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Classement et records management

 

Contexte et contributeurs

Ce projet de modélisation prend la suite de celui qui a été mené en 2009-2010 sur les archives définitives. Cette fois-ci, il s’agissait d’appréhender la notion de classement versus Records management. Il a été mené en collaboration et avec le soutien de la Commission Records Management (CRM) de l’Association des archivistes français (AAF)  toute nouvellement créée en 2011  et animée par Sylvie Dessolin-Baumann, responsable du centre national des archives de l’association pour la formation professionnelle des adultes (AFPA). Ont contribué les étudiants de l’option Records management du master Métiers des archives de l’université d’Angers, promotion 2010-2011 : Florimont Carton, Marion Lacour, Sylvain Louvet, Marc Scaglione, Raphaël Vaudaux. Ils ont bénéficié de l’aide bienveillante de professionnels : Aurélien Conraux, chef de la mission pour la gestion de la production documentaire et des archives à la Bibliothèque nationale de France ; Sylvie Dessolin-Baumann déjà citée ; Delphine Fournier archiviste au sein du Commissariat à l’énergie atomique et aux énergies renouvelables (CEA) ; Damien Hamard, chargé de mission archives à l’Université d’Angers ; Arnaud Jules, Records Manager du groupe France Telecom ; Anne-Élyse Lebourgeois, conservateur du patrimoine au Ministère de la Défense, centre des archives du personnel et de l’armement à Châtellerault ; Anne-Sophie Maure, chargée d’études documentaires au ministère des Affaires étrangères et européennes. Le projet devait aboutir à un manuel décrivant les procédures dans lesquelles s’opéraient une classification, notamment l’élaboration des plan de classement ou de classification, système d’identification, indexation.

Méthodologie

La méthodologie suivie a été la même que pour le manuel de classement des archives historiques : revue bibliographique et cybérographique, recueil d’expériences par une enquête écrite complétée par des entretiens oraux, analyses des données et élaboration de procédures, soumission à un groupe test, corrections. Sur un plan pratique, nous avons utilisé un logiciel d’un éditeur connu qui permet de créer des diagrammes et schémas de processus dynamiques et qui présente l’avantage de proposer une version gratuite pour les étudiants.

Périmètre

Il a été décidé de se concentrer sur la phase préalable, celle de la conception d’un système de Records management, tout en intégrant les actions relatives à l’amélioration continue du système. Nous nous sommes intéressés aux opérations liées à l’élaboration d’un plan de classement de type RM (ou plan de classification, en rose), à la création d’un système de nommage et d’identification (en bleu), aux contrôles et processus correctifs (en jaune). 11 processus sur 16 ont fait l’objet d’une analyse (en gris, tâches non décrites par un ordinogramme).

Shéma des opérations de classement en Records Management

 

[télécharger l’image en pdf, cerhio_bg_process_classement_rm_2011]

Un projet voué à l’échec ?

Les difficultés ont été nombreuses et témoignent de fait des débats qui agitent les milieux professionnels sur la question du Records management  : ambigüité de définition et périmètre des Records ; existence d’une tradition de pré-archivage spécifique en France ; appréhension variable des outils du RM ; difficultés à s’accorder sur une terminologie commune et méfiance envers la terminologie internationale. Le terme de « classe » a par exemple posé problème et n’a pas suscité d’adhésion. L’objectif du projet était de modéliser les bonnes pratiques. Il a inversement démontré que le consensus professionnel n’était pas abouti sur la question. La phase d’enquête et de test a fait apparaître des injonctions contradictoires qui ont rendu la modélisation contestable. Un autre problème a surgi qui a amené à restreindre le périmètre de départ, celui de la nécessaire distinction entre la conception du système et la mise en œuvre opérationnelle.

 

Mais de possibles rebondissements

Ce projet, dont nous avons  évoqué les limites, est à concevoir comme une première étape dans la modélisation du RM. Il a été présenté lors de la réunion de la commission Records management de l’AAF le 9 décembre 2011 à Issy-les-Moulineaux (programme [en ligne], consulté le 20 mars 2011). Un groupe de travail spécifique « modélisation, procédures, partage » devra conduire un enquête auprès des membres et mener à bien un nouveau recueil d’expériences. Cette collecte, qui a un objectif plus large que la modélisation du classement puisqu’elle entend s’intéresser à l’ensemble du système RM, permettra de reprendre, avec des données complétées, cette question.

La fonction archive et les organisations : entre coopération et stratégies d’intégration (journée d’étude du 14 mars 2008)

Présentation et programme 

Chaque organisme a des besoins en archives conduisant à une confrontation d’offres et de demandes. Les archivistes doivent s’efforcer d’appliquer les règlements et pratiques professionnelles en vigueur tout en s’adaptant aux exigences des organismes. N’y a-t-il pas lieu de constater les limites de la position traditionnelle des archivistes qui consiste à édicter des règles et des normes ? Comment les besoins des organisations influencent-ils le travail et la place de l’archiviste ? Comment s’expriment ces besoins ? L’influence est-elle positive ou dangereuse ?

 

Ouverture protocolaire :

9h30

–          M. Didier LE GALL, doyen de la faculté des lettres, langues et sciences humaines de l’université d’Angers.

–          Mme Mathilde ARMAND, présidente de l’association des étudiants et diplômés en archivistique d’Angers.

Introduction :

9h45

–          Mme Bénédicte GRAILLES – Maîtresse de conférences et responsable de la filière archives à l’université d’Angers.

Thème 1 : L’efficacité du travail de l’archiviste dans un monde normalisé

Sous la présidence de M. Yves DENÉCHÈRE,

agrégé d’histoire et maître de conférences à l’université d’Angers.

10h00

1-    M. Pascal EVEN – Responsable du département de la politique archivistique et de la coordination interministérielle à la direction des archives de France.

« La collecte des archives à l’épreuve des changements administratifs et électroniques » 

10h20

2-    M. Henri ZUBER – Conservateur du patrimoine, responsable du service des archives et de la documentation de la SNCF.

– « Construction d’un business case : le projet « nouvelle politique d’archivage » de la SNCF 

 10h40

3-    M. Sébastien STUDER – Conservateur du patrimoine, adjoint au chef du bureau de la politique des archives et des bibliothèques à la direction de la Mémoire, du Patrimoine et des Archives, ministère de la Défense

« Le plan de modernisation des archives de la Défense »

11h00                                            Discussion

11h20-11h40                                    Pause

Thème 2 : L’expression des besoins : l’apport des théories managériales

Sous la présidence de M. Philippe HAUDRÈRE,

agrégé d’histoire, docteur d’Etat,  et professeur à l’université d’Angers et membre de l’Académie de Marine.

11h40

1-    Mme Carole Le Rendu-Lizée – Université d’Angers. Laboratoire Angevin de Recherche en Gestion des Organisations (LARGO).

– « L’apport de la sociologie des organisations »

12h00

2-    Mme Marie-Dominique Lucas – Consultante en qualité au sein de la Direction de la prospective et de la modernisation, Conseil général de Maine et Loire.

– « La norme ISO 9001 et la gestion de la documentation »

12h30-14h00                        Pause déjeuner

14h00

3-    M. Franck Vieillefon – Responsable du traitement documentaire au sein de la société Eséis (Groupe Elyo)

– « Couverture du risque par la gestion de l’information : une stratégie d’entreprise »

14h20

4-    M. Jean-Marc BLANCHERIE – Fondateur et directeur d’I-KM, Intelligence Knowledge Management

– « Le knowledge management et la capitalisation de l’information et de la connaissance »

14h40-15h00                             Discussion


 

Thème 3 : L’évolution du métier d’archiviste : vers de nouveaux modèles ?

Sous la présidence de M. JeanMichel MATZ,

maître de conférences d’histoire médiévale à l’université d’Angers.

15h00

Introduction : « Les nouvelles exigences du marché de l’emploi », par les étudiants du master 2 professionnel, archives et réseaux documentaires de l’université d’Angers.

15h15

1-    M. Pierre-André MARTIN et Mme Agnès DEJOB respectivement, Directeur des Systèmes d’information et de l’innovation numérique (DS2IN) et responsable du Pôle Archives, Conseil régional des Pays de la Loire.

« La place des archives parmi les systèmes d’information »

15h35-16h00                                   Pause

16h00

2-    Mme Mathilde ARMAND – Coordinateur de la gestion documentaire et de l’archivage au sein de la société Snecma (Groupe Safran).

– « L’archiviste et le records management : de la théorie à la pratique, un retour d’expériences »

16h20

3-    Mme Clarisse HOLIK – Responsable du centre de formation de l’Association des Archivistes Français (AAF).

– « Le centre de formation des archivistes, hasard ou nécessité ? » 

16h40                                            Discussion

Conclusion :

17h00

M. Patrice MARCILLOUX, maître de conférences à l’Université d’Angers.

Le blog des étudiants est ici.

Normes et archives : vers des pratiques professionnelles optimisées ? (journée d’étude du 5 février 2010)

Programme de la journée

9h30 : Ouverture de la journée par Didier Le Gall, doyen de la faculté des lettres, langues et sciences humaines de l’Université d’Angers et Anne Lafon, présidente de l’AEDAA.
9h45 : Introduction par Bénédicte Grailles, maîtresse de conférences en archivistisque à l’Université d’Angers.

 

I / Le processus de normalisation

Présidence : Véronique Sarrazin.

10h : La commission de normalisation CG46/CN11 de l’AFNOR (Association française de normalisation) : retour d’expérience, par Damien Ferrero, archiviste de l’ADEME.

10h20 : Les normes sont des pratiques professionnelles : exercices de style du métier des archives, la norme Records Management, par Geneviève Drouhet écrivain et ancienne responsable du service d’archives du groupe Médéric.

10h40 : Normalisation/certification de l’archivage externalisé, par André Galistin, président de l’association PAGE (Prestataires en Archivage et Gestion Externalisée).
11h : Discussion.
11h20–11h40 : Pause.

II / Normes et pratiques professionnelles, entre contraintes et adaptations

Présidence : Didier Boisson.
11h40: Le rapport entre l’archiviste, l’archivistique et les normes informatiques ? par Florence Clavaud, déléguée à la formation informatique de l’école nationale des chartes.

12h : Pour une auto évaluation des pratiques de classement en fonction des normes : l’élaboration d’un manuel de procédures, par le groupe Gestion des services du Master 2 Histoire et métiers des archives de l’Université d’Angers.

12h20: Discussion.
12h30–14h : Déjeuner.

14h : Les bâtiments d’archives : quand la pratique construit la norme , par Corentin Sommier, doctorant en sciences humaines , spécialité archivistique au sein du CERHIO UMR – 6258.

14h20 : Exposer des documents patrimoniaux : la norme à l’épreuve de la réalité, par Anne-Hélène Rigogne, adjointe au chef du service des expositions de la Bibliothèque nationale de France.

14h40 : La normalisation : un gage de réussite pour l’archivage numérique, par Michel Jacobson, chef de projet sur l’archivage électronique au département de l’innovation technologique et de la normalisation (DITN) à la direction des Archives de France.

15h–15h20 : Discussion.
15h20–15h40 : Pause.

III / La norme, un moyen d’amélioration de la notion de service ?
Présidence : Jean-Michel Matz.

15h40 : Démarche qualité et certification au sein d’un établissement accrédité : le CHRU de Tours. Retour d’expérience et valorisation de l’image du service central d’archives, par Anne–Marie Bailloux, archiviste hospitalier responsable du service central d’archives du CHRU de Tours.

16h : Les normes ISO 2789 et ISO 11620 : prendre la mesure de la bibliothèque à l’ère du Nouveau management public, par Pierre-Yves Renard, conservateur de la bibliothèque de l’Insee – Animateur de la commission de normalisation française “évaluation des résultats des services documentaires ».

16h20 : La certification ISO 9001 appliquée à la gestion des archives publiques : l’expérience du Centre des Archives de l’Armement et du Personnel, Anne-Élyse Lebourgeois, conservateur du patrimoine au Centredes Archives de l’Armement et du Personnel SHD/CAA.

16h40–17h : Discussion.

17h : Conclusion par Patrice Marcilloux, maître de conférences en archivistique à l’Université d’Angers.
17h30 : Visite de l’exposition Ici des choses volent de Nini Geslin (galerie 5 de la Bibliothèque universitaire d’Angers). 

Le blog des étudiants est ici.