Archives de catégorie : Pratiques professionnelles – Cadre théorique et outils

À l’écoute des publics des archives : leurs identités, leurs attentes, nos réponses (journée d’étude du 9 mars 2007)

Présentation

L’organisation par l’Association des archivistes français en 1998 d’un colloque intitulé Les archives au service du public : quelles offres pour quelles attentes ? (actes publiés dans La Gazette des archives en 1999) était révélatrice d’une réflexion renouvelée de la profession sur les utilisateurs des services d’archives. Peu de temps après, la direction des Archives de France publiait, avec l’aide du département des études et de la prospective du ministère de la Culture, deux grandes enquêtes sur les publics des archives communales et départementales (en 2001), ainsi que nationales (en 2003) qui, pour la première fois, donnaient un fondement statistique solide à la connaissance de nos publics.

Cet intérêt nouveau signe une prise de conscience de la part des professionnels. Il marque aussi, sans doute, les interrogations d’une profession qui hésite parfois dans ses choix stratégiques.

Le débat n’est donc pas clos et le sujet mérite d’être encore approfondi. La journée du 9 mars 2007 entend y contribuer en se plaçant résolument du côté de la demande et non de l’offre : il ne s’agit pas ici de collectionner les expériences ou les explorations, si intéressantes soient-elles, d’approches originales des relations avec les usagers, mais bien de partir d’une analyse quantitative et qualitative des publics, pour envisager la possibilité et/ou la nécessité de nouvelles offres. Trois questionnements principaux structurent la journée :

 Quelle est l’identité de ces publics : qui sont-ils ?

 Quelles sont leurs attentes : pourquoi viennent-ils aux archives et qu’espèrent-ils y trouver ?

 Quelles réponses pouvons-nous et devons-nous leur apporter ? Faut-il suivre le modèle des autres services culturels (bibliothèques et musées) ?

La journée d’étude a été publiée en 2009 (ici).

La numérisation : rupture ou renouvellement des pratiques du patrimoine ? (journée d’étude du 13 février 2009)

PROGRAMME

 

9h30 : Ouverture de la journée par Didier Le Gall, doyen de la faculté des Lettres, langues et sciences humaines de l’université d’Angers et Mathilde Armand, présidente de l’AEDAA.

9h45 : Introduction par Bénédicte Grailles, maîtresse de conférences à l’université d’Angers.

10h00 : Préambule technique : les enseignements de la pratique par Christian Chabrier, directeur d’Arkhênum.

 

Publics et usages

10h35 : Le site Mémoire des hommes par Laurent Veyssière, direction du patrimoine, de la mémoire et des archives du ministère de la Défense.

10h5511h15 : Pause

11h15 : La numérisation du mobilier du Petit Trianon (Grand Versailles numérique) par Bertrand Rondot, musée national et domaine national de Versailles.

11h35 : Entre croyances et généalogie, les projets des Mormons par Jean-Pierre Massela, Église de Jésus Christ des saints des derniers jours.

11h55 : Discussion

Des pratiques professionnelles en adaptation

14h00 : Les usages du site des archives départementales de Maine-et-Loire, présentation par les étudiants du M2 Histoire et métiers des archives d’Angers.

14h20 : Le rôle d’une collectivité régionale dans un programme de valorisation du patrimoine : le Conseil régional d’Aquitaine et la Banque numérique du Savoir d’Aquitaine par Elise Dudézert, direction de la culture du conseil régional d’Aquitaine.

14h40 : La coopération entre bibliothèques et services d’archives pour la numérisation et la mise en ligne des collections de presse ancienne par Thierry Claerr, direction du livre et de la lecture au ministère de la Culture et Jean-François Moufflet, direction des archives de France-DITN, ministère de la Culture.

15h0015h15 : Discussion

15h1515h45 : Pause

15h45 : La numérisation des fonds photographiques de la ville de Paris par Stéphane Chantalat, bureau des musées de la ville de Paris.

16h05 : La numérisation d’archives dans les relations internationales aujourd’hui par Christine Martinez, direction des Archives de France.

16h25 : Discussion

16h40 : Conclusions par Patrice Marcilloux, maître de conférences à l’université d’Angers.

17h30 : Visite de la collégiale Saint-Martin.

 

Un rapide compte rendu de l’enquête mené par les étudiants sous la direction de Patrice Marcilloux est publié sur le site des archives départementales de Maine-et-Loire (ici).

La fonction archive et les organisations : entre coopération et stratégies d’intégration (journée d’étude du 14 mars 2008)

Présentation et programme 

Chaque organisme a des besoins en archives conduisant à une confrontation d’offres et de demandes. Les archivistes doivent s’efforcer d’appliquer les règlements et pratiques professionnelles en vigueur tout en s’adaptant aux exigences des organismes. N’y a-t-il pas lieu de constater les limites de la position traditionnelle des archivistes qui consiste à édicter des règles et des normes ? Comment les besoins des organisations influencent-ils le travail et la place de l’archiviste ? Comment s’expriment ces besoins ? L’influence est-elle positive ou dangereuse ?

 

Ouverture protocolaire :

9h30

–          M. Didier LE GALL, doyen de la faculté des lettres, langues et sciences humaines de l’université d’Angers.

–          Mme Mathilde ARMAND, présidente de l’association des étudiants et diplômés en archivistique d’Angers.

Introduction :

9h45

–          Mme Bénédicte GRAILLES – Maîtresse de conférences et responsable de la filière archives à l’université d’Angers.

Thème 1 : L’efficacité du travail de l’archiviste dans un monde normalisé

Sous la présidence de M. Yves DENÉCHÈRE,

agrégé d’histoire et maître de conférences à l’université d’Angers.

10h00

1-    M. Pascal EVEN – Responsable du département de la politique archivistique et de la coordination interministérielle à la direction des archives de France.

« La collecte des archives à l’épreuve des changements administratifs et électroniques » 

10h20

2-    M. Henri ZUBER – Conservateur du patrimoine, responsable du service des archives et de la documentation de la SNCF.

– « Construction d’un business case : le projet « nouvelle politique d’archivage » de la SNCF 

 10h40

3-    M. Sébastien STUDER – Conservateur du patrimoine, adjoint au chef du bureau de la politique des archives et des bibliothèques à la direction de la Mémoire, du Patrimoine et des Archives, ministère de la Défense

« Le plan de modernisation des archives de la Défense »

11h00                                            Discussion

11h20-11h40                                    Pause

Thème 2 : L’expression des besoins : l’apport des théories managériales

Sous la présidence de M. Philippe HAUDRÈRE,

agrégé d’histoire, docteur d’Etat,  et professeur à l’université d’Angers et membre de l’Académie de Marine.

11h40

1-    Mme Carole Le Rendu-Lizée – Université d’Angers. Laboratoire Angevin de Recherche en Gestion des Organisations (LARGO).

– « L’apport de la sociologie des organisations »

12h00

2-    Mme Marie-Dominique Lucas – Consultante en qualité au sein de la Direction de la prospective et de la modernisation, Conseil général de Maine et Loire.

– « La norme ISO 9001 et la gestion de la documentation »

12h30-14h00                        Pause déjeuner

14h00

3-    M. Franck Vieillefon – Responsable du traitement documentaire au sein de la société Eséis (Groupe Elyo)

– « Couverture du risque par la gestion de l’information : une stratégie d’entreprise »

14h20

4-    M. Jean-Marc BLANCHERIE – Fondateur et directeur d’I-KM, Intelligence Knowledge Management

– « Le knowledge management et la capitalisation de l’information et de la connaissance »

14h40-15h00                             Discussion


 

Thème 3 : L’évolution du métier d’archiviste : vers de nouveaux modèles ?

Sous la présidence de M. JeanMichel MATZ,

maître de conférences d’histoire médiévale à l’université d’Angers.

15h00

Introduction : « Les nouvelles exigences du marché de l’emploi », par les étudiants du master 2 professionnel, archives et réseaux documentaires de l’université d’Angers.

15h15

1-    M. Pierre-André MARTIN et Mme Agnès DEJOB respectivement, Directeur des Systèmes d’information et de l’innovation numérique (DS2IN) et responsable du Pôle Archives, Conseil régional des Pays de la Loire.

« La place des archives parmi les systèmes d’information »

15h35-16h00                                   Pause

16h00

2-    Mme Mathilde ARMAND – Coordinateur de la gestion documentaire et de l’archivage au sein de la société Snecma (Groupe Safran).

– « L’archiviste et le records management : de la théorie à la pratique, un retour d’expériences »

16h20

3-    Mme Clarisse HOLIK – Responsable du centre de formation de l’Association des Archivistes Français (AAF).

– « Le centre de formation des archivistes, hasard ou nécessité ? » 

16h40                                            Discussion

Conclusion :

17h00

M. Patrice MARCILLOUX, maître de conférences à l’Université d’Angers.

Le blog des étudiants est ici.

Archives : matérialités en question (journée d’étude du 10 février 2012)

Comment repenser la matérialité des archives et ses enjeux dans un contexte de diversification des supports ?

 

         Depuis la fin du XXe siècle, nous assistons à une évolution des formes des archives et, avec le passage au numérique, de nouveaux supports sont apparus. La dématérialisation est devenue une pratique de plus en plus fréquente. Ce contexte a provoqué une reformulation de la définition légale des archives : selon la loi du 3 janvier 1979, celles-ci étaient l’ensemble des documents quel que fût « leur support matériel ».

         Mais la loi du 15 juillet 2008 a retiré toute référence à la matérialité. Pour autant cette dernière ne demeure-t-elle pas une dimension difficilement dépassable et l’effacement de la matérialité est-il même si unanimement souhaité qu’on le dit généralement ?

     Quels éléments de réponse nous apportent des sciences proches de l’archivistique comme les sciences de l’information ou les sciences humaines en général ?

     Que sait-on des mécanismes d’adaptation et des changements d’attitudes des professionnels et des publics ?

     Certains regards sur les archives, celui des artistes notamment, ne viennent-ils pas paradoxalement célébrer la matérialité des archives au moment où elle se relativise ?

 Programme

 9h15    Échange d’une convention de partenariat entre Didier Le Gall, doyen de la faculté des Lettres, Langues et Sciences humaines, et Ousmane Mbaye, responsable du pôle Patrimoine documentaire d’EDF (EDF archives/reprographie).

Signature de la convention par Didier Le Gall (Université d’Angers) et Ousmane M’Baye (EDF)

9h30    Ouverture de la journée, Didier Le Gall, doyen de la faculté de Lettres, Langues et Sciences humaines de l’université d’Angers, et Anne Lafon, présidente de l’Association des étudiants et diplômés d’archivistique d’Angers.

9h45    Introduction de la journée, Damien Hamard, archiviste de l’université d’Angers.

 

 I. La matérialité, regards disciplinaires

Sous la présidence de Didier Boisson, professeur des universités en histoire moderne.

 10h05    « Numérique et matérialité : le rôle du support dans le fonctionnement de l’archive », Bruno Bachimont, directeur à la recherche de l’université de technologie de Compiègne.

 10h25     « De quelques aspects juridiques du support », Michèle Battisti, responsable de la veille juridique pour l’Association des professionnels de l’information et de la documentation.

 10h45    « La matérialité des objets d’affection : souvenirs, médiathèques domestiques et patrimonialisations », Véronique Dassié, chercheur associée au laboratoire CITERES (Tours). 

 11h05    Débat

 11h20    Pause 

 

II. Supports, pratiques professionnelles et publics

 Sous la présidence de Jean-Michel Matz, professeur des universités en histoire du Moyen Âge.

11h40    « La dématérialisation de la collecte : vers l’effacement de la matérialité de l’archive ? », Céline Guyon, responsable de la politique de gestion des documents électroniques et des archives au conseil général de l’Aube. 

 12h00    « Du généalogiste au généanaute : des pratiques renouvelées ? », étudiants du M2 professionnel Histoire et métiers des archives de l’université d’Angers.

 12h20    Pause déjeuner 

14h00    « Les bibliothèques à l’épreuve de la dématérialisation », Claude Poissenot, enseignant-chercheur au département Info-Com de l’IUT Nancy-Charlemagne.

14h20    « Quels repères pour la lecture numérique ? », Claire Belisle, ingénieure de recherche CNRS.       

14h40    Débat 

 

III. Quand l’art parle d’archives 

Sous la présidence d’Yves Denéchère, professeur des universités en histoire contemporaine.

15h00   « Matières confondues », Béatrice Corfmat-Moulun, enseignante en arts plastiques au collège et lycée David d’Angers.   

15h20   « Archives de l’art, art de l’archive : coudoiements et rencontres en matérialité», Patrice Marcilloux, maître de conférences en archivistique à l’université d’Angers. 

15h40    Pause    

16h00    « Archives et pratiques contemporaines », Sylvie Mokhtari, responsable de la revue Critique d’Art, éditée par les Archives de la critique d’art. 

16h20    Débat 

16h40    Conclusion, Bénédicte Grailles, maîtresse de conférences en archivistique à l’université d’Angers.

 

17h00     Fin de la journée d’étude

 

18h30    Découverte des œuvres de Béatrice Corfmat-Moulun dans son atelier, au 14, rue Roger de la Grandière à Angers (sur inscription).

Le blog des étudiants est ici. Le live-tweet est archivé par l’AEDAA.

Normes et archives : vers des pratiques professionnelles optimisées ? (journée d’étude du 5 février 2010)

Programme de la journée

9h30 : Ouverture de la journée par Didier Le Gall, doyen de la faculté des lettres, langues et sciences humaines de l’Université d’Angers et Anne Lafon, présidente de l’AEDAA.
9h45 : Introduction par Bénédicte Grailles, maîtresse de conférences en archivistisque à l’Université d’Angers.

 

I / Le processus de normalisation

Présidence : Véronique Sarrazin.

10h : La commission de normalisation CG46/CN11 de l’AFNOR (Association française de normalisation) : retour d’expérience, par Damien Ferrero, archiviste de l’ADEME.

10h20 : Les normes sont des pratiques professionnelles : exercices de style du métier des archives, la norme Records Management, par Geneviève Drouhet écrivain et ancienne responsable du service d’archives du groupe Médéric.

10h40 : Normalisation/certification de l’archivage externalisé, par André Galistin, président de l’association PAGE (Prestataires en Archivage et Gestion Externalisée).
11h : Discussion.
11h20–11h40 : Pause.

II / Normes et pratiques professionnelles, entre contraintes et adaptations

Présidence : Didier Boisson.
11h40: Le rapport entre l’archiviste, l’archivistique et les normes informatiques ? par Florence Clavaud, déléguée à la formation informatique de l’école nationale des chartes.

12h : Pour une auto évaluation des pratiques de classement en fonction des normes : l’élaboration d’un manuel de procédures, par le groupe Gestion des services du Master 2 Histoire et métiers des archives de l’Université d’Angers.

12h20: Discussion.
12h30–14h : Déjeuner.

14h : Les bâtiments d’archives : quand la pratique construit la norme , par Corentin Sommier, doctorant en sciences humaines , spécialité archivistique au sein du CERHIO UMR – 6258.

14h20 : Exposer des documents patrimoniaux : la norme à l’épreuve de la réalité, par Anne-Hélène Rigogne, adjointe au chef du service des expositions de la Bibliothèque nationale de France.

14h40 : La normalisation : un gage de réussite pour l’archivage numérique, par Michel Jacobson, chef de projet sur l’archivage électronique au département de l’innovation technologique et de la normalisation (DITN) à la direction des Archives de France.

15h–15h20 : Discussion.
15h20–15h40 : Pause.

III / La norme, un moyen d’amélioration de la notion de service ?
Présidence : Jean-Michel Matz.

15h40 : Démarche qualité et certification au sein d’un établissement accrédité : le CHRU de Tours. Retour d’expérience et valorisation de l’image du service central d’archives, par Anne–Marie Bailloux, archiviste hospitalier responsable du service central d’archives du CHRU de Tours.

16h : Les normes ISO 2789 et ISO 11620 : prendre la mesure de la bibliothèque à l’ère du Nouveau management public, par Pierre-Yves Renard, conservateur de la bibliothèque de l’Insee – Animateur de la commission de normalisation française “évaluation des résultats des services documentaires ».

16h20 : La certification ISO 9001 appliquée à la gestion des archives publiques : l’expérience du Centre des Archives de l’Armement et du Personnel, Anne-Élyse Lebourgeois, conservateur du patrimoine au Centredes Archives de l’Armement et du Personnel SHD/CAA.

16h40–17h : Discussion.

17h : Conclusion par Patrice Marcilloux, maître de conférences en archivistique à l’Université d’Angers.
17h30 : Visite de l’exposition Ici des choses volent de Nini Geslin (galerie 5 de la Bibliothèque universitaire d’Angers). 

Le blog des étudiants est ici.

Modélisation du classement des archives définitives

Les contributeurs du projet

Le projet de modélisation des opérations de classement des archives définitives a été mené en 2009-2010 par ALMA avec les étudiants du master Métiers des archives de l’université d’Angers (option gestion des services) : Adeline Connan, Patrice Denis, Karoline Koch, Maude Lebrun, Florian Lhuissier, Cécile Masala. Ils en ont rendu compte dans le cadre de la journée d’études  Normes et archives : vers des pratiques professionnelles optimisées  dans une intervention intitulée Pour une auto-évaluation des pratiques de classement en fonction des normes : l’élaboration d’un manuel de procédures. Des professionnels ont également contribué en acceptant de tester les procédures : Anne Chesnoy, archives du ministère de la Justice, Cécile Daussun, archives historiques du Sénat, Damien Ferrero, archives de l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (ADEME), Damien Hamard, archives de l’université d’Angers, Frédéric Kuzar, archives de la communauté d’agglomération Ventoux-Comtat Venaissin, Isabelle Las, service des archives hospitalières et privées aux archives départementales de la Mayenne, Gaëlle Ouvrard, archiviste aux archives municipales de Pontivy. Thomas Desserey du STIC (université d’Angers) a également pris part au projet dans la phase de mise en forme.

Les phases du classement

Quatre phases ont été identifiées dans la méthodologie communément admise par la littérature professionnelle. La première porte sur l’identification du fonds, donc du producteur, qui, étant l’application directe du principe de respect des fonds, conditionne l’ensemble des opérations suivantes. D’elle découle notamment la place dans le cadre de classement ou le plan de répartition des fonds du service dépositaire. La deuxième phase prépare le classement proprement dit. Il s’agit de photographier le fonds, d’en délimiter une cartographie qui tient compte des documents existants mais aussi des manques et des lacunes, d’identifier finement les séries organiques et d’élaborer le plan de classement. Grâce à cette macro-connaissance, une réflexion peut être engagée en troisième lieu sur les tris et les éliminations. Enfin, la quatrième phase recouvre la mise en œuvre matérielle des décisions intellectuelles prises précédemment et aboutit à la cotation des articles.

Phasage des opérations de classement des archives historiques

 Ces quatres phases ont été décomposées en 17 opérations (ici).

Le référentiel élaboré

D’un point de vue pratique, nous avons travaillé avec un logiciel d’un éditeur connu qui permet de créer des diagrammes et schémas de processus dynamiques. La mise en forme finale a été assurée par Thomas Desserey. Il a utilisé les possibilités offertes par l’outil libre SCENARIChain et un encodage xml.

Le manuel, tel qu’il se présente dans sa forme dynamique, propose des ordinogrammes qui peuvent être interrogés phase par phase ou par fonctions. On peut également se déplacer d’un ordinogramme à un autre en suivant les enchaînements logiques (par simple clic). La rubrique « glossaire » permet d’accéder aux définitions et une rubrique « aide » donne le référentiel de lecture des ordinogrammes et permet l’accès à la bibliographie de référence. 

Premier bilan

Qu’apporte cet outil à la réflexion autour du classement mais aussi pratiquement à la mise en œuvre de celui-ci ?

Notons d’abord qu’il matérialise de bonnes pratiques et qu’en cela il permet aussi à chaque archiviste de contrôler et de vérifier sa méthodologie au quotidien.

Un soin particulier a été apporté à l’identification de tous les outils mobilisés ou mobilisables dans le cadre du classement : réglementation, normes, logiciels, documents initiés par l’archiviste (registre d’entrée, bordereau, contrat, récolement, journal de classement, dossier de service etc.).

Sur un plan plus théorique, la décomposition de toutes les tâches et de leur enchaînement montre l’extrême complexité de la démarche de classement et l’entremêlement des compétences à mettre en œuvre. Elle montre également l’importance d’un outil qui est généralement négligé par la littérature professionnelle : le journal de classement dont la mise à jour fait l’objet d’un ordinogramme spécifique. Cet outil s’avère central pour capitaliser l’ensemble des données, connaissances et intuitions issues de la fréquentation intime que noue l’archiviste avec le fonds qu’il classe. Il en permet la transmission. Il a vocation à alimenter la notice ISAD (G) de niveau fonds et singulièrement la rubrique « mode de classement ».