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La description des producteurs d’archives : un projet collaboratif ambitieux

 Par Carine Audigier, Hugues Brochet, Maxime Cormier, Guillaume Coupevent, Céline Girault, Nicolas Massard, Côme Micolon de Guérines, Hélène Rebours, étudiants de l’option « gestion des services » du Master 2 « Métier des Archives » de l’Université d’Angers, promotion 2012-2013.

Lors du congrès international des archives de Brisbane le 22 août 2012, Claire Sibille-de Grimoüard, représentant le Service interministériel des Archives de France (SIAF), a présenté un projet de développement d’un fichier national d’autorité pour les services territoriaux d’archives. Cet outil collaboratif, dont l’initiative revient à la section « archives départementales » de l’Association des archivistes français (AAF), bénéficie de la collaboration du SIAF et de l’AAF. Il a pour but de répondre aux besoins des services départementaux d’archives qui ont à décrire des producteurs équivalents. Une convention a été signée en septembre 2010 entre le directeur du SIAF et le président de l’AAF. Cette collaboration est l’aboutissement d’une réflexion sur la mutualisation des descriptions archivistiques et sur leur interopérabilité.

Un groupe de travail « Notices d’autorité producteurs » a été créé au sein de ces deux organismes. Il s’est donné pour objectifs de recenser l’ensemble des producteurs de 1800 à nos jours dont les fonds sont susceptibles d’être versés aux services départementaux d’archives, d’en dresser une liste par grands domaines administratifs et de rédiger des notices d’autorités échangeables conformes aux normes ISAAR (CPF)1  et EAC2. À l’heure actuelle, le groupe de travail s’est concentré sur les services extérieurs de l’État, plus spécifiquement le domaine « justice ». Le SIAF apporte son expertise en matière de contrôle et de validation des notices créées. Les notices sont mises à disposition grâce à une plate-forme ICA-AtoM3 dédiée au projet (www.ica-atom.org/aaf/), dont la maintenance est assurée pour le moment par la société Artefactual.

Dans le cadre du Master 2 « Métiers des archives » de l’Université d’Angers, les étudiants de l’option « gestion des services » ont pris en charge la rédaction de notices d’autorité du domaine « Affaires sociales, santé ». Ce projet, débuté le 16 octobre 2012, prendra fin en février 2013. Le groupe, nommé ENADASS (Élaboration de notices d’autorité : domaine affaires sociales, santé), travaille sous la direction de Bénédicte Grailles, maîtresse de conférences à l’Université d’Angers et conservatrice du patrimoine, et la conduite de Claire Sibille-de-Grimoüard, conservatrice en chef au Service interministériel des Archives de France, et d’Isabelle Chave, conservatrice aux Archives nationales et présidente de la section « Archives départementales » de l’AAF jusqu’en janvier 2013.

Divisés en sous-groupes, les huit étudiants se sont répartis les producteurs en fonction de leur activité : hospitalisation, sécurité sociale, éducation spécialisée, affaires sanitaires et cohésion sociale. Après leur réalisation, les fiches sont soumises à la validation des membres du comité de pilotage avant leur saisie sur le logiciel ICA-AtoM.

Les étudiants espèrent ainsi contribuer à l’uniformisation des notices d’autorité dans les services d’archives.

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1. Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles élaborée par le Conseil international des archives.

2. Shéma XML, publié en mars 2010, permettant de décrire tout producteur d’archives, en conformité avec la norme du Conseil international des archives ISAAR (CPF).

3. Logiciel libre développé à l’initiative du Conseil international des archives. Acronyme d’International Council on archives – Access to Memory. Permet de saisir des données conformément aux normes du Conseil international des archives et de les exporter en XML-EAC.

La fonction archive et les organisations : entre coopération et stratégies d’intégration (journée d’étude du 14 mars 2008)

Présentation et programme 

Chaque organisme a des besoins en archives conduisant à une confrontation d’offres et de demandes. Les archivistes doivent s’efforcer d’appliquer les règlements et pratiques professionnelles en vigueur tout en s’adaptant aux exigences des organismes. N’y a-t-il pas lieu de constater les limites de la position traditionnelle des archivistes qui consiste à édicter des règles et des normes ? Comment les besoins des organisations influencent-ils le travail et la place de l’archiviste ? Comment s’expriment ces besoins ? L’influence est-elle positive ou dangereuse ?

 

Ouverture protocolaire :

9h30

–          M. Didier LE GALL, doyen de la faculté des lettres, langues et sciences humaines de l’université d’Angers.

–          Mme Mathilde ARMAND, présidente de l’association des étudiants et diplômés en archivistique d’Angers.

Introduction :

9h45

–          Mme Bénédicte GRAILLES – Maîtresse de conférences et responsable de la filière archives à l’université d’Angers.

Thème 1 : L’efficacité du travail de l’archiviste dans un monde normalisé

Sous la présidence de M. Yves DENÉCHÈRE,

agrégé d’histoire et maître de conférences à l’université d’Angers.

10h00

1-    M. Pascal EVEN – Responsable du département de la politique archivistique et de la coordination interministérielle à la direction des archives de France.

« La collecte des archives à l’épreuve des changements administratifs et électroniques » 

10h20

2-    M. Henri ZUBER – Conservateur du patrimoine, responsable du service des archives et de la documentation de la SNCF.

– « Construction d’un business case : le projet « nouvelle politique d’archivage » de la SNCF 

 10h40

3-    M. Sébastien STUDER – Conservateur du patrimoine, adjoint au chef du bureau de la politique des archives et des bibliothèques à la direction de la Mémoire, du Patrimoine et des Archives, ministère de la Défense

« Le plan de modernisation des archives de la Défense »

11h00                                            Discussion

11h20-11h40                                    Pause

Thème 2 : L’expression des besoins : l’apport des théories managériales

Sous la présidence de M. Philippe HAUDRÈRE,

agrégé d’histoire, docteur d’Etat,  et professeur à l’université d’Angers et membre de l’Académie de Marine.

11h40

1-    Mme Carole Le Rendu-Lizée – Université d’Angers. Laboratoire Angevin de Recherche en Gestion des Organisations (LARGO).

– « L’apport de la sociologie des organisations »

12h00

2-    Mme Marie-Dominique Lucas – Consultante en qualité au sein de la Direction de la prospective et de la modernisation, Conseil général de Maine et Loire.

– « La norme ISO 9001 et la gestion de la documentation »

12h30-14h00                        Pause déjeuner

14h00

3-    M. Franck Vieillefon – Responsable du traitement documentaire au sein de la société Eséis (Groupe Elyo)

– « Couverture du risque par la gestion de l’information : une stratégie d’entreprise »

14h20

4-    M. Jean-Marc BLANCHERIE – Fondateur et directeur d’I-KM, Intelligence Knowledge Management

– « Le knowledge management et la capitalisation de l’information et de la connaissance »

14h40-15h00                             Discussion


 

Thème 3 : L’évolution du métier d’archiviste : vers de nouveaux modèles ?

Sous la présidence de M. JeanMichel MATZ,

maître de conférences d’histoire médiévale à l’université d’Angers.

15h00

Introduction : « Les nouvelles exigences du marché de l’emploi », par les étudiants du master 2 professionnel, archives et réseaux documentaires de l’université d’Angers.

15h15

1-    M. Pierre-André MARTIN et Mme Agnès DEJOB respectivement, Directeur des Systèmes d’information et de l’innovation numérique (DS2IN) et responsable du Pôle Archives, Conseil régional des Pays de la Loire.

« La place des archives parmi les systèmes d’information »

15h35-16h00                                   Pause

16h00

2-    Mme Mathilde ARMAND – Coordinateur de la gestion documentaire et de l’archivage au sein de la société Snecma (Groupe Safran).

– « L’archiviste et le records management : de la théorie à la pratique, un retour d’expériences »

16h20

3-    Mme Clarisse HOLIK – Responsable du centre de formation de l’Association des Archivistes Français (AAF).

– « Le centre de formation des archivistes, hasard ou nécessité ? » 

16h40                                            Discussion

Conclusion :

17h00

M. Patrice MARCILLOUX, maître de conférences à l’Université d’Angers.

Le blog des étudiants est ici.

Normes et archives : vers des pratiques professionnelles optimisées ? (journée d’étude du 5 février 2010)

Programme de la journée

9h30 : Ouverture de la journée par Didier Le Gall, doyen de la faculté des lettres, langues et sciences humaines de l’Université d’Angers et Anne Lafon, présidente de l’AEDAA.
9h45 : Introduction par Bénédicte Grailles, maîtresse de conférences en archivistisque à l’Université d’Angers.

 

I / Le processus de normalisation

Présidence : Véronique Sarrazin.

10h : La commission de normalisation CG46/CN11 de l’AFNOR (Association française de normalisation) : retour d’expérience, par Damien Ferrero, archiviste de l’ADEME.

10h20 : Les normes sont des pratiques professionnelles : exercices de style du métier des archives, la norme Records Management, par Geneviève Drouhet écrivain et ancienne responsable du service d’archives du groupe Médéric.

10h40 : Normalisation/certification de l’archivage externalisé, par André Galistin, président de l’association PAGE (Prestataires en Archivage et Gestion Externalisée).
11h : Discussion.
11h20–11h40 : Pause.

II / Normes et pratiques professionnelles, entre contraintes et adaptations

Présidence : Didier Boisson.
11h40: Le rapport entre l’archiviste, l’archivistique et les normes informatiques ? par Florence Clavaud, déléguée à la formation informatique de l’école nationale des chartes.

12h : Pour une auto évaluation des pratiques de classement en fonction des normes : l’élaboration d’un manuel de procédures, par le groupe Gestion des services du Master 2 Histoire et métiers des archives de l’Université d’Angers.

12h20: Discussion.
12h30–14h : Déjeuner.

14h : Les bâtiments d’archives : quand la pratique construit la norme , par Corentin Sommier, doctorant en sciences humaines , spécialité archivistique au sein du CERHIO UMR – 6258.

14h20 : Exposer des documents patrimoniaux : la norme à l’épreuve de la réalité, par Anne-Hélène Rigogne, adjointe au chef du service des expositions de la Bibliothèque nationale de France.

14h40 : La normalisation : un gage de réussite pour l’archivage numérique, par Michel Jacobson, chef de projet sur l’archivage électronique au département de l’innovation technologique et de la normalisation (DITN) à la direction des Archives de France.

15h–15h20 : Discussion.
15h20–15h40 : Pause.

III / La norme, un moyen d’amélioration de la notion de service ?
Présidence : Jean-Michel Matz.

15h40 : Démarche qualité et certification au sein d’un établissement accrédité : le CHRU de Tours. Retour d’expérience et valorisation de l’image du service central d’archives, par Anne–Marie Bailloux, archiviste hospitalier responsable du service central d’archives du CHRU de Tours.

16h : Les normes ISO 2789 et ISO 11620 : prendre la mesure de la bibliothèque à l’ère du Nouveau management public, par Pierre-Yves Renard, conservateur de la bibliothèque de l’Insee – Animateur de la commission de normalisation française “évaluation des résultats des services documentaires ».

16h20 : La certification ISO 9001 appliquée à la gestion des archives publiques : l’expérience du Centre des Archives de l’Armement et du Personnel, Anne-Élyse Lebourgeois, conservateur du patrimoine au Centredes Archives de l’Armement et du Personnel SHD/CAA.

16h40–17h : Discussion.

17h : Conclusion par Patrice Marcilloux, maître de conférences en archivistique à l’Université d’Angers.
17h30 : Visite de l’exposition Ici des choses volent de Nini Geslin (galerie 5 de la Bibliothèque universitaire d’Angers). 

Le blog des étudiants est ici.