Les impacts de la loi sur les archives sur la pratique archivistique au Botswana

Ce billet de blog, publié en 2018 dans le Journal de la société des archivistes sud-africains, est consacré à un article relatif aux conséquences de la Loi sur les Archives nationales et les services d’archivage du Botswana sur les pratiques archivistiques du pays.  Il est co-écrit par Tshepho Mosweu et Iwani Simon. La première est maîtresse de conférences au sein du département de bibliothéconomie et de sciences de l’information de l’université du Botswana. Elle y délivre des cours sur la gestion des archives et la gestion des connaissances. Elle a notamment publié des articles sur les archives électroniques. Iwani Simon, quant à elle, est archiviste aux Archives nationales et services d’archivage du Botswana (Botswana National Archives and Records Services – BNARS) depuis 2007.

Botswana National Archives and Records Services – BNARS (Mompati Dikunwane, CC BY SA)

Ces deux auteures s’intéressent à la législation s’appliquant aux Archives nationales du Botswana afin de mettre en avant les forces et les lacunes de la loi de 1978, modifiée en 2007, en les comparant aux bonnes pratiques internationales édictées par le Conseil international des archives et aux législations des pays voisins (Afrique du Sud, Zimbabwe et Tanzanie). Cette loi sur les Archives nationales fournit pour la première fois un cadre pour la gestion des archives. Le BNARS est créé en 1967, il est donc intéressant de noter qu’il a déjà fallu attendre plus de dix ans pour obtenir une loi en raison du contexte de transition politique vers un État indépendant (créé en 1966) mais également de son manque d’expérience dans la conservation des archives. Ces faiblesses posent un premier jalon de complexité dans cette recherche d’une législation complète et efficiente pour les archives du Botswana.

Tout d’abord, la loi sur les archives confère au BNARS le monopole national dans la gestion des archives et des documents. Elle suit ainsi les recommandations du Conseil international des archives avec la mise en place d’un organisme de contrôle que représente le BNARS. Ce dernier a aussi pour mission d’aider les services dans la gestion de leurs archives. Bien que cette loi précise le rôle du BNARS et des acteurs qui le composent, les deux auteures soulignent qu’il reste néanmoins tout un travail à réaliser autour de la définition des missions et de leur étendue. Par exemple, le directeur du BNARS peut faire d’un établissement un lieu de dépôt d’archives lorsqu’il possède des documents ayant une valeur archivistique avérée mais la loi n’indique pas clairement qui sera responsable de la gestion de ces archives, et encore moins qui traitera de la question de la conservation. En raison de cette insuffisance législative, aucun lieu de dépôt n’a jamais été déclaré et des institutions comme le département des services de radiodiffusion abritent un patrimoine archivistique d’intérêt majeur mais inaccessible. Selon les auteures, une définition des responsabilités, à l’image de ce que prévoit la loi tanzanienne, permettrait un meilleur accès à l’information.

BNARS joue un rôle important dans la diffusion des normes pour le traitement des archives et la création de documents de cadrage. BNARS propose donc une politique d’archivage suivant les points prescrits par le Conseil international des archives. Cependant, Tshepho Mosweu et Iwani Simon montrent dans leur article que les autres départements d’État semblent peu informés de ce qui est prescrit en matière de traitement des archives ce qui entraîne alors une hétérogénéité de la pratique archivistique. Là encore, les auteures considèrent qu’inscrire la responsabilité des producteurs d’archives dans la loi renforcerait la position de BNARS.

Elles justifient également ce manque d’harmonie par le fait qu’il manque certaines définitions dans la législation. Si cette dernière donne quelques éléments de définition des « records », elle n’explicite pas le terme « archives ». Les notions d’archives électroniques et d’archives privées ne sont ajoutées qu’en 2007. Pour les archives privées, cette dernière version ne donne aucune information complémentaire sur leur acquisition, ou sur leur gestion après intégration dans BNARS. Contrairement à l’Afrique du Sud, la législation du Botswana ne donne pas de précisions sur la gestion des archives électroniques et contribue ainsi à affaiblir la position de BNARS selon les auteures. Ce manque de clarté se ressent également lorsqu’il est évoqué, dans la loi, la question des sanctions en cas de dégradation, de destruction ou de vol de ces archives. De fait, les peines évoquées sont jugées faibles et ne représentent pas un obstacle convaincant pour les auteurs de ces infractions.

Enfin, une dernière difficulté est mise en avant dans cet article : celle de l’accès de ces documents. En effet, la loi fixe un délai de 20 ans avant sélection des archives et n’autorise la communication qu’une fois la sélection effectuée. Tshepho Mosweu et Iwani Simon préconisent de réduire ce délai dont elles considèrent qu’il met à mal le principe d’accessibilité des archives publiques puisque, par ailleurs, les Archives nationales du Botswana ont pour mission de faciliter l’accès des documents qui ont été reconnus comme ayant une valeur archivistique.

Selon l’article, la loi sur les archives du Botswana ne permet ne permet donc pas au BNARS d’assurer, en l’état, son mandat sur l’ensemble des archives publiques, privées, numériques. Certaines précisions manquent encore dans la législation en dépit de la modification de 2007 et représentent un obstacle à la bonne conservation des archives dans ce pays. Tshepho Mosweu et Iwani Simon plaident donc pour une nouvelle révision de la loi, tout en émettant des propositions précises inspirées des pays voisins comme la Tanzanie ou encore l’Afrique du Sud, afin de respecter les normes internationales, de couvrir la totalité de son champ d’intervention et de permettre à tous d’avoir accès à ces documents.

Source : Mosweu (Tshepho), Iwani (Simon), « The implications of the National Archives and Records Services Act on archival practice in Botswana », Journal of the South African Society of Archivists, n° 51, 2018, disponible en ligne.

Rose-Marie Oger et Marguerite de Billy, étudiantes du master 2 Archives

The implication of the National Archives and Records Services Act on the archival practice in Botswana

This blog post presents an article about the impact of the Botswana National Archives and Recording Services Act on archival practices in Botswana, published in the Journal of the Society of South African Archivists in 2018. It is co-authored by Tshepho Mosweu and Iwani Simon. The former is a senior lecturer in the Department of Library and Information Science at the University of Botswana. She teaches courses in archives management and knowledge management. She has published academic papers on electronic records. The latter has been an archivist at the Botswana National Archives and Records Services (BNARS) since 2007.

Both authors examine the legislation that applies to the National Archives of Botswana in order to highlight the strengths and weaknesses of the 1978 Act, as amended in 2007, by comparing it to international best practices set out by the International Council on Archives and to the legislation of neighboring countries (South Africa, Zimbabwe and Tanzania). This National Archives Act provides for the first time a framework for the management of archives. The BNARS was created in 1967, so it is interesting to note that it had already taken more than ten years to obtain legislation due to the context of political transition to an independent state (created in 1966), and because of its lack of experience in archival preservation. These weaknesses pose a first milestone of complexity in the search for a comprehensive and efficient legislation for archives in Botswana.

The National  Archives Act gives BNARS a national monopoly on the management of archives and records. It follows the recommendations of the International Council on Archives with the establishment of a supervisory body represented by BNARS. The latter also has the mission of helping the services in the management of their archives. Although this law specifies the role of the BNARS and the actors that make it up, the two authors point out that there is still a lot of work to be done in defining the missions and their scope. For example, the BNARS director may designate an institution as an archival repository when it has records of proven archival value, but the law does not clearly indicate who will be responsible for managing those records, let alone dealing with the issue of preservation. Because of the lack of legislation on this subject, no repository has ever been declared, and institutions such as the Department of Broadcasting Services house archival material of major interest but is inaccessible. The authors suggest that a definition of responsibilities, similar to the Tanzanian law, would allow for better access to information.

BNARS plays an important role in the dissemination of standards for archival processing and the creation of framework documents. It proposes an archival policy following the points prescribed by the International Council on Archives. However, Tshepho Mosweu and Iwani Simon show in their article that other state departments seem to be unaware of what is prescribed for archival processing, which then leads to heterogeneity in archival practice. Again, the authors believe that enshrining the responsibility of archives producers in law would strengthen the position of BNARS.

They also justify this lack of harmony by the fact that the legislation lacks certain definitions. While the legislation provides some definitions of “records,” it does explain the term “archives”. The concepts of electronic records and private records were not added until 2007. For private archives, this last version does not give any additional information on their acquisition, or on their management after integration into BNARS. In contrast to South Africa, Botswana’s legislation does not provide details on the management of electronic records and thus contributes to weakening the position of BNARS according to the authors. This lack of clarity is also evident in the law’s reference to penalties for defacement, destruction, or theft of these records. In fact, the penalties mentioned are considered weak and do not represent a convincing obstacle for the perpetrators of these offenses.

Finally, a last difficulty is put forward in this article: the access to these documents. Indeed, the law sets a deadline of 20 years before the appraisal of archives and only authorizes communication once the selection has been made. Tshepho Mosweu and Iwani Simon advocate for a reduction in this time limit, which undermines the principle of accessibility of public records, since the National Archives of Botswana is mandated to facilitate access to records that have been identified as having archival value.

According to the article, the Botswana Archives Act therefore does not allow the BNARS to carry out its mandate over all public, private, and digital records. Some details are still missing in the legislation despite the 2007 amendment and represent an obstacle to the proper preservation of archives in this country. Tshepho Mosweu and Iwani Simon advocate for a new revision of the law, while making specific proposals inspired by neighboring countries such as Tanzania and South Africa, in order to comply with international standards, to cover the entire scope of its intervention and to allow everyone to have access to these documents.

Source : Mosweu (Tshepho), Iwani (Simon), « The implications of the National Archives and Records Services Act on archival practice in Botswana », Journal of the South African Society of Archivists, n° 51, 2018, available online.

Rose-Marie Oger and Marguerite de Billy, Master’s Degree students in Archival Studies, Angers University

 

 


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