en préservant l’information gouvernementale sur les personnes physiques et morales.

Open data : l’archiviste, gouverneur des données ?

Par Antoine Mérit et Axel Surot

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Cyril Longin est directeur des archives municipales de Saint-Étienne depuis décembre 2010 et chef de projet open data pour la commune. Il est titulaire d’un DESS Métiers des archives depuis 2000, obtenu à l’université d’Angers. En 2009-2010, il a participé au groupe de travail sur les licences de réutilisation au sein de l’Association des archivistes français.

Cyril Longin ouvre le débat, lors de la journée d’étude du 6 février 2005, en posant le problème suivant : archives et open data peuvent-elles coexister » Au début de son intervention, il nous propose, tout d’abord, de redéfinir le métier d’archiviste, qui possède une double valeur selon lui. En effet, l’archiviste doit savoir conjuguer ce qui fait preuve et ce qui fait l’histoire. De plus, il doit avoir une vision transversale sur le cycle de vie des documents, puisqu’il détermine la communicabilité des documents et assure leur communication. Enfin, l’archiviste est présenté comme l’un des principaux garants de la démocratie.

cyril_longinPar la suite, Cyril Longin nous décrit ce que représentent les données dans le cadre de l’open data. Elles devraient être de qualité c’est-à-dire authentiques, pertinentes, fiables, intègres, contextualisées et documentées, car les métadonnées occupent une place incontournable dans la caractérisation d’un document. Il se pose également la question de savoir si ces données doivent être communiquées de façon immédiate, puisque l’archiviste a pour habitude de délivrer les documents dans un espace de temps long. Le rôle de l’archiviste, expert documentaire, est d’accompagner le producteur en qualifiant les données, en choisissant les formats, en préservant et l’archivage et la réutilisation1 ; de permettre un accès raisonné : « gérer l’accès et la réutilisation des archives ».

L’ intervenant évoque ensuite le cercle vertueux entre open data et système d’archivage électronique (SAE). Le SAE doit permettre de collecter en direct de manière structurée des données, donc des données de qualité utiles pour abonder un projet d’open data. Et inversement les plate-formes open data présentent des données que l’archiviste pourra récupérer. Ainsi l’archivage électronique peut servir et devenir un projet de diffusion et l’open data peut devenir un argument de financement de SAE. La conjonction entre SAE et open data offre la possibilité d’améliorer continuellement les données et la qualité de l’information.

Cyril Longin revient ensuite sur la définition du terme « gouverner ». Gouverner, c’est décider, mais l’archiviste n’est pas là pour décider ou militer. Son rôle est de décider s’il est possible qu’une donnée soit diffusée mais pas si elle doit être diffusée. C’est le rôle du politique. L’archiviste seul ne décide pas ; mais il est un « vecteur de cette gouvernance. »

L’archiviste peut-il être un chef de projet d’open data ? Si au début du projet, la place de l’archiviste est évidente car il s’agit d’un temps de recensement des données, il faut ensuite développer des compétences d’animation du territoire pour lesquels d’autres acteurs sont plus légitimes. Mais l’apport le plus remarquable de l’open data aux archives est que le premier confère au second une vraie dimension de patrimoine au sens d’actif.

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1 . Il faut par exemple prévoir une clause de réutilisation des données dans les délégations de service public.

L’évaluation des archives et la société contemporaine, une intervention de Vincent Doom

Vincent Doom, actuellement en poste aux Archives nationales au sein du département des fonds après une expérience variée en archives municipales et départementales, est notamment l’auteur d’un article paru en 2006 dans La Gazette des archives sur « L’évaluation scientifique des archives, principes et stratégies »1. Il a également pris une part active, dans les années 2000, au comité sur l’évaluation2 du Conseil international des archives qui a produit un projet de manuel sur l’évaluation des documents. Il est d’ailleurs l’auteur des pages relatives aux critères de sélection. Son intervention propose une synthèse de la littérature et des théories internationales sur cette question, à l’heure où le Comité interministériel aux archives de France vient de publier (juillet 2014) un cadre méthodologique pour les archives publiques.

La question de l’évaluation est au centre de la pratique des archivistes car elle conditionne la sélection – conservation intégrale, destruction intégrale, conservation partielle avec tri –, mais aussi une collecte raisonnée. La XXXVe conférence internationale de la table ronde des archives (CITRA) a affirmé en 2001 que « Les archivistes ont la responsabilité sociale de constituer les sources qui permettront aux générations à venir d’avoir la vision la plus fidèle possible de la société dont ils sont les contemporains ». La littérature sur la problématique de l’appraisial est très abondante. Carol Couture et Daniel Ducharme ont recensé près de 200 références en une quinzaine d’année3. Trois noms sont à retenir particulièrement dès qu’on s’intéresse à ces questions : le canadien Carol Couture4, l’américain Tom Mills, partisan d’une approche économique, et le canadien Terry Cook, tenant d’une approche fonctionnelle5. Si l’évaluation passionne les Anglo-saxons, le concept est en cours d’acclimatation en France : le mot n’apparaît ni dans La pratique archivistique française, ni dans le Dictionnaire des archives : de l’archivage aux systèmes d’information publié en 19916.

Trois approches conceptuelles sont recensées. La première, née au Royaume-Uni, a été formalisée par Hilary Jenkinson dans son manuel7. Le point de vue est institutionnel. Il distingue deux périodes dans la vie du document et deux responsabilités successives. Dans un premier temps, c’est l’administrateur qui a droit de vie et de mort sur les documents. Il pratique des éliminations après un délai de cinq ans. Au bout de vingt-cinq ans, la responsabilité passe à l’archiviste qui ne peut donc plus intervenir que sur le reliquat. Le danger de cette posture est de sélectionner des documents en fonction du politiquement correct contemporain. Elle est aujourd’hui abandonnée.

Les deux autres théories co-existent de manière ancienne. La théorie de l’utilisateur ou de l’évaluation en fonction de besoins de recherche mise en forme par Th. Shellenberg8 combine de fait approche institutionnelle et préoccupations scientifiques et opère par l’identification de valeurs : valeurs primaires ou de gestion et valeurs secondaires ou patrimoniales. Cette théorie a été déclinée de manière à produire des grilles de critères conférant un caractère systématique à l’acte d’évaluer9. Elle est tout entière orientée vers l’identification des attentes de la recherche existante à l’instant t.

La troisième approche, fondée il y a 60 ans par Margaret Cross Norton, est sociétale et a fortement évolué au fil du temps. Elle part du postulat que les archivistes ont un rôle social fondamental et que les archives doivent refléter les valeurs de chaque génération. Passant du modèle de l’interactivité pour introduire la notion de citoyen-usager, elle dépasse les questions de sélection pour intégrer les problématiques de collecte avec le modèle de stratégie documentaire développé par Helen Samuel10.

Le cadre théorique reste celui du respect des fonds, mais renouvelé par l’introduction d’un principe de fonctionnalité, l’objectif étant de témoigner de la gouvernance plutôt que du gouvernement. Le développement de la norme internationale de description des fonctions dite ISDF est à lier à cette approche11.

Carol Couture a proposé cinq principes directeurs pour mettre en œuvre l’évaluation sociétale12 :

  • Les archives doivent témoigner de l’ensemble des activités de la société ;
  • Le jugement doit faire preuve d’objectivité et de contemporanéité ;
  • Il faut respecter les liens entre l’évaluation et les autres interventions archivistiques (notamment la collecte) ;
  • Il faut maintenir l’équilibre entre finalités administratives et patrimoniales ;
  • Il faut maintenir l’équilibre entre considérations relatives au contexte de création des archives et celles liées à leur utilisation.

La stratégie à mettre en œuvre est celle de la macro-évaluation qui combine analyse fonctionnelle et analyse traditionnelle de type diplomatique, ce que l’orateur a choisi de nommer « micro-évaluation contextuelle ». Elle suppose la coopération de nombreux experts. Au Canada, elle se concrétise dans l’activité d’un bureau qui examine les fonctions sous les angles suivants : relation avec la loi et le règlement, importance de l’effectif et du budget, hiérarchie, autonomie, processus de travail, nature des activités, interaction de la population etc. L’analyse des documents n’intervient qu’en dernier lieu.

En conclusion, Vincent Doom souligne l’importance de la méthodologie dans la démarche d’évaluation sociétale avec cinq étapes à respecter. Les trois premières font partie du quotidien archivistique : identification des documents ; analyse ; contrôle et validation. La cinquième est aussi classique puisqu’il s’agit de la veille. La quatrième est peu à l’œuvre en France : derrière le terme publicité, se cache la nécessaire transparence des décisions qui conduisent au geste inéluctable, praticable et profitable à l’intelligibilité des archives qu’est l’élimination.

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1. Autour de la collecte des archives, n° 202.

2. Committee on Appraisial.

3. « L’évaluation en archivistique. Évolution et tendances. Études bibliographiques 1980-1995 », Archives, Québec, vol. 28, n° 1, 1996, p. 59-98.

4. « L’évaluation des archives. État de la question », Archives, Québec, vol. 28, no 1, 1996, p. 31-68 ; « Les fondements théoriques de l’évaluation des archives », L’évaluation des archives : des nécessités de la gestion aux exigences du témoignage, 27 mars 1998, Montréal, Groupe interdisciplinaire de recherche en archivistique (GIRA), 1998, p. 7-26.

5.Terry Cook, «  Mind over matter : towards a new theory for archival appraisal », dans Barbara L. Graig (éd.). The archival imagination : essays in honour of Hugh A. Taylor, Ottawa, Association of Canadian Archivists, 1992, p. 50, « Macroappraisal and Functional Analysis : Appraisal Theory, Strategy, and Methodology for Archivists », L’évaluation des archives : des nécessités de la gestion aux exigences du témoignage, 3e symposium en archivistique, Gira, Université de Montréal, 27 mars 1998, p. 30.

6. Bruno Delmas, sous la direction de, Paris, AFNOR, 251 p.

7. A manual of archive administration including the problems of war archives and archive making, Oxford, 1922, 248-VII p. (ark:/13960/t5r787g8g).

8. Théodore R. Schellenberg, Modern Archives. Principles and Techniques, Chicago, University Press, 1956, 248 p. (2e éd., 1957, réimpr. Midway Reprints, 1975) ; Management of Archives, New York, Columbia University Press, 1965, 353 p.

9. Sur les valeurs de gestion, Carol Couture, Jean-Yves Rousseau, Les fondements de la discipline archivistique, Presses de l’Université du Québec, 1994, p. 43-46. . Pour les valeurs patrimoniales, Franck Boles, Julia Marks Young, Archivalappraisal, New York, Neal-Schuman, 1991, 118 p. .

10. Terry Cook, « Documentation Strategy », Archivaria, 1992, n° 34, p. 181-191.

11. Norme adoptée en 2007 et publiée en 2008. Elle affirme que l’analyse des fonctions est la base de l’évaluation (1.3, p. 7). Le cadre méthodologie diffusé en 2011 par le comité interministériel aux archives acclimate cette notion en France et propose notamment de recourir à la norme ISDF dans la procédure d’évaluation (p. 39 sqq).

12.Carol Couture, sous la direction de, Les fonctions de l’archivistique contemporaine, Presses universitaires du Québec, 1999, p. 110.

Live-tweet de la journée d’étude du 14 février 2014

Il était possible de suivre la préparation et le déroulement de la journée d’étude sur tweeter avec le hashtag #jearchives14. Ce live-tweet a été archivé en pdf-A.

Avant de le consulter quelques éléments d’explications :

– les messages sont dans l’ordre suivant : du plus récent au plus ancien. Il faut donc commencer par la fin et remonter les messages pour rétablir le bon ordre conversationnel

– un message avec un nom d’utilisateur précédé du signe @ est une réponse à cet utilisateur

– RT signifie que l’on ré-adresse le message de quelqu’un

Nous remercions particulièrement JE_M2archives, dhamard et limonadeandco, ainsi que tous ceux qui ont bien voulu réagir en direct.

 

Pour consulter, le live-tweet archivé : fichier à télécharger