Dans le cadre du projet de modélisation du classement des archives définitives, nous avons essayé de décomposer toutes les actions, d’analyser leur enchaînement et de dresser la liste des outils mobilisés.

 À partir des quatre grandes phases, à savoir “identifier le fonds”, “préparer le classement”, “trier et éliminer”, “mettre en œuvre le classement”, différentes opérations ont été identifiées. Pour des raisons de lisibilité des ordinogrammes, il a parfois été nécessaire d’extraire des sous-processus explicitement rattachés à un processus parent.

Les quatre phases ont été décomposées en 17 sous-tâches. 

 

Phase d’identification du fonds

Délimiter le fonds Identifier le producteur Collecter des informations sur le producteur Attribuer au fonds sa place dans le plan de répartition des fonds du service

 

Phase de préparation du classement

Récoler  Identifier les ensembles de documents Créer et mettre à jour un journal de classement Identifier les documents manquants Rechercher les documents manquants Élaborer un plan de classement

 

Phase de tris et éliminations

Trier un fonds d’archives Vérifier la lisibilité du support Valider l’élimination Échantillonner

 

Phase  de mise en œuvre du classement

Mettre en ordre matériellement un fonds Constituer un article Coter les articles

À titre de comparaison, les Archives nationales du Québec dans leur manuel Normes et procédures archivistiques[1] proposent, dans le chapitre C intitulé La classification d’archives[2] le cheminement suivant[3] :

• Section 1 – L’application du principe de respect des fonds
• Section 2 – Le plan général de classification des Archives nationales du Québec
• Section 3 – L’élaboration du plan de classification spécifique d’un fonds ou d’une collection
• Section 4 – La cotation des unités de description
• Section 5 – La numérotation des unités de rangement
• Section 6 – La numérotation des chemises de classement

 

Contexte du projet et bilan : ici.

---

---