“The case of Ahmad Vs. University of Michigan” : quelle définition des archives publiques aux États-Unis ?

“The case of Ahmad vs. University of Michigan” est un article datant de mars/avril 2021, tiré de la revue Archival Outlook éditée par la Society of American Archivists (SAA). Il traite d’une question qui faisait alors débat aux États-Unis, autour de la possibilité de communiquer des archives privées par des services publics d’archives. La communication des archives privées dépend en principe des accords passés avec le donateur, ce qui a des conséquences sur la collecte de ces fonds par les archivistes. Se pose notamment la question suivante : ce type d’archives est-il soumis à la loi sur la liberté d’information, dite FOIA (Freedom of Information Act) ?

Trois auteurs participent à la rédaction de ce dossier : Aprille McKay est la directrice adjointe du service d’archives de la Bibliothèque historique Bentley de l’université du Michigan. Eira Tansey est une archiviste en charge des archives numériques de l’université de Cincinnati. Enfin, Peter Hirtle est membre du Berkman Center for Internet and Society de l’université d’Harvard. Ancien président de la SAA, il s’investit actuellement dans un groupe de travail sur la propriété intellectuelle.

Cet article met en exergue deux points de vue à propos de l’affaire opposant l’avocat Hassan Ahmad à l’université du Michigan quant à la consultation des archives privées du Dr John Tanton, détenues par la Bibliothèque historique Bentley. Ce dernier, décédé en 2019, est le fondateur de la Fédération pour la réforme de l’immigration américaine (FAIR). Il est considéré comme l’un des architectes de la politique d’immigration de la présidence de Donald Trump. Selon le contrat passé avec le donateur, une partie de ses documents déposés à l’université du Michigan ne sont pas communicables avant 2035. Compte tenu du fait que ces archives contiennent des éléments importants pour la compréhension de la politique d’État du gouvernement américain, Hassan Ahmad considère qu’elles revêtent un intérêt public pour mieux appréhender la pensée anti-immigration de la Maison Blanche. Ceci d’autant plus qu’elles sont détenues par un service public d’archives, en l’occurrence celui de la bibliothèque Bentley de l’université du Michigan, qui est soumise aux lois sur les archives publiques de l’État. En utilisant la loi FOIA qui permet à un citoyen d’accéder aux informations publiques, Hassan Ahmad demande à consulter ces archives en 2016. Il lance alors une bataille juridique autour de l’application ou non de cette loi dans ce cas précis. En parallèle, un débat émerge dans les sphères archivistiques et historiques américaines sur les conséquences de cette loi pour la collecte des archives privées.

La bibliothèque historique de Bentley, Université du Michigan (Auteur : Karen L. Janin, CC BY SA)

Dans un premier temps, l’université du Michigan rejette la demande de consultation de Hassan Ahmad en invoquant le fait que ces documents n’ont pas une origine publique au sens de la loi sur la liberté d’information, c’est-à-dire qu’ils n’ont pas été créés au cours d’une activité publique officielle de l’institution. L’avocat décide alors de porter l’affaire en justice, considérant que ces documents sont publics car appartenant à un établissement public. Selon la réglementation en vigueur, « a public record is a writing prepared, owned, used, in the possession of, or retained by a public body in the performance of an official function, from the time it is created ».

S’opposent dans cette affaire deux conceptions de la loi sur la liberté de l’information. Des archives privées, données par contrat et prévoyant des restrictions quant à leur publication, sont-elles publiques dans la mesure où elles appartiennent dorénavant à un service public d’archives ? Pour l’université et ses partisans, au premier rang desquels l’Association des bibliothèques universitaires et de recherche, la restriction de l’accès à certains fonds d’archives est un élément de négociation pour inciter un donateur à donner ses archives à une institution publique dans un contexte de forte concurrence avec les organismes privés. C’est la vision que prône notamment Peter Hirtle, pour qui l’application stricte du FOIA est contraire à la constitution de collections diversifiées. Cela peut aussi être considéré comme une entrave à la vie privée. Or, la mise en place d’un délai peut inciter les particuliers à donner leurs archives plutôt que de les détruire. Cette stratégie est défendue par certains archivistes qui mettent en avant l’intérêt d’acquérir des archives privées, même si elles sont payantes et soumises à une restriction d’accès, plutôt que de les laisser dans des collections privées ou qu’elles soient détruites. Eira Tansey rappelle au contraire que ces services d’archives sont financés sur fonds publics et que les archivistes ne peuvent militer pour la transparence que lorsqu’elle ne concerne pas leurs collections. En 2014, l’Associated Press avait rempli une demande d’archives publiques pour connaître le prix d’acquisition des archives de Gabriel García Márquez par le centre Harry Ransom de l’université du Texas. La SAA s’était alors positionnée pour rappeler qu’elle « soutenait, chaque fois que c’était possible, le droit fondamental du public à l’accès à l’information relative aux actions des agences publiques ». Eira Tansey recommande donc plutôt aux archivistes d’arrêter de collecter des documents qui ne pourraient être accessibles dans un délai raisonnable.

Ce débat autour de l’accès aux archives du Dr John Tanton met en avant la fragilité du cadre juridique encadrant la gestion des archives privées au sein de services publics d’archives dans le pays.  La loi sur la liberté de l’information peut modifier l’équilibre entre l’accès à ces archives et la volonté d’en restreindre la communicabilité pendant un certain temps. Cette affaire, jugée dans l’État du Michigan, pourrait créer un précédent et inciter d’autres demandeurs à faire modifier la loi dans d’autres États du pays. En avril 2022, l’affaire n’était toujours pas tranchée, l’affaire ayant été portée à la Cour Suprême du Michigan  qui cherchait alors à trouver un terrain d’accord entre les deux parties.

Guillaume Mortier et Tanguy Roussel, M2 Archives

 

The case of Ahmad Vs. University of Michigan : how to define public records in the USA ? (English Version)

« The case of Ahmad vs. University of Michigan” is an article published in the Archival Outlook by the Society of American Archivists (SAA) in March/April 2021. It addresses an issue that was being debated in the United States at the time: the communication of private records by a public repository. These records are usually closed according to the creator’s rights to restrict their access after concluding an agreement with the public archives offices. One question arises: are such records subject to the Freedom of Information Act (FOIA)?

Three authors contributed to this file : Aprille McKay is the assistant director of archives at the Bentley Historical Library at the University of Michigan. Eira Tansey is a Digital Archivist and Records Manager at the University of Cincinnati. Peter Hirtle is a member of the Berkman Center for Internet and Society at Harvard University. He is the former President of the Society of American Archivists and a member of the Working Group on Intellectual Property.

This article highlights two perspectives on Hassan Ahmad’s case. Hassan M. Ahmad is an immigration rights lawyer who requested access to a closed portion of the collection of John Tanton held by the Bentley Historical Library at the University of Michigan. Dr Tanton, who died in 2019, had created a network of organizations, including the Federation for American Immigration Reform (FAIR),  and is considered one of the architects of the immigration policy of the Donald Trump presidency. According to Tanton’s gift agreement, a portion of his collection at the Bentley Historical Library is closed until 2035. As a key factor of United States politics, the collection was considered by Hassan Ahmad as a public interest material. He argued that the collection fits the “public records” definition since it is under control of a public administration, the University of Michigan. Using  the Freedom of Information Act (FOIA), Hassan Ahmad asked to consult the Tanton collection in 2016. A legal battle started between the University of Michigan and Ahmad over whether or not the law should apply in this particular case. At the same time, a debate is emerging  in the archival and historical fields about the consequences of the law for the collection of private archives.

Initially, the University of Michigan denied access to Hassam Ahmad on the ground that the Tanton documents  were not created in the course of an official public activity of the institution. Under Michigan status a “public record” is “a writing prepared, owned, used, in the possession of, or retained by a public body in the performance of an official function, from the time it is created”.

In this case, there are two opposing views of the freedom of information act. Are private archives given to a public office administration becoming public records? For the University and associations such as the Association of College and Research Libraries, the donor’s restriction is an argument to encourage the donation of private archives in a context of strong competition with private institutions. Peter Hirtle considers that the strict application of FOIA is against collection diversity. Many archivists think that the solution is to negotiate with private donors because it is a long-term trade-off balancing short-term donors’ interest. Eira Tansey reminds SAA readers that public institutions depend on public funds and archivists can not ask for transparency only when it is inconvenient for them. In 2014, the Associated Press filed a public records request to find out how much the Harry Ransom Center at the University of Texas had paid for the Gabriel García Márquez archive. The SAA stated then that it supported « the public’s fundamental right to full and complete information regarding the operation of public agencies ». Eira Tansey recommends that archivists stop collecting records that cannot be accessed within a reasonable time.

This debate pointed out fragility of the legal framework for the management of  private records in public institutions in the USA. FOIA can shift the balance between access to these records and the desire to restrict their availability for a period of time. The Ahmad’s case, judged in Michigan, could set the precedent for other requesters to seek changes to the law in other states across the country. As of April 2022, the case was still pending. The Michigan Supreme Court was then trying to find a settlement between the two parties.

Guillaume Mortier, Tanguy Roussel, Master’s Degree student in Archival Studies, Angers University


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