Par Perrine Guillon et Kévin Fouquet

Adélaïde Choisnet est archiviste au sein de l’Office français de protection des réfugiés et apatrides (OFPRA). L’OFPRA est un établissement public administratif qui a trois missions principales : l’instruction des demandes de protection internationale, la protection juridique et administrative des réfugiés, apatrides et bénéficiaires de la protection subsidiaire, ainsi qu’une mission de conseil relative aux demandeurs d’asile¹. L’intervention d’Adélaïde Choisnet, à l’occasion de la 18^e journée d’archivistique d’Angers, portait sur la valorisation de fonds d’archives sensibles par leur publication en ligne et les problématiques au regard de leur communicabilité qu’un tel projet a soulevées.

Les fonds en question sont constitués de documents nominatifs établis entre 1924 et 1952 au titre des accords Nansen qui ont instauré le passeport du même nom en 1922². Ces archives ont été produites par les offices des réfugiés russes, géorgiens et arméniens ainsi que par le Bureau chargé des intérêts des apatrides³. Elles se composent principalement de certificats utilisés pour prouver les droits, la nationalité et le statut des réfugiés. Ces documents étaient également nécessaires à l’établissement d’un passeport Nansen. Le fonds contient en outre un nombre important de pièces annexes (correspondance, actes de notoriété, attestations…). L’ensemble des dossiers représente 37 mètres linéaires et a été récupéré par l’OFPRA à sa création en 1952.

Ces fonds sont les plus anciens conservés par l’OFPRA. Pour assurer leur pérennisation, une campagne de numérisation a débuté en 2011. Au cours de cette opération, le service d’archives a commencé l’indexation des documents pour un usage interne et non pas dans un but de valorisation. À mesure que le projet progressait s’est posée la question de leur publication en ligne dans le respect de la protection des données. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est le texte de référence pour la protection des données personnelles des personnes encore en vie. Ses articles 4 et 9 définissent les données personnelles et sensibles⁴. En s’appuyant sur ceux-ci, le service d’archives de l’OFPRA a décidé de considérer l’intégralité des fonds comme sensible. Toutefois, le RGPD ne s’applique qu’aux données personnelles de personnes vivantes, or, l’OFPRA n’a pas les moyens de vérifier que les personnes mentionnées dans ces documents sont encore en vie.

En parallèle, un dialogue avec la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) s’est instauré concernant le délai de communicabilité de ces archives entre 2014 et 2015. En ce qui concerne la mise en ligne des fonds, l’Autorisation Unique 029 de la CNIL était en vigueur au début du projet. Celle-ci proscrivait la mise en ligne d’archives contenant des données personnelles avant un délai de 100 ans à partir de la date du document, et de celles contenant des données sensibles avant 150 ans⁵. Depuis, le décret 2018-1117 a remplacé cette disposition. Il stipule que les documents contenant des données personnelles peuvent être rendus publics en fonction des dispositions du Code du patrimoine⁶, tandis que ceux contenant des données sensibles nécessitent un délai de 100 ans à partir de la date du document⁷.

Selon un avis de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA), le portail d’archives en ligne de l’OFPRA touche un public par nature plus restreint. Cet état de fait a permis un compromis avec la CADA : l’OFPRA peut publier en ligne ces archives sensibles à condition d’en contrôler l’accès en obligeant les utilisateurs voulant les consulter à s’inscrire au préalable. Les administrateurs du site acceptent ensuite leur inscription en prenant en compte la motivation et la justesse de leur demande. Les utilisateurs sont également encouragés à participer à l’opération d’indexation collaborative. Cette dernière permet de pallier les limitations linguistiques et humaines du service d’archives. Adélaïde Choisnet qualifie donc ce portail de « salle de lecture virtuelle ».

Adélaïde Choisnet a conclu sa présentation en expliquant qu’il était nécessaire de trouver un compromis et d’octroyer un accès à ces archives singulières face à l’intérêt grandissant du public. Il reste cependant beaucoup à faire pour concilier intérêts publics et privés au regard de la protection des données, ainsi que pour informer les usagers des modalités de communication.

1 OFPRA, Présentation générale, [en ligne], dernière mise à jour le 8 août 2018, disponible sur : https://www.ofpra.gouv.fr/fr/l-ofpra/presentation-generale (consulté le 15 février 2020).

2 OFPRA, Glossaire – Lettre P, [en ligne], disponible sur : https://www.ofpra.gouv.fr/fr/glossaire?lettre=P (consulté le 15 février 2020).

3 OFPRA, Archives en ligne, [en ligne], disponible sur : https://www.ofpra.gouv.fr/fr/histoire-archives/archives/archives-en-ligne (consulté le 15 février 2020).

4 CNIL, Le règlement général sur la protection des données – RGPD, [en ligne], dernière mise à jour le 23 mai 2018, disponible sur : https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees (consulté le 15 février 2020).

5 CNIL, Autorisation Unique AU-029, [en ligne], disponible sur : https://www.cnil.fr/fr/declaration/au-029-archives-publiques (consulté le 15 février 2020).

6 Ces dispositions sont visibles dans le chapitre 3 du titre I^er du Livre II.

7 Legifrance, Décret n^o 2018-1117, , disponible sur : https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000037797147 (consulté le 15 février 2020).

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