La séance du 21 février 2014 a accueilli Élisabeth Verry, directrice des archives départementales de Maine-et-Loire, et Jacques Le Naourès, attaché de conservation du patrimoine aux archives départementales de Maine-et-Loire, pour un sujet d’actualité. Les archives départementales de Maine-et-Loire ont en effet participé à la grande collecte, une opération d’envergure européenne visant à numériser documents personnels et souvenirs familiaux de la première guerre mondiale, dont le volet français s’est déroulé en novembre 2013.
Élisabeth Verry a rappelé le contexte institutionnel de l’opération. L’initiative s’insère dans le cadre des commémorations de la Grande Guerre orchestrée autour d’une mission nationale, un GIP, et de comités départementaux qui coordonnent un certain nombre d’événements pour lesquels la participation des services départementaux d’archives est à géométrie variable1.
L’initiative de la grande collecte vient s’ajouter à ce calendrier. À l’origine du projet, se trouve la bibliothèque numérique Europeana. Cette opération2 mise en œuvre dans de nombreux pays européens est relayée en France au départ par la Bibliothèque nationale de France (BNF), à laquelle le Service interministériel des Archives de France se joint dans un second temps. La collaboration des services d’archives territoriaux est suscitée par un courrier en date du 15 avril 2013 à la suite duquel il leur revient de manifester leur volonté de participer. Peu d’informations sont transmises : les services n’ont pas de retour avant octobre 2013 et la documentation mise à leur disposition est alors restreinte. L’impression est celle d’une certaine improvisation, alors même qu’une campagne de communication très importante, y compris télévisuelle, est lancée. La communication autour de l’appel à contributions est pertinente et très percutante. Les services doivent s’organiser dans l’urgence pour faire face aux apports attendus entre le 12 et le 15 novembre 2013. Les consignes s’avèrent inapplicables : impossible de numériser en direct les documents et d’abonder le site d’Europeana en flux continu. Dans le Maine-et-Loire, les archives départementales et la bibliothèque municipale d’Angers s’accordent pour uniformiser leur accueil et leurs procédures.
Pour recevoir les contributions, il convenait d’organiser l’accueil, le déroulement des entretiens avec les déposants, l’appréhension et l’identification des documents, images et objets, les procédures de régularisation du dépôt, les conditionnements et rangements, la numérisation et la restitution. Ce sont 150 contributeurs qui se sont manifestés auprès des archives départementales de Maine-et-Loire, dont environ 50 contacts téléphoniques3.
Certains contributeurs se sont présentés avec des dossiers documentés, avaient identifié les auteurs des écrits, les personnes photographiées. Restaient à établir le lien entre le contributeur et l’origine des documents. D’autres ont amené des documents épars ou en vrac. L’entretien devait permettre d’identifier les protagonistes, auteurs de carnets ou de correspondance, ou figurant sur les photographies.
Tous les contributeurs ont été accueillis individuellement. Un soin particulier a été apporté à l’établissement d’un lien personnel, le nom du contact côté archives étant identifié et ses coordonnées figurant sur les documents remis au contributeur. Certaines personnes ont d’ailleurs complété leur dépôt ou se sont inquiétés ultérieurement de la suite donnée.
La régularisation du dépôt passe par la signature de deux formulaires : le formulaire de contribution fourni par Europeana et un formulaire visant à décrire rapidement le fonds à déposer pour numérisation. Les copies numériques ayant vocation à être publiées, la question des droits afférents est déterminante. Le contributeur doit comprendre les enjeux de cette exposition mondiale et prendre conscience qu’il accepte d’accorder le droit à des tiers d’exploiter le contenu librement.
Des sélections ont été opérées. Une des craintes du service était de voir affluer des objets. Au final, ils ont été peu nombreux. Les objets isolés, non documentés, et courants, comme des médailles ou des douilles d’obus décorées, n’ont pas été retenus, mais d’autres objets, comme des coupe-papier, encriers, cannes – ont été sélectionnés pour numérisation. Tous les documents sont au demeurant systématiquement examinés avec attention. Les critères d’éligibilité à la copie numérique se sont constitués progressivement : les carnets, les correspondances complètes ou très suivies ont vocation à être numérisés intégralement, de même que les ensembles documentaires impliquant un soldat du Maine-et-Loire. En revanche, les courriers épars peuvent subir une sélection. Certaines photographies très petites ne sont pas exploitables. Les documents isolés ou les ensembles documentaires ne répondant pas à ces critères sont échantillonnés pour répondre aux exigences d’Europeana. Sont retenus, dans un nombre très limité, des documents considérés comme représentatifs par le service.
Les objets et documents déposés ont été systématiquement conditionnés et répertoriés dans une base nominative. La numérisation devait, à la date de l’intervention, prochainement commencer. Le service a choisi de louer pour quelques mois le matériel nécessaire pour mener à bien cette mission dans d’excellentes conditions.
L’exploitation a déjà commencé, même si l’hétérogénéité des contributions pose question. Un premier travail avec un réalisateur de documentaire est en cours. Les restitutions n’ont pas encore eu lieu. Une proposition de don sera systématiquement adressée à chaque contributeur, avec une copie de l’état signalétique des services si les documents ou souvenirs remis concernent un soldat originaire du Maine-et-Loire. En l’état, très peu d’entre eux – moins de dix – ont manifesté leur intention de confier définitivement leurs documents aux archives départementales.
Aux yeux du service, cette opération est une réussite réelle car elle a permis de constituer un fonds documentaire qui alimentera les exploitations futures.
Les auditeurs ont relevé néanmoins que le mode opératoire pose de nombreuses questions, notamment sur le décalage entre une opération présentée comme nationale lors de la campagne de communication et une collecte qui est laissée à l’appréciation de chaque service, avec des objectifs différenciés mais liés au périmètre et aux politiques habituelles de ces services. Une capitalisation des critères de sélection serait intéressante, de même qu’un recensement des actions de valorisation et d’exploitation des collections constituées. Notons que la bibliothèque municipale d’Angers a par exemple décidé de poursuivre l’opération jusqu’en janvier 2014 et a programmé une exposition « participative » à l’été 20144.
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