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La description des producteurs d’archives : un projet collaboratif ambitieux

 Par Carine Audigier, Hugues Brochet, Maxime Cormier, Guillaume Coupevent, Céline Girault, Nicolas Massard, Côme Micolon de Guérines, Hélène Rebours, étudiants de l’option « gestion des services » du Master 2 « Métier des Archives » de l’Université d’Angers, promotion 2012-2013.

Lors du congrès international des archives de Brisbane le 22 août 2012, Claire Sibille-de Grimoüard, représentant le Service interministériel des Archives de France (SIAF), a présenté un projet de développement d’un fichier national d’autorité pour les services territoriaux d’archives. Cet outil collaboratif, dont l’initiative revient à la section « archives départementales » de l’Association des archivistes français (AAF), bénéficie de la collaboration du SIAF et de l’AAF. Il a pour but de répondre aux besoins des services départementaux d’archives qui ont à décrire des producteurs équivalents. Une convention a été signée en septembre 2010 entre le directeur du SIAF et le président de l’AAF. Cette collaboration est l’aboutissement d’une réflexion sur la mutualisation des descriptions archivistiques et sur leur interopérabilité.

Un groupe de travail « Notices d’autorité producteurs » a été créé au sein de ces deux organismes. Il s’est donné pour objectifs de recenser l’ensemble des producteurs de 1800 à nos jours dont les fonds sont susceptibles d’être versés aux services départementaux d’archives, d’en dresser une liste par grands domaines administratifs et de rédiger des notices d’autorités échangeables conformes aux normes ISAAR (CPF)1  et EAC2. À l’heure actuelle, le groupe de travail s’est concentré sur les services extérieurs de l’État, plus spécifiquement le domaine « justice ». Le SIAF apporte son expertise en matière de contrôle et de validation des notices créées. Les notices sont mises à disposition grâce à une plate-forme ICA-AtoM3 dédiée au projet (www.ica-atom.org/aaf/), dont la maintenance est assurée pour le moment par la société Artefactual.

Dans le cadre du Master 2 « Métiers des archives » de l’Université d’Angers, les étudiants de l’option « gestion des services » ont pris en charge la rédaction de notices d’autorité du domaine « Affaires sociales, santé ». Ce projet, débuté le 16 octobre 2012, prendra fin en février 2013. Le groupe, nommé ENADASS (Élaboration de notices d’autorité : domaine affaires sociales, santé), travaille sous la direction de Bénédicte Grailles, maîtresse de conférences à l’Université d’Angers et conservatrice du patrimoine, et la conduite de Claire Sibille-de-Grimoüard, conservatrice en chef au Service interministériel des Archives de France, et d’Isabelle Chave, conservatrice aux Archives nationales et présidente de la section « Archives départementales » de l’AAF jusqu’en janvier 2013.

Divisés en sous-groupes, les huit étudiants se sont répartis les producteurs en fonction de leur activité : hospitalisation, sécurité sociale, éducation spécialisée, affaires sanitaires et cohésion sociale. Après leur réalisation, les fiches sont soumises à la validation des membres du comité de pilotage avant leur saisie sur le logiciel ICA-AtoM.

Les étudiants espèrent ainsi contribuer à l’uniformisation des notices d’autorité dans les services d’archives.

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1. Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles élaborée par le Conseil international des archives.

2. Shéma XML, publié en mars 2010, permettant de décrire tout producteur d’archives, en conformité avec la norme du Conseil international des archives ISAAR (CPF).

3. Logiciel libre développé à l’initiative du Conseil international des archives. Acronyme d’International Council on archives – Access to Memory. Permet de saisir des données conformément aux normes du Conseil international des archives et de les exporter en XML-EAC.