Projet Caramèls : bulletin d’étape

Par Edgar Lejeune, post-doctorant Caramèls

Le projet de recherche CARAmèls a été initié en novembre 2021 au sein du laboratoire TEMOS, sous la direction de Patrice Marcilloux et de Bénédicte Grailles. Dans ce cadre, je me propose d’étudier le comportement des utilisateurs de messageries électroniques occupant des postes stratégiques dans des collectivités publiques, tant du point de vue de l’organisation, de la conservation et de l’élimination de leurs courriels. Cette recherche s’inscrit plus largement dans l’étude des pratiques des producteurs d’archives publiques, étant entendu que les mails doivent réglementairement être versés aux Archives nationales ou départementales et sont potentiellement constitutifs du patrimoine national.

État de l’art

De par son sujet, le projet CARAmèls s’inscrit à la jonction de plusieurs champs de recherche. Les emails et leurs utilisateurs ont été étudiés sous plusieurs angles depuis une vingtaine d’années (santé au travail, bonnes pratiques à mettre en œuvre,, usages et effets dans différents milieux professionnels, dimensions techniques de l’archivage). À l’exception de quelques rares travaux sur l’utilisation des emails dans le monde académique, la majeure partie de la littérature concerne le secteur privé et le monde de l’entreprise (voir bibliographie ci-après). Une vaste littérature en français concerne notamment l’utilisation des messageries électroniques chez les cadres. Une série de travaux, menés par Bénédicte Geffroy, Sophie Bretesché et François de Corbière a notamment abouti en 2018 à la publication d’un livre capital pour le sujet : E-bureaucratie : le travail emmailé des cadres.

Un autre pan des travaux en lien direct avec notre sujet est constitué par la littérature technique sur l’archivage électronique, et plus particulièrement sur l’archivage des emails. Plusieurs rapports ont été produits dans le monde anglo-saxon depuis la fin des années 2000. En 2011, Christopher J. Prom produit un document de ce type centré sur la question de la préservation des emails. Il y retrace l’histoire des travaux sur la question, marquée par l’article pionnier de David Bearman en 1994, « Managing Electronic Mail », le rapport final du projet Testbed ou l’article de Maureen Pennock dans le Digital Curation Manual de 2006, « Curating E-Mails : A Life-cycle Approach to the Management and Preservation of E-mail Messages ».

En 2018, Prom dirige la réalisation d’un nouveau rapport sur l’archivage des emails. Dans l’introduction, les auteurs insistent sur plusieurs éléments clefs pour notre enquête : la surabondance de l’utilisation des emails dans le monde professionnel (en moyenne 215 milliards d’emails échangés chaque jour dans le monde), les difficultés qui naissent de cette abondance dans les activités de collecte, d’évaluation, de conservation et de communication et l’intérêt de ce type de documentation pour les historiens, avec la substitution des mails aux correspondances papiers.

Ce bref état de l’art montre les nombreux défis techniques et intellectuelles qui se posent à la communauté des archivistes et des chercheurs intéressés par ce sujet. Tout d’abord, parmi la masse d’email produits dans un contexte donné, lesquels faut-il sélectionner ? Faut-il archiver tous les messages électroniques d’une institution donnée ? Ou choisir seulement certaines messageries ? Si oui, lesquelles choisir ? Et comment justifier de ce choix ? Ensuite, faut-il conserver tous les emails d’une boîte mail donnée ou en sélectionner certains ? Si oui, comment les sélectionner ?

En France, un groupe interministériel intitulé VITAM (Valeurs Immatérielles Transmises aux Archives pour Mémoire) a été créé en 2015 pour répondre aux enjeux de l’archivage numérique. Co-piloté par le Comité Interministériel aux Archives de France et la Direction Interministérielle du Numérique et des Systèmes d’Information et de la Communication, il visait à développer une solution logicielle d’archivage numérique et à l’implémenter dans les trois ministères à l’initiative de ce projet : le ministère des Affaires Étrangères et Européennes, le ministère des Armées et le ministère de la Culture. De façon tout à fait intéressante pour notre enquête, le groupe VITAM avait d’ailleurs fait de l’email un véritable produit d’appel pour alerter sur les problématiques organisationnelles de l’archivage électronique, en raison du fait que le mail est l’un des types de documents les plus usuels dans les pratiques des agents.

Au cours d’un entretien mené il y a quelques mois, Édouard Vasseur, ancien membre de VITAM, nous apprend que le principal défi pour les archivistes ne concerne désormais plus les dimensions techniques de l’archivage numérique, mais repose bien sur l’abondance de documents produits par les agents et sur l’hétérogénéité de leurs pratiques. L’une des principales limites au travail des archivistes des administrations tient donc, aujourd’hui, à l’absence d’une connaissance solide des pratiques de productions de ce type d’archives.

Pistes de recherches

Dans cette direction, le projet CARAmèls se propose de rechercher l’existence de profils d’utilisateurs des messageries électroniques, avec pour objectif d’alimenter l’expertise des archivistes dans leurs opérations d’évaluation des messageries électroniques à sélectionner au moment de la collecte. Cette recherche entend également identifier et décrire certaines pratiques à même d’aider les archivistes à avancer dans la résolution de problèmes techniques plus spécifiques, comme la pérennisation des pièces jointes ou la restitution des fils de discussion.

Pour mener cette enquête, la méthodologie établie consiste à conduire une série d’entretiens semi-directifs auprès d’administrateurs occupant des postes dits stratégiques. Depuis novembre 2021, une quinzaine d’entretiens ont été menés auprès de chefs et cheffes de bureau, de directeurs et directrices, de sous-directeurs et sous-directrices, de membres de cabinets ministériels, de membres de conseil municipal et d’inspecteurs généraux. Sur la base de ce travail, il est possible de dégager trois pistes de recherches qui seront explorées pendant les six prochains mois.

La première d’entre elles concerne le statut des écrits mails en tant que medium de communication. Depuis 2015, des chercheurs comme Bretesché, de Corbière et Geoffroy ont insisté sur l’existence d’un brouillage entre écrits formels et écrits informels dans les communications par mail. Comment définir cette différence ? Et comment celle-ci a pu évoluer au cours des dernières années au sein des administrations publiques ?

Ces questions recoupent d’ailleurs une autre problématique centrale pour comprendre le statut des écrits mails : celle de la répartition des échanges entre e-mails et autres moyens de communication (oralité, téléphone, SMS, messagerie instantanée, etc.). Quels sont les canaux de communication privilégiés des administrateurs, en fonction des services auxquels ils appartiennent, du type de message qu’ils entendent faire passer, de leurs positions hiérarchiques et de leurs interlocuteurs ? Et comment le choix du canal de communication influence-t-il le statut des messages, leurs caractères formels ou informels, etc. ?

Une dernière problématique fondamentale concerne encore le statut du mail comme médium de communication d’un message au sein des administrations publiques : comment le mail fait-il autorité ? Le passage de l’écrit papier à l’écrit électronique entraîne un bouleversement des modalités d’échanges entre les agents des administrations, alors même que les tâches et les missions de ces administrateurs n’ont que peu évolué. Les fonctionnalités des messageries électronique (pièces jointes, copies, transfert, etc.) affectent la forme des communications. La possibilité de reproduire un mail plus facilement qu’une lettre manuscrite ou typographiée affecte quant à elle sa circulation. Dès lors, quelles places prennent les écrits mails dans les chaînes de décision des administrations ? Et partant, ces messages ont-ils pris la place des habituels documents papier (correspondances, parapheurs, notes de services, etc.) ?

La deuxième piste de recherche sur laquelle porte notre étude concerne les usages de la messagerie électronique en tant qu’outil central de l’organisation du travail des cadres des collectivités publiques. Les premiers résultats de notre enquête montrent que la messagerie électronique fonctionne à la fois comme un carnet de commandes, un carnet d’adresses, un agenda et un outil de communication. À ce titre, il semble par exemple possible de distinguer entre ce qu’on pourrait appeler les agents « papiers », attachés à l’impression des documents, au classement des archives dans des dossiers, aux post-its, à l’agenda papier, etc., et les agents « boîtes mails », dont certains affirment que la messagerie électronique suffit à elle seule à exercer des fonctions administratives.

Derrière cette première distinction, plusieurs questions apparaissent, notamment en lien avec les stratégies de gestion du flux des messages. Comment les agents gèrent-ils les très nombreux messages reçus chaque jour ? Comment priorisent-ils les demandes à traiter ? Procèdent-ils au classement de leurs messages, et si oui, dans quel but et selon quelle logique ? Sur ce point, les premiers résultats de notre enquête semblent faire la part belle à l’existence de très nombreuses idiosyncrasies. Toutefois, l’espoir d’identifier des profils demeurent si l’on se concentre sur une autre question tout aussi fondamentale : celle de l’utilisation de la messagerie en tant qu’outil de sauvegarde, de stockage des messages et des fichiers, c’est-à-dire, de la messagerie électronique en tant que mémoire du travail.

Une troisième piste de recherche a encore pu être dégagée sur la base des premiers entretiens menés jusqu’ici. Elle concerne le rapport des interviewés à leur messagerie électronique considérée en tant qu’archives. Là encore, une première distinction peut être formulée sur la base des témoignages recueillis : il existe une distinction, chez les acteurs, entre ce que l’on peut qualifier de « conscience archivistique » et ce que l’on peut qualifier de « conscience du caractère public des documents de travail ». Le premier terme rend compte, chez les agents, d’une attention à la production de mails en tant qu’activité de constitution d’archives publiques ayant vocation à être collectés et communiqués en dépit du caractère parfois informels et personnels des échanges. Au contraire, la seconde expression proposée caractérise le comportement d’agents qui considèrent que seuls certains éléments, et plus spécifiquement les documents de travail, sont destinés à être transféré à autrui.

Deux principaux types de pratiques nous permettent de caractériser cette différence chez les administrateurs. Le premier concerne les pratiques de destruction et de classement des emails, très souvent révélateur de cette tension entre le fait que la messagerie électronique soit un instrument personnel de travail et de communication, et le fait que les agents administratifs soient des producteurs d’archives publiques. Le deuxième type de pratiques concernent les activités de communication et de transmission des boîtes mails, aux archives ou/et aux collaborateurs, qui attestent, très concrètement, des réticences, des limites et des choix opérés par les agents quant à l’archivage de leurs messageries électroniques.

Les quelques pistes de recherche mentionnées ici ne sont bien entendu que provisoires. Elle montre toutefois l’intérêt du projet CARAmèls pour la communauté des chercheurs en sciences humaines et sociales et pour les archivistes. La prochaine étape de notre travail consistera en la publication d’un article exposant les résultats de cette enquête. Un rapport de recherche sera également produit à l’issue du projet.

Bibliographie

Bearman, David. « Managing Electronic Mail ». Archives & Manuscripts, 1 mai 1994, 28‑50.

Bretesché, Sophie, Bénédicte Geffroy, et François de Corbière. E-bureaucratie : le travail emmailé des cadres. Paris, France: Presses des Mines, 2018.

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Programme VITAM (Vasseur E. et al.), L’archivage des messageries électroniques. Preuve de concept VITAM, 2013.

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