Normes et archives : vers des pratiques professionnelles optimisées ? (journée d’étude du 5 février 2010)

Programme de la journée

9h30 : Ouverture de la journée par Didier Le Gall, doyen de la faculté des lettres, langues et sciences humaines de l’Université d’Angers et Anne Lafon, présidente de l’AEDAA.
9h45 : Introduction par Bénédicte Grailles, maîtresse de conférences en archivistisque à l’Université d’Angers.

 

I / Le processus de normalisation

Présidence : Véronique Sarrazin.

10h : La commission de normalisation CG46/CN11 de l’AFNOR (Association française de normalisation) : retour d’expérience, par Damien Ferrero, archiviste de l’ADEME.

10h20 : Les normes sont des pratiques professionnelles : exercices de style du métier des archives, la norme Records Management, par Geneviève Drouhet écrivain et ancienne responsable du service d’archives du groupe Médéric.

10h40 : Normalisation/certification de l’archivage externalisé, par André Galistin, président de l’association PAGE (Prestataires en Archivage et Gestion Externalisée).
11h : Discussion.
11h20–11h40 : Pause.

II / Normes et pratiques professionnelles, entre contraintes et adaptations

Présidence : Didier Boisson.
11h40: Le rapport entre l’archiviste, l’archivistique et les normes informatiques ? par Florence Clavaud, déléguée à la formation informatique de l’école nationale des chartes.

12h : Pour une auto évaluation des pratiques de classement en fonction des normes : l’élaboration d’un manuel de procédures, par le groupe Gestion des services du Master 2 Histoire et métiers des archives de l’Université d’Angers.

12h20: Discussion.
12h30–14h : Déjeuner.

14h : Les bâtiments d’archives : quand la pratique construit la norme , par Corentin Sommier, doctorant en sciences humaines , spécialité archivistique au sein du CERHIO UMR – 6258.

14h20 : Exposer des documents patrimoniaux : la norme à l’épreuve de la réalité, par Anne-Hélène Rigogne, adjointe au chef du service des expositions de la Bibliothèque nationale de France.

14h40 : La normalisation : un gage de réussite pour l’archivage numérique, par Michel Jacobson, chef de projet sur l’archivage électronique au département de l’innovation technologique et de la normalisation (DITN) à la direction des Archives de France.

15h–15h20 : Discussion.
15h20–15h40 : Pause.

III / La norme, un moyen d’amélioration de la notion de service ?
Présidence : Jean-Michel Matz.

15h40 : Démarche qualité et certification au sein d’un établissement accrédité : le CHRU de Tours. Retour d’expérience et valorisation de l’image du service central d’archives, par Anne–Marie Bailloux, archiviste hospitalier responsable du service central d’archives du CHRU de Tours.

16h : Les normes ISO 2789 et ISO 11620 : prendre la mesure de la bibliothèque à l’ère du Nouveau management public, par Pierre-Yves Renard, conservateur de la bibliothèque de l’Insee – Animateur de la commission de normalisation française “évaluation des résultats des services documentaires ».

16h20 : La certification ISO 9001 appliquée à la gestion des archives publiques : l’expérience du Centre des Archives de l’Armement et du Personnel, Anne-Élyse Lebourgeois, conservateur du patrimoine au Centredes Archives de l’Armement et du Personnel SHD/CAA.

16h40–17h : Discussion.

17h : Conclusion par Patrice Marcilloux, maître de conférences en archivistique à l’Université d’Angers.
17h30 : Visite de l’exposition Ici des choses volent de Nini Geslin (galerie 5 de la Bibliothèque universitaire d’Angers). 

Le blog des étudiants est ici.

Destructions d’archives : le cas des Comores (1975-2001)

Le 25 avril 2012, une journée d’étude sur les Résonances de guerres dans le monde contemporain   s’est déroulée à la maison des sciences humaines de l’université d’Angers. Elle était organisée par les doctorants en lettres, langues et sciences humaines de l’école doctorale Sociétés Cultures Échanges du PRES L’UNAM.

Charly Jollivet, doctorant en archivistique (CERHIO Angers), a présenté une communication intitulée « Entre instabilité politique, coups d’État, guerres civiles et sécessions : la destruction d’archives aux Comores (1975-2001) ».  En soi, cette intervention est une gageure puisqu’il s’agissait de reconstituer des événements dont les traces sont par définition plus que lacunaires, ce qui a – logiquement – amené Charly Jollivet à trouver des personnes-ressource et à collecter des témoignages oraux, recoupés ensuite avec les traces papier encore existantes, généralement hors des frontières actuelles des Comores   et d’Anjouan.  En effet, seuls 120 ml linéaires subsistent encore à Grande Comore et 20 ml à Anjouan.

Charly Jollivet est revenu sur les deux années qui ont vu la destruction massive d’archives, soit par autodafé, soit par pillage. Dans le cas de Grande Comore en 1977, c’est un épisode révolutionnaire qui a présidé à une élimination systématique et visiblement organisée des archives : ont été brûlés les titres de propriété, d’état civil, les dossiers de personnel , les actes notariés notamment. Tous les ministères ont été touchés.  À Anjouan, c’est également un pilonnage volontaire, maîtrisé et ordonné qui aboutit à la disparition des cartons d’archives de la résidence du gouverneur.  En 1978, c’est un autre type d’intervention qui a amené à la destruction physique de documents à Grande Comore : le bâtiment qui accueillait le service des Archives nationales créé deux années plus tôt a été pillé et les documents ont servi de papier d’emballage aux vendeurs de cacahuètes. 

À travers ces épisodes de grande tension, on peut lire l’inscription volontaire de ruptures symboliques et institutionnelles : en finir avec les privilèges, détruire les documents et empêcher ainsi le retour au régime précédent ; rompre le lien entre les régimes politiques et religieux des deux îles.  Une sorte de « tribunal révolutionnaire des parchemins » pour reprendre l’expression choisie par Michelet pour qualifier les bureaux de triage dans la France de la Révolution[1].

Charly Jollivet s’est également intéressé aux conséquences que ces éliminations de documents ont généré, tant pour la population de ces deux îles que pour le fonctionnement des administrations, tant  du point de vue des preuves juridiques que de celui de la mémoire, mais également dans la conduite et les modes d’évaluation des documents par les archivistes.


[1] Repris dans Cœuré (Sophie), Duclert (Vincent), Les archives, Paris, La Découverte, 124 p., p. 17.

Modélisation du classement des archives définitives

Les contributeurs du projet

Le projet de modélisation des opérations de classement des archives définitives a été mené en 2009-2010 par ALMA avec les étudiants du master Métiers des archives de l’université d’Angers (option gestion des services) : Adeline Connan, Patrice Denis, Karoline Koch, Maude Lebrun, Florian Lhuissier, Cécile Masala. Ils en ont rendu compte dans le cadre de la journée d’études  Normes et archives : vers des pratiques professionnelles optimisées  dans une intervention intitulée Pour une auto-évaluation des pratiques de classement en fonction des normes : l’élaboration d’un manuel de procédures. Des professionnels ont également contribué en acceptant de tester les procédures : Anne Chesnoy, archives du ministère de la Justice, Cécile Daussun, archives historiques du Sénat, Damien Ferrero, archives de l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (ADEME), Damien Hamard, archives de l’université d’Angers, Frédéric Kuzar, archives de la communauté d’agglomération Ventoux-Comtat Venaissin, Isabelle Las, service des archives hospitalières et privées aux archives départementales de la Mayenne, Gaëlle Ouvrard, archiviste aux archives municipales de Pontivy. Thomas Desserey du STIC (université d’Angers) a également pris part au projet dans la phase de mise en forme.

Les phases du classement

Quatre phases ont été identifiées dans la méthodologie communément admise par la littérature professionnelle. La première porte sur l’identification du fonds, donc du producteur, qui, étant l’application directe du principe de respect des fonds, conditionne l’ensemble des opérations suivantes. D’elle découle notamment la place dans le cadre de classement ou le plan de répartition des fonds du service dépositaire. La deuxième phase prépare le classement proprement dit. Il s’agit de photographier le fonds, d’en délimiter une cartographie qui tient compte des documents existants mais aussi des manques et des lacunes, d’identifier finement les séries organiques et d’élaborer le plan de classement. Grâce à cette macro-connaissance, une réflexion peut être engagée en troisième lieu sur les tris et les éliminations. Enfin, la quatrième phase recouvre la mise en œuvre matérielle des décisions intellectuelles prises précédemment et aboutit à la cotation des articles.

Phasage des opérations de classement des archives historiques

 Ces quatres phases ont été décomposées en 17 opérations (ici).

Le référentiel élaboré

D’un point de vue pratique, nous avons travaillé avec un logiciel d’un éditeur connu qui permet de créer des diagrammes et schémas de processus dynamiques. La mise en forme finale a été assurée par Thomas Desserey. Il a utilisé les possibilités offertes par l’outil libre SCENARIChain et un encodage xml.

Le manuel, tel qu’il se présente dans sa forme dynamique, propose des ordinogrammes qui peuvent être interrogés phase par phase ou par fonctions. On peut également se déplacer d’un ordinogramme à un autre en suivant les enchaînements logiques (par simple clic). La rubrique « glossaire » permet d’accéder aux définitions et une rubrique « aide » donne le référentiel de lecture des ordinogrammes et permet l’accès à la bibliographie de référence. 

Premier bilan

Qu’apporte cet outil à la réflexion autour du classement mais aussi pratiquement à la mise en œuvre de celui-ci ?

Notons d’abord qu’il matérialise de bonnes pratiques et qu’en cela il permet aussi à chaque archiviste de contrôler et de vérifier sa méthodologie au quotidien.

Un soin particulier a été apporté à l’identification de tous les outils mobilisés ou mobilisables dans le cadre du classement : réglementation, normes, logiciels, documents initiés par l’archiviste (registre d’entrée, bordereau, contrat, récolement, journal de classement, dossier de service etc.).

Sur un plan plus théorique, la décomposition de toutes les tâches et de leur enchaînement montre l’extrême complexité de la démarche de classement et l’entremêlement des compétences à mettre en œuvre. Elle montre également l’importance d’un outil qui est généralement négligé par la littérature professionnelle : le journal de classement dont la mise à jour fait l’objet d’un ordinogramme spécifique. Cet outil s’avère central pour capitaliser l’ensemble des données, connaissances et intuitions issues de la fréquentation intime que noue l’archiviste avec le fonds qu’il classe. Il en permet la transmission. Il a vocation à alimenter la notice ISAD (G) de niveau fonds et singulièrement la rubrique « mode de classement ».

Projet de recherche en modélisations des procédures relatives au classement d’archives

Le classement, c’est-à-dire la mise en ordre intellectuelle d’un fonds, est considéré par les archivistes comme une activité centrale, dans laquelle s’incarnent les marqueurs identitaires du métier. C’est le troisième item des 4 C, les pierres angulaires de l’archivistique que la profession met en avant en France pour communiquer sur son activité, depuis les années 2000 : collecter, conserver, classer, communiquer.

 

 Une question d’actualité ?

Au cœur du classement, se joue  la mise en œuvre du principe de respect des fonds ou principe de provenance qui fait  la spécificité de l’archivistique par rapport aux autres modes de  gestion de l’information. Cette opération fait l’objet d’une abondante littérature professionnelle, renouvelée à partir des années 1990 par l’apparition de normes internationales initiées par le conseil international des archives (ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF).

Peut-on ordonner la mise en ordre ?

Pour autant, aucune modélisation n’a été proposée à ce jour. Or, de plus en plus de services s’engagent dans la description de leurs processus, notamment dans le cadre de la mise en œuvre de procédures ou de certification qualité. Partant de ces constats et en lien avec le séminaire ALMA sur les raisons classificatoires, nous avons décidé de modéliser le consensus professionnel dans le cadre d’un projet de recherche associant les étudiants du master Archives d’Angers. Cette modélisation a porté en 2009-2010 sur le périmètre des archives historiques, donc le classement des archives dites définitives, et en 2010-2011 sur celui des records au sens où la norme sur le Records management les définit. Le choix a été fait de décrire de manière détaillée par le biais d’ordinogrammes,  c’est-à-dire sous une forme schématique permettant d’expliquer de façon nette et précise les différentes étapes du travail de classement, tant du point de vue conceptuel que matériel.

 Pour en faire quoi ?

Nous avons déjà signalé les besoins en matière de description de procédures des services et des professionnels. Mais la modélisation peut apporter d’autres bénéfices : évaluer les écarts entre une pratique donnée et les bonnes pratiques reconnues par la communauté professionnelle, pérenniser les savoir-faire, soutenir la qualité intrinsèque des classements, partager une culture et valoriser l’activité des services vis à vis de la hiérarchie ou des partenaires. Ainsi 17 opérations différentes, successives ou concomitantes, ont été identifiées pour le classement d’un fonds d’archives définitives. Leur description permet de rendre visible des compétences spécifiques du métier d’archiviste.

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