L’intervention du 26 octobre 2012 dans le cadre du séminaire ALMA sur le don nous proposait d’explorer la question du don en archives et en bibliothèques à la lumière de l’expérience d’une bibliothèque universitaire américaine, la Belk Library de l’université des Appalaches située à Boone en Caroline du Nord.

Les deux conférenciers, Elizabeth Cramer et John Boyd, collaborent tous deux au sein de cet établissement. Elizabeth est actuellement en charge de la coordination des services techniques  et du développement des collections de littératures et langues étrangères. Elle a précédemment exercé des fonctions d’archiviste.  John se consacre à la formation des utilisateurs.  Ils se sont appuyés, dans leur exposé, sur leur propre expérience et celles de sept de leurs collègues.

Une collecte liée à une identité locale forte

L’intervention a commencé  par situer l’environnement institutionnel, social, géographique dans lequel cet établissement se déploie.  L’université est implantée à Boone, une petite ville de Caroline-du-Nord (15 000 habitants et 17 000 étudiants). C’est particulièrement important dans la mesure où les caractéristiques et l’histoire de la région des Appalaches du Sud jouent un rôle décisif dans les processus d’acquisition et de don de la bibliothèque. A cette région, en effet, a été longtemps associée une image négative : elle était perçue comme arriérée, peuplée de rustres incultes et violents s’étant illustrés dans la contrebande d’alcool pendant la Prohibition. La mascotte de l’université des Appalaches, Yosef, témoigne de ces stéréotypes, mais aussi de leur évolution. Pourtant cette région est un lieu d’expressions culturelles riches mais méconnues, notamment du côté des musiques traditionnelles, des contes[1]ou de l’artisanat. Dans les années 1970, différents centres de recherche et programmes d’études ont commencé à œuvrer dans le souci de rééquilibrer les points de vue[2].  

Un enrichissement par don encadré

La Belk library, outre sa collection généraliste, entretient deux fonds documentaires spécialisés : la collection des Appalaches qui s’intéresse au folklore, à l’ethnographie, l’histoire locale, la généalogie et la littérature appalachiennes, soit  44 000 volumes et 1 500 fonds d’archives, et la collection spécialisée dans les courses de stock-car[3]. La bibliothèque accepte les dons de livres, CD, DVD ou de documents. Une charte des dons ou politique documentaire définit des critères d’acceptation des dons et les principes applicables. Les dons recherchés sont ceux qui enrichissent les collections et participent à son excellence. Les dons sont acceptés de manière sélective. La bibliothèque se réserve le droit de déterminer le sort définitif de tout don. Les documents peuvent notamment être revendus ou éliminés. Si le don est évalué positivement et conservé, c’est la bibliothèque qui décide de la collection dans laquelle il est intégré. La collection des Appalaches recueille notamment tous les documents relatifs à la région quels que soient leur âge, leur format, que ce soit des documents scientifiques ou de vulgarisation. 

Depuis juillet 2010, les dons ont représenté  le nombre de livres très conséquent de 22 660[4]. 40 % ont effectivement enrichi les collections ; 55 % ont rejoint les ventes de livres[5] et 5% sont partis au recyclage. La collection des Appalaches a recueilli 1 400 collections d’archives dont 450 ont été traités.

Les motivations des donateurs

Elles sont de plusieurs ordres. La conscience d’une valeur historique est une motivation importante. Elle se conjugue éventuellement avec des facteurs humains ou émotionnels. Nombreux sont les donateurs qui évoquent leur répugnance à jeter des livres ou des documents, ce qui est le signe d’un profond respect pour le support comme pour ce qu’il évoque.

Le don est aussi souvent, une transmission, un legs moral : un legs que l’on fait en son nom propre ou un « legs » au nom d’une personne aimée. Il se peut par exemple qu’aucun membre de la famille n’ait d’intérêt pour les papiers familiaux.

La valeur émotionnelle peut être présente. Ainsi une personne a confié le journal intime qu’elle tenait scrupuleusement depuis les années 1970 après avoir appris qu’elle était atteinte d’un cancer généralisé qui ne lui laissait pas d’espoir. Voir acceptés par l’archiviste ces documents très intimes a été pour elle source d’apaisement et  l’a aidée à accepter la mort.

Plus prosaïquement, certains donateurs espèrent valoriser le don par une déduction fiscale. La bibliothèque n’a pas le droit de prendre en charge les expertises d’évaluation. Ce sont les donateurs qui doivent rétribuer l’expert. D’où une éventuelle déception.

Enfin, les dons affluent souvent au moment des déménagements ou des nettoyages des maisons – et des garages –, notamment pour des documents qui relèvent de la collection sur le stock-car.

Leurs attentes

Les donateurs sont clairement informés du sort des livres qui ne seront pas intégrés dans les collections. Ils attendent surtout que la section compétente prenne soin des fonds. Certains espèrent une forte mise en valeur, par exemple une exposition permanente ou une accessibilité par voie électronique, ce qui est une demande de plus en plus fréquente qui a contraint la bibliothèque à réajuster son programme de numérisation.

Les enjeux

La bibliothèque doit convaincre le donateur qu’elle saura respecter ses souhaits.  En même temps, elle doit veiller à proposer à ses usagers des documents accessibles et utilisables. Elle tente donc d’obtenir des donateurs la cession des droits d’auteurs.

La bibliothèque n’accepte aucun dépôt. En cas de conflits familiaux, d’opposition d’un membre de la famille qui refuse de rendre publique la collection, les documents sont retournés.

Certaines conditions posées par les donateurs sont parfois difficiles à respecter dans le temps. De plus, des dons grevés de conditions contraignantes sont parfois acceptés par les autorités universitaires car les demandes émanent de contributeurs financiers. Il est difficile de faire respecter constamment la charte par tout le monde et dans tous les cas.

Une autre difficulté est que l’afflux de dons est chronophage : réception, évaluation et traitement des livres prennent beaucoup de temps. Il faut un appui institutionnel et un personnel suffisants.

D’autres difficultés sont inhérentes aux dons. Des fonds restent ouverts et augmentent régulièrement, ce qui occasionne des difficultés de traitement intellectuel et matériel. Certains éléments sont difficiles à traiter : costumes d’halloween, boîtes de céréales, morceaux de briques etc.

Enfin, il faut réfléchir sur un plan doctrinal à la portée de l’acte de collecte et à la responsabilité du bibliothécaire : la bibliothèque n’entretient-elle pas les stéréotypes préexistants ? Est-elle capable de fournir des contrepoints ? Il faut sans cesse travailler à la construction d’un point de vue équilibré.