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Qu’est-ce que classer des archives définitives ?

Dans le cadre du projet de modélisation du classement des archives définitives, nous avons essayé de décomposer toutes les actions, d’analyser leur enchaînement et de dresser la liste des outils mobilisés.

 À partir des quatre grandes phases, à savoir « identifier le fonds », « préparer le classement », « trier et éliminer », « mettre en œuvre le classement », différentes opérations ont été identifiées. Pour des raisons de lisibilité des ordinogrammes, il a parfois été nécessaire d’extraire des sous-processus explicitement rattachés à un processus parent.

Les quatre phases ont été décomposées en 17 sous-tâches. 

 

  Phase d’identification du fonds
  • Délimiter le fonds
  • Identifier le producteur
  • Collecter des informations sur le producteur
  • Attribuer au fonds sa place dans le plan de répartition des fonds du service

 

  Phase de préparation du classement
  • Récoler 
  • Identifier les ensembles de documents
  • Créer et mettre à jour un journal de classement
  • Identifier les documents manquants
  • Rechercher les documents manquants
  • Élaborer un plan de classement

 

  Phase de tris et éliminations
  • Trier un fonds d’archives
  • Vérifier la lisibilité du support
  • Valider l’élimination
  • Échantillonner

 

  Phase  de mise en œuvre du classement
  • Mettre en ordre matériellement un fonds
  • Constituer un article
  • Coter les articles

À titre de comparaison, les Archives nationales du Québec dans leur manuel Normes et procédures archivistiques[1] proposent, dans le chapitre C intitulé La classification d’archives[2] le cheminement suivant[3] :

  • Section 1 – L’application du principe de respect des fonds
  • Section 2 – Le plan général de classification des Archives nationales du Québec
  • Section 3 – L’élaboration du plan de classification spécifique d’un fonds ou d’une collection
  • Section 4 – La cotation des unités de description
  • Section 5 – La numérotation des unités de rangement
  • Section 6 – La numérotation des chemises de classement

 

Contexte du projet et bilan : ici.


[1] 6e édition revue et augmentée, Québec, Les publications du Québec, Ministère de la Culture et des Communications, 1996, 191 p.

[2] Auteurs de ce chapitre : Jean-Pierre Therrien, Jacques Ducharme, Louis Garon, Gilles Héon, Gilles Durand, Normand Charbonneau.

[3] La question du tri est traitée dans un autre chapitre.

Classement et records management

 

Contexte et contributeurs

Ce projet de modélisation prend la suite de celui qui a été mené en 2009-2010 sur les archives définitives. Cette fois-ci, il s’agissait d’appréhender la notion de classement versus Records management. Il a été mené en collaboration et avec le soutien de la Commission Records Management (CRM) de l’Association des archivistes français (AAF)  toute nouvellement créée en 2011  et animée par Sylvie Dessolin-Baumann, responsable du centre national des archives de l’association pour la formation professionnelle des adultes (AFPA). Ont contribué les étudiants de l’option Records management du master Métiers des archives de l’université d’Angers, promotion 2010-2011 : Florimont Carton, Marion Lacour, Sylvain Louvet, Marc Scaglione, Raphaël Vaudaux. Ils ont bénéficié de l’aide bienveillante de professionnels : Aurélien Conraux, chef de la mission pour la gestion de la production documentaire et des archives à la Bibliothèque nationale de France ; Sylvie Dessolin-Baumann déjà citée ; Delphine Fournier archiviste au sein du Commissariat à l’énergie atomique et aux énergies renouvelables (CEA) ; Damien Hamard, chargé de mission archives à l’Université d’Angers ; Arnaud Jules, Records Manager du groupe France Telecom ; Anne-Élyse Lebourgeois, conservateur du patrimoine au Ministère de la Défense, centre des archives du personnel et de l’armement à Châtellerault ; Anne-Sophie Maure, chargée d’études documentaires au ministère des Affaires étrangères et européennes. Le projet devait aboutir à un manuel décrivant les procédures dans lesquelles s’opéraient une classification, notamment l’élaboration des plan de classement ou de classification, système d’identification, indexation.

Méthodologie

La méthodologie suivie a été la même que pour le manuel de classement des archives historiques : revue bibliographique et cybérographique, recueil d’expériences par une enquête écrite complétée par des entretiens oraux, analyses des données et élaboration de procédures, soumission à un groupe test, corrections. Sur un plan pratique, nous avons utilisé un logiciel d’un éditeur connu qui permet de créer des diagrammes et schémas de processus dynamiques et qui présente l’avantage de proposer une version gratuite pour les étudiants.

Périmètre

Il a été décidé de se concentrer sur la phase préalable, celle de la conception d’un système de Records management, tout en intégrant les actions relatives à l’amélioration continue du système. Nous nous sommes intéressés aux opérations liées à l’élaboration d’un plan de classement de type RM (ou plan de classification, en rose), à la création d’un système de nommage et d’identification (en bleu), aux contrôles et processus correctifs (en jaune). 11 processus sur 16 ont fait l’objet d’une analyse (en gris, tâches non décrites par un ordinogramme).

Shéma des opérations de classement en Records Management

 

[télécharger l’image en pdf, cerhio_bg_process_classement_rm_2011]

Un projet voué à l’échec ?

Les difficultés ont été nombreuses et témoignent de fait des débats qui agitent les milieux professionnels sur la question du Records management  : ambigüité de définition et périmètre des Records ; existence d’une tradition de pré-archivage spécifique en France ; appréhension variable des outils du RM ; difficultés à s’accorder sur une terminologie commune et méfiance envers la terminologie internationale. Le terme de « classe » a par exemple posé problème et n’a pas suscité d’adhésion. L’objectif du projet était de modéliser les bonnes pratiques. Il a inversement démontré que le consensus professionnel n’était pas abouti sur la question. La phase d’enquête et de test a fait apparaître des injonctions contradictoires qui ont rendu la modélisation contestable. Un autre problème a surgi qui a amené à restreindre le périmètre de départ, celui de la nécessaire distinction entre la conception du système et la mise en œuvre opérationnelle.

 

Mais de possibles rebondissements

Ce projet, dont nous avons  évoqué les limites, est à concevoir comme une première étape dans la modélisation du RM. Il a été présenté lors de la réunion de la commission Records management de l’AAF le 9 décembre 2011 à Issy-les-Moulineaux (programme [en ligne], consulté le 20 mars 2011). Un groupe de travail spécifique « modélisation, procédures, partage » devra conduire un enquête auprès des membres et mener à bien un nouveau recueil d’expériences. Cette collecte, qui a un objectif plus large que la modélisation du classement puisqu’elle entend s’intéresser à l’ensemble du système RM, permettra de reprendre, avec des données complétées, cette question.

Modélisation du classement des archives définitives

Les contributeurs du projet

Le projet de modélisation des opérations de classement des archives définitives a été mené en 2009-2010 par ALMA avec les étudiants du master Métiers des archives de l’université d’Angers (option gestion des services) : Adeline Connan, Patrice Denis, Karoline Koch, Maude Lebrun, Florian Lhuissier, Cécile Masala. Ils en ont rendu compte dans le cadre de la journée d’études  Normes et archives : vers des pratiques professionnelles optimisées  dans une intervention intitulée Pour une auto-évaluation des pratiques de classement en fonction des normes : l’élaboration d’un manuel de procédures. Des professionnels ont également contribué en acceptant de tester les procédures : Anne Chesnoy, archives du ministère de la Justice, Cécile Daussun, archives historiques du Sénat, Damien Ferrero, archives de l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (ADEME), Damien Hamard, archives de l’université d’Angers, Frédéric Kuzar, archives de la communauté d’agglomération Ventoux-Comtat Venaissin, Isabelle Las, service des archives hospitalières et privées aux archives départementales de la Mayenne, Gaëlle Ouvrard, archiviste aux archives municipales de Pontivy. Thomas Desserey du STIC (université d’Angers) a également pris part au projet dans la phase de mise en forme.

Les phases du classement

Quatre phases ont été identifiées dans la méthodologie communément admise par la littérature professionnelle. La première porte sur l’identification du fonds, donc du producteur, qui, étant l’application directe du principe de respect des fonds, conditionne l’ensemble des opérations suivantes. D’elle découle notamment la place dans le cadre de classement ou le plan de répartition des fonds du service dépositaire. La deuxième phase prépare le classement proprement dit. Il s’agit de photographier le fonds, d’en délimiter une cartographie qui tient compte des documents existants mais aussi des manques et des lacunes, d’identifier finement les séries organiques et d’élaborer le plan de classement. Grâce à cette macro-connaissance, une réflexion peut être engagée en troisième lieu sur les tris et les éliminations. Enfin, la quatrième phase recouvre la mise en œuvre matérielle des décisions intellectuelles prises précédemment et aboutit à la cotation des articles.

Phasage des opérations de classement des archives historiques

 Ces quatres phases ont été décomposées en 17 opérations (ici).

Le référentiel élaboré

D’un point de vue pratique, nous avons travaillé avec un logiciel d’un éditeur connu qui permet de créer des diagrammes et schémas de processus dynamiques. La mise en forme finale a été assurée par Thomas Desserey. Il a utilisé les possibilités offertes par l’outil libre SCENARIChain et un encodage xml.

Le manuel, tel qu’il se présente dans sa forme dynamique, propose des ordinogrammes qui peuvent être interrogés phase par phase ou par fonctions. On peut également se déplacer d’un ordinogramme à un autre en suivant les enchaînements logiques (par simple clic). La rubrique « glossaire » permet d’accéder aux définitions et une rubrique « aide » donne le référentiel de lecture des ordinogrammes et permet l’accès à la bibliographie de référence. 

Premier bilan

Qu’apporte cet outil à la réflexion autour du classement mais aussi pratiquement à la mise en œuvre de celui-ci ?

Notons d’abord qu’il matérialise de bonnes pratiques et qu’en cela il permet aussi à chaque archiviste de contrôler et de vérifier sa méthodologie au quotidien.

Un soin particulier a été apporté à l’identification de tous les outils mobilisés ou mobilisables dans le cadre du classement : réglementation, normes, logiciels, documents initiés par l’archiviste (registre d’entrée, bordereau, contrat, récolement, journal de classement, dossier de service etc.).

Sur un plan plus théorique, la décomposition de toutes les tâches et de leur enchaînement montre l’extrême complexité de la démarche de classement et l’entremêlement des compétences à mettre en œuvre. Elle montre également l’importance d’un outil qui est généralement négligé par la littérature professionnelle : le journal de classement dont la mise à jour fait l’objet d’un ordinogramme spécifique. Cet outil s’avère central pour capitaliser l’ensemble des données, connaissances et intuitions issues de la fréquentation intime que noue l’archiviste avec le fonds qu’il classe. Il en permet la transmission. Il a vocation à alimenter la notice ISAD (G) de niveau fonds et singulièrement la rubrique « mode de classement ».

Projet de recherche en modélisations des procédures relatives au classement d’archives

Le classement, c’est-à-dire la mise en ordre intellectuelle d’un fonds, est considéré par les archivistes comme une activité centrale, dans laquelle s’incarnent les marqueurs identitaires du métier. C’est le troisième item des 4 C, les pierres angulaires de l’archivistique que la profession met en avant en France pour communiquer sur son activité, depuis les années 2000 : collecter, conserver, classer, communiquer.

 

 Une question d’actualité ?

Au cœur du classement, se joue  la mise en œuvre du principe de respect des fonds ou principe de provenance qui fait  la spécificité de l’archivistique par rapport aux autres modes de  gestion de l’information. Cette opération fait l’objet d’une abondante littérature professionnelle, renouvelée à partir des années 1990 par l’apparition de normes internationales initiées par le conseil international des archives (ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF).

Peut-on ordonner la mise en ordre ?

Pour autant, aucune modélisation n’a été proposée à ce jour. Or, de plus en plus de services s’engagent dans la description de leurs processus, notamment dans le cadre de la mise en œuvre de procédures ou de certification qualité. Partant de ces constats et en lien avec le séminaire ALMA sur les raisons classificatoires, nous avons décidé de modéliser le consensus professionnel dans le cadre d’un projet de recherche associant les étudiants du master Archives d’Angers. Cette modélisation a porté en 2009-2010 sur le périmètre des archives historiques, donc le classement des archives dites définitives, et en 2010-2011 sur celui des records au sens où la norme sur le Records management les définit. Le choix a été fait de décrire de manière détaillée par le biais d’ordinogrammes,  c’est-à-dire sous une forme schématique permettant d’expliquer de façon nette et précise les différentes étapes du travail de classement, tant du point de vue conceptuel que matériel.

 Pour en faire quoi ?

Nous avons déjà signalé les besoins en matière de description de procédures des services et des professionnels. Mais la modélisation peut apporter d’autres bénéfices : évaluer les écarts entre une pratique donnée et les bonnes pratiques reconnues par la communauté professionnelle, pérenniser les savoir-faire, soutenir la qualité intrinsèque des classements, partager une culture et valoriser l’activité des services vis à vis de la hiérarchie ou des partenaires. Ainsi 17 opérations différentes, successives ou concomitantes, ont été identifiées pour le classement d’un fonds d’archives définitives. Leur description permet de rendre visible des compétences spécifiques du métier d’archiviste.