Archives par mot-clé : Archivage électronique

Les Archives nationales des États-Unis : organisation, activités et mandats. Conférence de Meg Phillips

Meg Phillips travaille aux Archives nationales américaines (NARA pour National Archives and Records Administration) depuis 2002 en tant qu’archiviste et records manager, puis comme chargée des relations extérieures depuis 2013. Elle est également la vice-présidente en charge de la commission des programmes au Conseil international des archives. Le 6 octobre 2021, elle a présenté son institution aux étudiants du master 2 Archives.

Présentation des Archives nationales américaines

La NARA a été créée le 19 juin 1934 par Franklin Delano Roosevelt sous la forme d’une agence indépendante dans le but de collecter les archives du gouvernement fédéral américain et y donner accès au peuple américain.

La NARA suit les principes édictés par trois législations principales. Le Federal Records Act de 1950, voté suite aux recommandations de la Commission Hoover (1947-1949), fixe le cadre juridique de collecte, de destruction et de préservation des archives. L’élimination est encadrée par des tableaux de gestion validés par l’archiviste des États-Unis, David S. Ferreiro, 10e archiviste des États -Unis, dont le mandat s’est terminé en 2022. La deuxième loi est le Freedom of Information Act (FOIA) de 1966 qui garantit un droit « d’assurer que les citoyens soient informés, ce qui est vital pour le fonctionnement d’une société démocratique ». Suite au scandale du Watergate, le Presidential Records Act de 1978 expose que les archives présidentielles sont une propriété du gouvernement et accessibles à tout citoyen. Tous les documents créés par le président sont conservés de manière définitive et doivent être transférés à la NARA le dernier jour du mandat présidentiel.

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Projet Caramèls : bulletin d’étape

Par Edgar Lejeune, post-doctorant Caramèls

Le projet de recherche CARAmèls a été initié en novembre 2021 au sein du laboratoire TEMOS, sous la direction de Patrice Marcilloux et de Bénédicte Grailles. Dans ce cadre, je me propose d’étudier le comportement des utilisateurs de messageries électroniques occupant des postes stratégiques dans des collectivités publiques, tant du point de vue de l’organisation, de la conservation et de l’élimination de leurs courriels. Cette recherche s’inscrit plus largement dans l’étude des pratiques des producteurs d’archives publiques, étant entendu que les mails doivent réglementairement être versés aux Archives nationales ou départementales et sont potentiellement constitutifs du patrimoine national.

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Séminaire 2015-2016 – Programme du premier semestre

Séance 1 : vendredi 23 octobre 2015 de 10h00 à 12h00 en salle Germaine Tillion de la MSH

Valérie Schafer (CNRS, Institut des sciences de la communication), Acteurs, enjeux et gouvernance de l’archivage du Web

Séance 2 : vendredi 6 novembre 2015 de 10h00 à 12h00 en salle Germaine Tillion de la MSH

Malcolm Walsby (Université de Rennes II), La possession et l’accès au livre dans la France de la Renaissance

Open data : l’archiviste, gouverneur des données ?

Par Antoine Mérit et Axel Surot

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Cyril Longin est directeur des archives municipales de Saint-Étienne depuis décembre 2010 et chef de projet open data pour la commune. Il est titulaire d’un DESS Métiers des archives depuis 2000, obtenu à l’université d’Angers. En 2009-2010, il a participé au groupe de travail sur les licences de réutilisation au sein de l’Association des archivistes français.

Cyril Longin ouvre le débat, lors de la journée d’étude du 6 février 2005, en posant le problème suivant : archives et open data peuvent-elles coexister » Au début de son intervention, il nous propose, tout d’abord, de redéfinir le métier d’archiviste, qui possède une double valeur selon lui. En effet, l’archiviste doit savoir conjuguer ce qui fait preuve et ce qui fait l’histoire. De plus, il doit avoir une vision transversale sur le cycle de vie des documents, puisqu’il détermine la communicabilité des documents et assure leur communication. Enfin, l’archiviste est présenté comme l’un des principaux garants de la démocratie.

cyril_longinPar la suite, Cyril Longin nous décrit ce que représentent les données dans le cadre de l’open data. Elles devraient être de qualité c’est-à-dire authentiques, pertinentes, fiables, intègres, contextualisées et documentées, car les métadonnées occupent une place incontournable dans la caractérisation d’un document. Il se pose également la question de savoir si ces données doivent être communiquées de façon immédiate, puisque l’archiviste a pour habitude de délivrer les documents dans un espace de temps long. Le rôle de l’archiviste, expert documentaire, est d’accompagner le producteur en qualifiant les données, en choisissant les formats, en préservant et l’archivage et la réutilisation1 ; de permettre un accès raisonné : « gérer l’accès et la réutilisation des archives ».

L’ intervenant évoque ensuite le cercle vertueux entre open data et système d’archivage électronique (SAE). Le SAE doit permettre de collecter en direct de manière structurée des données, donc des données de qualité utiles pour abonder un projet d’open data. Et inversement les plate-formes open data présentent des données que l’archiviste pourra récupérer. Ainsi l’archivage électronique peut servir et devenir un projet de diffusion et l’open data peut devenir un argument de financement de SAE. La conjonction entre SAE et open data offre la possibilité d’améliorer continuellement les données et la qualité de l’information.

Cyril Longin revient ensuite sur la définition du terme « gouverner ». Gouverner, c’est décider, mais l’archiviste n’est pas là pour décider ou militer. Son rôle est de décider s’il est possible qu’une donnée soit diffusée mais pas si elle doit être diffusée. C’est le rôle du politique. L’archiviste seul ne décide pas ; mais il est un « vecteur de cette gouvernance. »

L’archiviste peut-il être un chef de projet d’open data ? Si au début du projet, la place de l’archiviste est évidente car il s’agit d’un temps de recensement des données, il faut ensuite développer des compétences d’animation du territoire pour lesquels d’autres acteurs sont plus légitimes. Mais l’apport le plus remarquable de l’open data aux archives est que le premier confère au second une vraie dimension de patrimoine au sens d’actif.

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1 . Il faut par exemple prévoir une clause de réutilisation des données dans les délégations de service public.

Normes et archives : vers des pratiques professionnelles optimisées ? (journée d’étude du 5 février 2010)

Programme de la journée

9h30 : Ouverture de la journée par Didier Le Gall, doyen de la faculté des lettres, langues et sciences humaines de l’Université d’Angers et Anne Lafon, présidente de l’AEDAA.
9h45 : Introduction par Bénédicte Grailles, maîtresse de conférences en archivistisque à l’Université d’Angers.

 

I / Le processus de normalisation

Présidence : Véronique Sarrazin.

10h : La commission de normalisation CG46/CN11 de l’AFNOR (Association française de normalisation) : retour d’expérience, par Damien Ferrero, archiviste de l’ADEME.

10h20 : Les normes sont des pratiques professionnelles : exercices de style du métier des archives, la norme Records Management, par Geneviève Drouhet écrivain et ancienne responsable du service d’archives du groupe Médéric.

10h40 : Normalisation/certification de l’archivage externalisé, par André Galistin, président de l’association PAGE (Prestataires en Archivage et Gestion Externalisée).
11h : Discussion.
11h20–11h40 : Pause.

II / Normes et pratiques professionnelles, entre contraintes et adaptations

Présidence : Didier Boisson.
11h40: Le rapport entre l’archiviste, l’archivistique et les normes informatiques ? par Florence Clavaud, déléguée à la formation informatique de l’école nationale des chartes.

12h : Pour une auto évaluation des pratiques de classement en fonction des normes : l’élaboration d’un manuel de procédures, par le groupe Gestion des services du Master 2 Histoire et métiers des archives de l’Université d’Angers.

12h20: Discussion.
12h30–14h : Déjeuner.

14h : Les bâtiments d’archives : quand la pratique construit la norme , par Corentin Sommier, doctorant en sciences humaines , spécialité archivistique au sein du CERHIO UMR – 6258.

14h20 : Exposer des documents patrimoniaux : la norme à l’épreuve de la réalité, par Anne-Hélène Rigogne, adjointe au chef du service des expositions de la Bibliothèque nationale de France.

14h40 : La normalisation : un gage de réussite pour l’archivage numérique, par Michel Jacobson, chef de projet sur l’archivage électronique au département de l’innovation technologique et de la normalisation (DITN) à la direction des Archives de France.

15h–15h20 : Discussion.
15h20–15h40 : Pause.

III / La norme, un moyen d’amélioration de la notion de service ?
Présidence : Jean-Michel Matz.

15h40 : Démarche qualité et certification au sein d’un établissement accrédité : le CHRU de Tours. Retour d’expérience et valorisation de l’image du service central d’archives, par Anne–Marie Bailloux, archiviste hospitalier responsable du service central d’archives du CHRU de Tours.

16h : Les normes ISO 2789 et ISO 11620 : prendre la mesure de la bibliothèque à l’ère du Nouveau management public, par Pierre-Yves Renard, conservateur de la bibliothèque de l’Insee – Animateur de la commission de normalisation française “évaluation des résultats des services documentaires”.

16h20 : La certification ISO 9001 appliquée à la gestion des archives publiques : l’expérience du Centre des Archives de l’Armement et du Personnel, Anne-Élyse Lebourgeois, conservateur du patrimoine au Centredes Archives de l’Armement et du Personnel SHD/CAA.

16h40–17h : Discussion.

17h : Conclusion par Patrice Marcilloux, maître de conférences en archivistique à l’Université d’Angers.
17h30 : Visite de l’exposition Ici des choses volent de Nini Geslin (galerie 5 de la Bibliothèque universitaire d’Angers). 

Le blog des étudiants est ici.