Classement et records management

 

Contexte et contributeurs

Ce projet de modélisation prend la suite de celui qui a été mené en 2009-2010 sur les archives définitives. Cette fois-ci, il s’agissait d’appréhender la notion de classement versus Records management. Il a été mené en collaboration et avec le soutien de la Commission Records Management (CRM) de l’Association des archivistes français (AAF)  toute nouvellement créée en 2011  et animée par Sylvie Dessolin-Baumann, responsable du centre national des archives de l’association pour la formation professionnelle des adultes (AFPA). Ont contribué les étudiants de l’option Records management du master Métiers des archives de l’université d’Angers, promotion 2010-2011 : Florimont Carton, Marion Lacour, Sylvain Louvet, Marc Scaglione, Raphaël Vaudaux. Ils ont bénéficié de l’aide bienveillante de professionnels : Aurélien Conraux, chef de la mission pour la gestion de la production documentaire et des archives à la Bibliothèque nationale de France ; Sylvie Dessolin-Baumann déjà citée ; Delphine Fournier archiviste au sein du Commissariat à l’énergie atomique et aux énergies renouvelables (CEA) ; Damien Hamard, chargé de mission archives à l’Université d’Angers ; Arnaud Jules, Records Manager du groupe France Telecom ; Anne-Élyse Lebourgeois, conservateur du patrimoine au Ministère de la Défense, centre des archives du personnel et de l’armement à Châtellerault ; Anne-Sophie Maure, chargée d’études documentaires au ministère des Affaires étrangères et européennes. Le projet devait aboutir à un manuel décrivant les procédures dans lesquelles s’opéraient une classification, notamment l’élaboration des plan de classement ou de classification, système d’identification, indexation.

Méthodologie

La méthodologie suivie a été la même que pour le manuel de classement des archives historiques : revue bibliographique et cybérographique, recueil d’expériences par une enquête écrite complétée par des entretiens oraux, analyses des données et élaboration de procédures, soumission à un groupe test, corrections. Sur un plan pratique, nous avons utilisé un logiciel d’un éditeur connu qui permet de créer des diagrammes et schémas de processus dynamiques et qui présente l’avantage de proposer une version gratuite pour les étudiants.

Périmètre

Il a été décidé de se concentrer sur la phase préalable, celle de la conception d’un système de Records management, tout en intégrant les actions relatives à l’amélioration continue du système. Nous nous sommes intéressés aux opérations liées à l’élaboration d’un plan de classement de type RM (ou plan de classification, en rose), à la création d’un système de nommage et d’identification (en bleu), aux contrôles et processus correctifs (en jaune). 11 processus sur 16 ont fait l’objet d’une analyse (en gris, tâches non décrites par un ordinogramme).

Shéma des opérations de classement en Records Management

 

[télécharger l’image en pdf, cerhio_bg_process_classement_rm_2011]

Un projet voué à l’échec ?

Les difficultés ont été nombreuses et témoignent de fait des débats qui agitent les milieux professionnels sur la question du Records management  : ambigüité de définition et périmètre des Records ; existence d’une tradition de pré-archivage spécifique en France ; appréhension variable des outils du RM ; difficultés à s’accorder sur une terminologie commune et méfiance envers la terminologie internationale. Le terme de « classe » a par exemple posé problème et n’a pas suscité d’adhésion. L’objectif du projet était de modéliser les bonnes pratiques. Il a inversement démontré que le consensus professionnel n’était pas abouti sur la question. La phase d’enquête et de test a fait apparaître des injonctions contradictoires qui ont rendu la modélisation contestable. Un autre problème a surgi qui a amené à restreindre le périmètre de départ, celui de la nécessaire distinction entre la conception du système et la mise en œuvre opérationnelle.

 

Mais de possibles rebondissements

Ce projet, dont nous avons  évoqué les limites, est à concevoir comme une première étape dans la modélisation du RM. Il a été présenté lors de la réunion de la commission Records management de l’AAF le 9 décembre 2011 à Issy-les-Moulineaux (programme [en ligne], consulté le 20 mars 2011). Un groupe de travail spécifique « modélisation, procédures, partage » devra conduire un enquête auprès des membres et mener à bien un nouveau recueil d’expériences. Cette collecte, qui a un objectif plus large que la modélisation du classement puisqu’elle entend s’intéresser à l’ensemble du système RM, permettra de reprendre, avec des données complétées, cette question.

Les raisons classificatoires – Programme du séminaire ALMA 2011-2012

 

Séance 1 : jeudi 20 octobre 2011 de 10h00 à 12h30 en salle Germaine Tillion de la MSH

 Olivier Mattéoni (université de Paris I-Panthéon-Sorbonne) : « Les archives des chambres des comptes médiévales, classements et inventaires anciens ».

 Séance 2 : jeudi 15 décembre 2011 de 10h00 à 12h30 en salle Germaine Tillion de la MSH

 Olivier Le Deuff (université de Bordeaux III) : « Web et logiques classificatoires ».  

 Séance 3 : jeudi 26 janvier 2012 de 10h00 à 12h00 en salle D038 (bâtiment de l’UFR)

 Damien Hamard (université d’Angers) : « 998… 999… 1 000 adhérents : l’Association des archivistes française en 2000 »

 Séance 4 : jeudi 16 février 2012 de 10h30 à 12h30 en salle Germaine Tillion de la MSH

 Travaux d’étudiants : Marion Brangeon (Les expositions d’archives : un défi pour créer des liens entre visiteurs et organisateurs. Les expositions du service des archives municipales d’Angers, 1985-2010) ; Cécile Delaunay (Le sort des archives administratives d’Ancien Régime pendant la Révolution. Le cas des archives aujourd’hui conservées aux archives départementales de Loire-Atlantique, 1790-an VIII) ; Margot Georges (Les chercheurs en laboratoire et leurs archives, étude d’une représentation des archives. Le cas du laboratoire de pathologie de la Station nationale d’essai des semences, 1993-2011) ; Aude Pouce (L’archiviste dans la seconde moitié du XIXe siècle : un professionnel des archives, un érudit et un notable. L’exemple de Charles (1852-1894) et Louis Loizeau de Grandmaison (1894-1906) en Indre-et-Loire).

Les raisons classificatoires – Programme du séminaire ALMA 2008-2009

 

23 octobre 2008

Sébastien Barret, Les classements des archives de Cluny

 

20 novembre 2008

Robert Carvais, Les classifications du fonds Z1J des Archives nationales. Les papiers de la Chambre royale des Bâtiments

Patrick Latour, Classements et classifications des bibliothèques avant la Révolution

 

18 décembre 2008

Denise Ogilvie, Du cadre de classement de Daunou à Natalis de Wailly

Valérie Neveu , L’héritage classificatoire de l’Ancien Régime : apogée et déclin de la classification des libraires de Paris dans les bibliothèques publiques du XIXe siècle ; le cas de la bibliothèque municipale de Rouen

 

26 février 2009

Stéphanie Delmotte, Classements et classifications, leur rôle dans l’élaboration et la diffusion de l’information scientifique en sciences humaines et sociales 

Bénédicte Grailles, La fin des cadres de classement ?

 

13 mars 2009

Delphine Gardey, Formes et formats de l’écrit : quelques transformations cognitives

À l’écoute des publics des archives : identités, attentes, réponses : publication de la journée d’étude du 9 mars 2007

À l’heure de la mise en ligne massive de documents d’archives numérisés, de la réforme des études d’histoire dans le cadre du processus de Bologne et des premiers signes de stagnation numérique du lectorat des services d’archives, les communications rassemblées dans cet ouvrage entendent contribuer à un renouvellement de l’approche des publics d’archives en mettant l’accent sur l’étude de leurs caractéristiques et de leurs demandes et plutôt que sur l’offre déployée par les professionnels. À  l’occasion d’une journée d’étude en 2007 par l’AEDAA, les étudiants du master « histoire et métiers des archives » et le CERHIO, les organisateurs ont plaidé pour une multiplication des enquêtes quantitatives et qualitatives, ainsi que pour une réflexion ouverte à la pluridisciplinarité. Continuer la lecture de À l’écoute des publics des archives : identités, attentes, réponses : publication de la journée d’étude du 9 mars 2007

Les raisons classificatoires – Programme du séminaire ALMA 2010-2011

 

Séance 1 : jeudi 14 octobre 2010 de 10h00 à 12h30 en salle Frida Kahlo de la MSH

 Véronique Sarrazin (université d’Angers) : « Les classifications dans les bibliothèques universitaires des années 1870 aux années 1960 ».

 

Séance 2 : jeudi 4 novembre 2010 de 10h00 à 12h30 en salle Frida Kahlo de la MSH

 Valérie Neveu (université d’Angers) : « L’inscription de la classification bibliographique dans le champ des sciences (fin XVIIe-début XVIIIe s.) ».

 

Séance 3 : jeudi 16 décembre 2010 de 10h00 à 12h30 en salle Frida Kahlo de la MSH

 Christine Nougaret (École nationale des chartes) : « Classement et respect des fonds : mariage d’amour ou de raison ? ».

 

Séance 4 : jeudi 17 février 2011 de 10h00 à 12h30 en salle Germaine Tillion de la MSH

 Alexandre Monnin (université de Paris I) : « Les mots et les choses à l’heure du Web : URIs,  tags, folksonomies et ontologies ».

 

Séance 5 : jeudi 24 février 2011 de 10h00 à 12h30 en salle Germaine Tillion de la MSH

 Martine Sin Blima-Barru (Archives nationales) : « Les cadres de classement archivistiques pendant la période révolutionnaire ».

 

Séance 6 : jeudi 10 mars 2011 de 10h00 à 12h30 en salle Frida Kahlo de la MSH

 Travaux d’étudiants

Les raisons classificatoires – Programme du séminaire ALMA 2009-2010

 

Séance 1 : jeudi 15 octobre de 10h00 à 12h30 en salle Germaine Tillion de la MSH

 

Yann Potin (université de Paris X-Nanterre) : « L’impossible classement du Trésor des chartes. Retour sur les avatars d’une collection d’archives (XIIIe-XIXe siècles) ».

 

Séance 2 : jeudi 5 novembre de 10h00 à 12h30 en salle Frida Kahlo de la MSH

 

Stéphane Tirard (université de Nantes, centre François-Viète) : « La classification du vivant, aspects historiques et épistémologiques ».

Julie Lauvernier (université de Bourgogne) : « Classements d’archives et contextes historiographiques ».  

 

Séance 3 : jeudi 17 décembre 2009 de 10h00 à 12h30 en salle Germaine Tillion  

 

Valérie Neveu (université d’Angers) : « La place des religions dans les classifications
françaises, XVIIe-XIXe siècles
 ».  

Corentin Sommier (université d’Angers) : « Les bâtiments d’archives publics contemporains depuis la décentralisation : enjeux fonctionnels, politiques et symboliques » (recherche doctorale en cours).   

 

Séance 4 : jeudi 28 janvier 2010 de 10h00 à 12h30 en salle Germaine Tillion de la MSH

 

Stéphanie Manfroid, responsable des archives du Mundaneum : Le Mundaneum, du répertoire bibliographique universel de 1895 aux archives de la connaissance aujourd’hui.

Manuel Zacklad (CNAM) : Les logiques classificatoires et la recherche en sciences de l’information aujourd’hui.

 

Séance 5 : jeudi 18 février 2010 de 10h00 à 12h30 en salle Germaine Tillion de la MSH

 

Sylvie Bruxelles (université de Lyon II), Evelyne Serverin (université de Paris X), Christiane Beroujon : Codage et construction du sens, approche linguistique des processus interprétatifs mis en œuvre dans l’application d’une nomenclature des contentieux judiciaires civils. Bilan d’une enquête conduite à la demande du ministère de la Justice et perspectives de recherche sur les usages d’un thesaurus documentaire.  

 

Séance 6 : jeudi 11 mars 2010 de 10h00 à 12h30 en salle Frida Kahlo de la MSH

 

Travaux d’étudiants.

Archives, livres, manuscrits et autres supports de l'information