Le 4 décembre 2024, dans le cadre de leur formation, les étudiants du Master 2 Archives ont pu échanger avec Tys Klumpenhouwer, responsable du service d’archives de l’université de Toronto. Celui-ci leur a présenté le système archivistique canadien et ses spécificités, avant de s’attarder sur le service d’archives de l’université de Toronto et son fonctionnement. Tys Klumpenhouwer est titulaire d’un master en archivistique et en records management de cette université, et y a enseigné la gestion des documents d’activités pendant plusieurs années.
Dans un premier temps, Tys Klumpenhouwer revient sur la manière dont les archives sont gérées au Canada, et sur les similarités et différences qui peuvent exister avec la gestion des archives en France. En effet, la pratique archivistique canadienne repose au départ sur la tradition européenne : elle est influencée par les premiers manuels d’archivistique tels que le Manuel hollandais (Muller, Feith et Fruin, 1898), A manual of archive administration du britannique Hilary Jenkinson (1922), ou encore le rapport Grigg de 1954, qui servira de base au Public Records Act (1958) du Royaume-Uni.
La pratique archivistique canadienne est également influencée par les théories américaines, et notamment celle de Theodor Schellenberg, qui définit pour chaque document d’archives une valeur primaire administrative et légale pour le créateur et une valeur secondaire pour d’autres acteurs, comme les historiens. Cette valeur secondaire, qui peut être autant de nature publique et citoyenne qu’historique, n’est pas la raison première de création des documents.
Jusqu’alors, l’archiviste est vu comme un gardien, et les archives comme des produits naturels des activités. Dans les années 1970, émerge au Canada le concept de total archives. On cherche particulièrement à documenter la société « dans son entièreté », c’est-à-dire en affirmant la volonté de conserver et communiquer des archives de toutes provenances, publiques ou privées. Ce concept reprend le principe des archives comme miroir de la société.
Depuis les années 1990, dans cette idée de documenter une société multiculturelle, les archivistes canadiens considèrent ainsi que les documents d’archives doivent rester proches de leur service producteur, et que c’est par conséquent celui-ci qui devrait en assurer la bonne conservation. Se développent alors de nombreux services d’archives d’entreprises, d’associations, ou ce qu’on appelle les community archives, c’est-à-dire les archives de communautés comme les communautés LGBTQ+ ou la communauté juive. Ces services d’archives pouvant être parfois de taille modeste, Tys Klumpenhouwer considère que c’est le devoir des associations d’archivistes de les soutenir.
Ces spécificités font qu’il existe au Canada plus de 800 services d’archives : archives d’universités, archives religieuses, archives d’entreprises, community archives, entre autres. Chaque catégorie possède de fait ses particularités de gestion.
Tys Klumpenhouwer explique que l’archivistique canadienne repose sur différents principes fondamentaux, qui la différencient de l’archivistique américaine, et que l’on peut rapprocher du principe du respect des fonds français : le principe de provenance (les archives d’une même organisation ne doivent pas être mélangées avec celles d’autres producteurs) et le principe de l’ordre originel (l’archiviste doit préserver ou recréer l’ordre défini par le producteur). Elle définit également le fonds comme l’ensemble des documents créés ou rassemblés et utilisés par une personne, une famille ou une organisation dans le cadre de ses activités.
Dans un second temps, Tys Klumpenhouwer aborde le cas plus spécifique de l’université de Toronto, en présentant les University of Toronto Archives and Records Management Services (UTARMS) et leurs missions. Celles-ci consistent à acquérir, préserver et rendre disponible l’héritage documentaire de l’établissement, et ce dernier cherche ainsi à capturer différents aspects et perspectives de son histoire.
Le service collecte des documents textuels liés à l’administration de l’université (comptes rendus de réunion, rapports, etc.), mais également des documents iconographiques (ex : photos de classe), des plans ou encore des documents audiovisuels (ex : témoignages oraux). Ces documents peuvent être publics, produits par les différentes composantes de l’université ou ses tutelles, ou privés, provenant du personnel, des étudiants, ou d’associations.
Les archives publiques sont logiquement collectées par le service d’archives dans le cadre de ses missions. Les archives privées, elles, sont souvent issues de dons d’anciens professeurs ou étudiants ― à cet égard, Tys Klumpenhouwer insiste particulièrement sur l’importance de maintenir de bonnes relations avec les donateurs et faire valoir le prestige de l’université. Cette collecte de documents privés est majeure pour le service, qui cherche ainsi à enrichir ses fonds de documents reflétant les disciplines qui intéressent l’Université de Toronto et les différentes communautés qui la fréquentent, en faisant ressortir les voix des étudiants eux-mêmes. Il déplore toutefois le fait que ces dons ne sont pas toujours représentatifs de l’histoire de l’université, et que certains professeurs en conflit avec l’administration refusent par conséquent de donner leurs archives.
Capture d’écran de la base de données de l’université de Toronto où les chercheurs peuvent consulter les instruments de recherche en ligne
Le service porte également un programme de numérisation pour des documents imprimés, ainsi qu’un programme d’archivage électronique.
Tys Klumpenhouwer termine sa présentation en évoquant les différents projets d’UTARMS. Il évoque notamment le besoin du service de repenser la description archivistique après un audit réalisé en 2023 sur les fonds privés de l’université, et qui a mis en évidence de nombreux problèmes de description. Il réaffirme aussi le souhait du service de continuer la collecte, et d’essayer d’être plus réactif et présent pour enrichir les collections par ce biais.
Léa Sehmer et Mathis Demé, étudiants du master 2 Archives de l’université d’Angers, février 2025
OpenEdition vous propose de citer ce billet de la manière suivante :
Alma (9 juillet 2025). Archives and Records Management Services de l’université de Toronto, conférence de Tys Klumpenhouwer. ALMA. Consulté le 17 juin 2026 à l’adresse https://doi.org/10.58079/14b29
