Qu’est-ce que classer des archives définitives ?

Dans le cadre du projet de modélisation du classement des archives définitives, nous avons essayé de décomposer toutes les actions, d’analyser leur enchaînement et de dresser la liste des outils mobilisés.

 À partir des quatre grandes phases, à savoir « identifier le fonds », « préparer le classement », « trier et éliminer », « mettre en œuvre le classement », différentes opérations ont été identifiées. Pour des raisons de lisibilité des ordinogrammes, il a parfois été nécessaire d’extraire des sous-processus explicitement rattachés à un processus parent.

Les quatre phases ont été décomposées en 17 sous-tâches. 

 

  Phase d’identification du fonds
  • Délimiter le fonds
  • Identifier le producteur
  • Collecter des informations sur le producteur
  • Attribuer au fonds sa place dans le plan de répartition des fonds du service

 

  Phase de préparation du classement
  • Récoler 
  • Identifier les ensembles de documents
  • Créer et mettre à jour un journal de classement
  • Identifier les documents manquants
  • Rechercher les documents manquants
  • Élaborer un plan de classement

 

  Phase de tris et éliminations
  • Trier un fonds d’archives
  • Vérifier la lisibilité du support
  • Valider l’élimination
  • Échantillonner

 

  Phase  de mise en œuvre du classement
  • Mettre en ordre matériellement un fonds
  • Constituer un article
  • Coter les articles

À titre de comparaison, les Archives nationales du Québec dans leur manuel Normes et procédures archivistiques[1] proposent, dans le chapitre C intitulé La classification d’archives[2] le cheminement suivant[3] :

  • Section 1 – L’application du principe de respect des fonds
  • Section 2 – Le plan général de classification des Archives nationales du Québec
  • Section 3 – L’élaboration du plan de classification spécifique d’un fonds ou d’une collection
  • Section 4 – La cotation des unités de description
  • Section 5 – La numérotation des unités de rangement
  • Section 6 – La numérotation des chemises de classement

 

Contexte du projet et bilan : ici.


[1] 6e édition revue et augmentée, Québec, Les publications du Québec, Ministère de la Culture et des Communications, 1996, 191 p.

[2] Auteurs de ce chapitre : Jean-Pierre Therrien, Jacques Ducharme, Louis Garon, Gilles Héon, Gilles Durand, Normand Charbonneau.

[3] La question du tri est traitée dans un autre chapitre.


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