Les Archives nationales des États-Unis : organisation, activités et mandats. Conférence de Meg Phillips

Meg Phillips travaille aux Archives nationales américaines (NARA pour National Archives and Records Administration) depuis 2002 en tant qu’archiviste et records manager, puis comme chargée des relations extérieures depuis 2013. Elle est également la vice-présidente en charge de la commission des programmes au Conseil international des archives. Le 6 octobre 2021, elle a présenté son institution aux étudiants du master 2 Archives.

Présentation des Archives nationales américaines

La NARA a été créée le 19 juin 1934 par Franklin Delano Roosevelt sous la forme d’une agence indépendante dans le but de collecter les archives du gouvernement fédéral américain et y donner accès au peuple américain.

La NARA suit les principes édictés par trois législations principales. Le Federal Records Act de 1950, voté suite aux recommandations de la Commission Hoover (1947-1949), fixe le cadre juridique de collecte, de destruction et de préservation des archives. L’élimination est encadrée par des tableaux de gestion validés par l’archiviste des États-Unis, David S. Ferreiro, 10e archiviste des États -Unis, dont le mandat s’est terminé en 2022. La deuxième loi est le Freedom of Information Act (FOIA) de 1966 qui garantit un droit « d’assurer que les citoyens soient informés, ce qui est vital pour le fonctionnement d’une société démocratique ». Suite au scandale du Watergate, le Presidential Records Act de 1978 expose que les archives présidentielles sont une propriété du gouvernement et accessibles à tout citoyen. Tous les documents créés par le président sont conservés de manière définitive et doivent être transférés à la NARA le dernier jour du mandat présidentiel.

Le bâtiment de la National Archives and Records Administration (NARA) à Washington  (Crédits : David Samuel, CC-BY-SA)

La NARA dispose de 18 centres fédéraux qui conservent les archives intermédiaires et définitives au nom des agences fédérales, qui restent propriétaires des documents. La NARA a des magasins d’archives dans l’ensemble du pays mais ne conserve pas les archives des États et des administrations locales qui disposent de leurs propres services et n’ont aucune obligation légale envers la NARA. Cependant, ces institutions échangent sur leurs pratiques via des organisations professionnelles sur les archives et le records management, comme la Society of American Archivists.

1,3 million de personnes visitent chaque année les copies de la Déclaration d’indépendance, la Constitution des États-Unis et le Bill of Rights présentés à la Rotonde du Capitole.

Missions

La mission de la NARA est de “favoriser l’ouverture, cultiver la participation du public et renforcer la démocratie de notre nation grâce à un accès équitable aux documents gouvernementaux de grande valeur”. Trois principes de gouvernement ouvert sont aussi mis en avant par la NARA : la transparence, la participation et la collaboration. La NARA conserve les archives des trois branches du gouvernement fédéral : la présidence, les archives judiciaires et le Congrès. Ne sont conservés que de 2 à 3 % des archives créées par ce système, du XIXe siècle jusqu’à nos jours.

Les archives présidentielles – entendues comme les archives du Président et de ses équipes – sont gérées par le White House Office of Records Management jusqu’à la fin du mandat présidentiel. Pendant ce temps, La NARA n’a pas d’autorité directe sur ces archives et peu d’influence sur elles. Elle peut cependant conseiller son personnel sur la gestion des archives. Chaque président doit transférer ses archives à la NARA le dernier jour de son mandat mais les archives ne sont pas directement rendues accessibles au public. Les règles d’accès aux archives sont en effet complexes. Par exemple, en théorie les citoyens peuvent avoir accès aux archives d’un président 5 ans après la fin de son mandat, mais, en réalité, il peut mettre un embargo pour des raisons spécifiques pendant 12 années. A la fin de son mandat, chaque Président peut construire sa bibliothèque présidentielle, à la suite de l’initiative prise par Franklin Delano Roosevelt. Barack Obama fut le premier Président à opter pour une bibliothèque entièrement virtuelle.

La Cour suprême n’est pas dans l’obligation de transférer ses archives mais elle le fait volontairement. À l’inverse, les cours fédérales de justice sont réglementées par le Federal Records Act et doivent verser leurs archives.

Le Congrès regroupe la Chambre des représentants et le Sénat qui transfèrent leurs archives de leur plein gré et peuvent demander à la NARA de leur reverser celles qui y ont été déposées. Elles sont consultables au Center for Legislative Archives et suivent les principes édictés dans les règles d’accès.

De plus, la NARA a des fonctions et missions spécifiques comme l’édition de publications fédérales (Federal Register, Code of Federal Regulations, etc.). Comme elle publie le Federal Register (journal officiel fédéral), elle dirige également le collège électoral américain pour l’élection présidentielle et procède donc à l’enregistrement des votes publiés dans chaque État.

Défis et projets

La dématérialisation est l’un des principaux défis de la NARA alors que les archives électroniques sont collectées depuis 1970 grâce au système Electronic Records Archives ou ERA System (800 terabytes de données y sont conservés en 2021). En 2018, la NARA a rédigé un plan stratégique pour amener les agences fédérales à passer au tout numérique et, après décembre 2022, ne plus accepter les documents papier à l’exception de documents pour lesquels le processus de dématérialisation serait trop coûteux ou dont la version papier est considérée comme unique, à l’image des traités internationaux.

La NARA considère qu’il est vital de collecter ces archives électroniques car la majorité d’entre elles sont créées électroniquement. Lors de leur impression, les documents peuvent perdre leurs métadonnées et devenir des archives dites partielles. Les Archives nationales devraient alors scanner et numériser ces archives nativement numériques.

Réseaux sociaux et accès aux archives : « make access happen »

La NARA compte plus de 100 comptes institutionnels sur les réseaux sociaux (dont ceux des bibliothèques présidentielles et des centres d’archives fédéraux) afin de partager l’information avec le plus grand nombre de personnes, amener les archives historiques dans les lieux virtuels où le public passe du temps et rendre l’institution ludique. Meg Phillips utilise l’expression « make access happen » (produire de l’accès), pour expliquer que la mission de la NARA est d’aider le gouvernement à interagir avec son peuple dans un objectif de transparence démocratique, de donner accès aux archives à tous – en particulier aux communautés défavorisées dans un but d’équité –, mais aussi d’orienter les Américains vers leur histoire, leur citoyenneté et leur culture.

Alexis Hamelin et Juliette Hascoët, étudiants du master 2 Archives

US National Archives : organization, activities, mandate, by Meg Phillips

Meg Phillips has worked at the National Archives and Records Administration (NARA) since 2002 as an archivist and records manager and as an External affairs liaison since 2013. She is also the Vice-President in charge of the Programme Commission at the International Council of Archives. On the 6th of October 2021, she presented NARA to master degree students in archival studies. 

Presentation of NARA 

NARA was established on June 19, 1934 by Franklin Delano Roosevelt as an independent agency to collect archives of the federal government of the United States and make them availables to the American people.

NARA is ruled by three main acts. First, the Federal Records Act of 1950 was created following the recommendations of the Hoover Commission (1947-1949). It lays down the legal framework in which the archives of the federal government are collected, destroyed and preserved. It ratifies a legal way to authorize agencies to destroy records with a written permission, through Records Schedules, approved by the Archivist of the United States, who was David S. Ferreiro (10th Archivist of the United States) between 2009 and 2022. The second law is the Freedom of Information Act (FOIA) signed by Lyndon B. Johnson in 1966 which guarantees a right “to ensure informed citizens, vital to the functioning of a democratic society”. After the Watergate scandal, the Presidential Records Act of 1978 states that presidential records are the government’s property, and that the public should have access to those records. All records created by the President are permanently preserved, and must be transferred to NARA on the last day of the president’s term.

NARA has 18 federal records centers that store both temporary and permanent records on behalf of federal agencies, which retains ownership of their records. NARA has facilities all over the country, but doesn’t store state and local archives which have their own repositories and no legal obligations towards NARA. However, those institutions share information and practices through professional archival and records management organizations, such as the Society of American Archivists (SAA).

The Declaration of Independence, the United States Constitution and the Bill of Rights are presented to the public in the Capitol Rotunda, in Washington D.C. 1.3 million people visit this center each year.

Missions

The mission statement of NARA is to drive openness, cultivate public participation, and strengthen our nation’s democracy through equitable public access to high-value government records” . Three principles of open government are also promoted by NARA: transparency, participation and collaboration. NARA holds the records of all 3 branches of the federal government: legislative, executive and judicial. Only two to three percent of the records created by this system from the 19th century to the present are preserved.

Presidential records – records of the President and his staff – are managed by the White House Office of Records Management until the end of the presidential term. During the presidency, NARA has no direct authority and little influence to work directly on the records in the White House. It may however advise and brief legal teams and records management staff throughout the presidency. Under the Presidential Records Act, the President and his staff have to transfer the records to NARA on the last day of their term, but they aren’t made available to the public directly. Meg Phillips explained the complexity of accessing presidential archives. For example, in theory, citizens can have access to the records 5 years after the president leaves office. But, in reality, the president has a right to withhold access for specific reasons for 12 years.

At the end of their term, each president can decide to build a presidential library, following Franklin Delano Roosevelt’s initiative. Barack Obama was the first president to create a fully digital presidential library.

The Supreme Court is not required to transfer its records to NARA, but does so voluntarily. On the contrary, federal courts are ruled by the Federal Records Act and must transfer their records.

Congress includes the House of Representatives and the Senate. Those institutions transfer their records voluntarily, and may request that NARA return them at any time. They are made available in the Center for Legislative Archives, under the Rules for Access set by Congress.

In addition, NARA has functions and missions that other archives centers do not have. For instance, NARA releases federal publications such as the Federal Register or the Code of Federal Regulations. Since it publishes the Federal Register, it also runs the U.S. Electoral College for the presidential elections and records the votes in each state.

Challenges and projects

Digitization is one of the major projects of NARA. Electronic records have been collected since 1970, and 800 terabytes of data have been preserved thanks to NARA’s Electronic Records Archives (ERA system). In 2018, NARA wrote its new strategic plan to lead all federal agencies to transition to fully digital. After december 2022, they will no longer  accept textual or paper records, with the exception of documents for which the dematerialization process would be too costly or for which the physical version has unique historical value, such as international treaties.

Undoubtedly, NARA considers that it is vital to collect these electronic records because the vast majority of them are created electronically by the government. If printed, documents may lose metadata and only become partial archives. NARA would then have to scan and digitize those archives that were digitally created.

Social media and access to archives: “make access happen”

NARA’s presence over 100 social media accounts is developed in order to share information with a greater number of people, bring historic records to the virtual places where people are spending time, and “to create something fun”. Meg Phillips uses the expression “make access happen” to explain that NARA’s mission is to help the government interact with the American people in an interest of democratic transparency and to provide access to records to everyone and particularly to disadvantaged communities. The goal is to orient Americans to their history, their citizenship and their culture.

Alexis Hamelin and Juliette Hascoët, Master’s Degree students in Archival Studies, Angers University



Citer ce billet
Alma (2023, 11 janvier). Les Archives nationales des États-Unis : organisation, activités et mandats. Conférence de Meg Phillips. ALMA. Consulté le 22 mai 2024, à l’adresse https://doi.org/10.58079/ayzy

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