Classement et records management

 

Contexte et contributeurs

Ce projet de modélisation prend la suite de celui qui a été mené en 2009-2010 sur les archives définitives. Cette fois-ci, il s’agissait d’appréhender la notion de classement versus Records management. Il a été mené en collaboration et avec le soutien de la Commission Records Management (CRM) de l’Association des archivistes français (AAF)  toute nouvellement créée en 2011  et animée par Sylvie Dessolin-Baumann, responsable du centre national des archives de l’association pour la formation professionnelle des adultes (AFPA). Ont contribué les étudiants de l’option Records management du master Métiers des archives de l’université d’Angers, promotion 2010-2011 : Florimont Carton, Marion Lacour, Sylvain Louvet, Marc Scaglione, Raphaël Vaudaux. Ils ont bénéficié de l’aide bienveillante de professionnels : Aurélien Conraux, chef de la mission pour la gestion de la production documentaire et des archives à la Bibliothèque nationale de France ; Sylvie Dessolin-Baumann déjà citée ; Delphine Fournier archiviste au sein du Commissariat à l’énergie atomique et aux énergies renouvelables (CEA) ; Damien Hamard, chargé de mission archives à l’Université d’Angers ; Arnaud Jules, Records Manager du groupe France Telecom ; Anne-Élyse Lebourgeois, conservateur du patrimoine au Ministère de la Défense, centre des archives du personnel et de l’armement à Châtellerault ; Anne-Sophie Maure, chargée d’études documentaires au ministère des Affaires étrangères et européennes. Le projet devait aboutir à un manuel décrivant les procédures dans lesquelles s’opéraient une classification, notamment l’élaboration des plan de classement ou de classification, système d’identification, indexation.

Méthodologie

La méthodologie suivie a été la même que pour le manuel de classement des archives historiques : revue bibliographique et cybérographique, recueil d’expériences par une enquête écrite complétée par des entretiens oraux, analyses des données et élaboration de procédures, soumission à un groupe test, corrections. Sur un plan pratique, nous avons utilisé un logiciel d’un éditeur connu qui permet de créer des diagrammes et schémas de processus dynamiques et qui présente l’avantage de proposer une version gratuite pour les étudiants.

Périmètre

Il a été décidé de se concentrer sur la phase préalable, celle de la conception d’un système de Records management, tout en intégrant les actions relatives à l’amélioration continue du système. Nous nous sommes intéressés aux opérations liées à l’élaboration d’un plan de classement de type RM (ou plan de classification, en rose), à la création d’un système de nommage et d’identification (en bleu), aux contrôles et processus correctifs (en jaune). 11 processus sur 16 ont fait l’objet d’une analyse (en gris, tâches non décrites par un ordinogramme).

Shéma des opérations de classement en Records Management

 

[télécharger l’image en pdf, cerhio_bg_process_classement_rm_2011]

Un projet voué à l’échec ?

Les difficultés ont été nombreuses et témoignent de fait des débats qui agitent les milieux professionnels sur la question du Records management  : ambigüité de définition et périmètre des Records ; existence d’une tradition de pré-archivage spécifique en France ; appréhension variable des outils du RM ; difficultés à s’accorder sur une terminologie commune et méfiance envers la terminologie internationale. Le terme de « classe » a par exemple posé problème et n’a pas suscité d’adhésion. L’objectif du projet était de modéliser les bonnes pratiques. Il a inversement démontré que le consensus professionnel n’était pas abouti sur la question. La phase d’enquête et de test a fait apparaître des injonctions contradictoires qui ont rendu la modélisation contestable. Un autre problème a surgi qui a amené à restreindre le périmètre de départ, celui de la nécessaire distinction entre la conception du système et la mise en œuvre opérationnelle.

 

Mais de possibles rebondissements

Ce projet, dont nous avons  évoqué les limites, est à concevoir comme une première étape dans la modélisation du RM. Il a été présenté lors de la réunion de la commission Records management de l’AAF le 9 décembre 2011 à Issy-les-Moulineaux (programme [en ligne], consulté le 20 mars 2011). Un groupe de travail spécifique « modélisation, procédures, partage » devra conduire un enquête auprès des membres et mener à bien un nouveau recueil d’expériences. Cette collecte, qui a un objectif plus large que la modélisation du classement puisqu’elle entend s’intéresser à l’ensemble du système RM, permettra de reprendre, avec des données complétées, cette question.


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