Vincent Doom, actuellement en poste aux Archives nationales au sein du département des fonds après une expérience variée en archives municipales et départementales, est notamment l’auteur d’un article paru en 2006 dans La Gazette des archives sur « L’évaluation scientifique des archives, principes et stratégies »1. Il a également pris une part active, dans les années 2000, au comité sur l’évaluation2 du Conseil international des archives qui a produit un projet de manuel sur l’évaluation des documents. Il est d’ailleurs l’auteur des pages relatives aux critères de sélection. Son intervention propose une synthèse de la littérature et des théories internationales sur cette question, à l’heure où le Comité interministériel aux archives de France vient de publier (juillet 2014) un cadre méthodologique pour les archives publiques.
La question de l’évaluation est au centre de la pratique des archivistes car elle conditionne la sélection – conservation intégrale, destruction intégrale, conservation partielle avec tri –, mais aussi une collecte raisonnée. La XXXVe conférence internationale de la table ronde des archives (CITRA) a affirmé en 2001 que « Les archivistes ont la responsabilité sociale de constituer les sources qui permettront aux générations à venir d’avoir la vision la plus fidèle possible de la société dont ils sont les contemporains ». La littérature sur la problématique de l’appraisial est très abondante. Carol Couture et Daniel Ducharme ont recensé près de 200 références en une quinzaine d’année3. Trois noms sont à retenir particulièrement dès qu’on s’intéresse à ces questions : le canadien Carol Couture4, l’américain Tom Mills, partisan d’une approche économique, et le canadien Terry Cook, tenant d’une approche fonctionnelle5. Si l’évaluation passionne les Anglo-saxons, le concept est en cours d’acclimatation en France : le mot n’apparaît ni dans La pratique archivistique française, ni dans le Dictionnaire des archives : de l’archivage aux systèmes d’information publié en 19916.
Trois approches conceptuelles sont recensées. La première, née au Royaume-Uni, a été formalisée par Hilary Jenkinson dans son manuel7. Le point de vue est institutionnel. Il distingue deux périodes dans la vie du document et deux responsabilités successives. Dans un premier temps, c’est l’administrateur qui a droit de vie et de mort sur les documents. Il pratique des éliminations après un délai de cinq ans. Au bout de vingt-cinq ans, la responsabilité passe à l’archiviste qui ne peut donc plus intervenir que sur le reliquat. Le danger de cette posture est de sélectionner des documents en fonction du politiquement correct contemporain. Elle est aujourd’hui abandonnée.
Les deux autres théories co-existent de manière ancienne. La théorie de l’utilisateur ou de l’évaluation en fonction de besoins de recherche mise en forme par Th. Shellenberg8 combine de fait approche institutionnelle et préoccupations scientifiques et opère par l’identification de valeurs : valeurs primaires ou de gestion et valeurs secondaires ou patrimoniales. Cette théorie a été déclinée de manière à produire des grilles de critères conférant un caractère systématique à l’acte d’évaluer9. Elle est tout entière orientée vers l’identification des attentes de la recherche existante à l’instant t.
La troisième approche, fondée il y a 60 ans par Margaret Cross Norton, est sociétale et a fortement évolué au fil du temps. Elle part du postulat que les archivistes ont un rôle social fondamental et que les archives doivent refléter les valeurs de chaque génération. Passant du modèle de l’interactivité pour introduire la notion de citoyen-usager, elle dépasse les questions de sélection pour intégrer les problématiques de collecte avec le modèle de stratégie documentaire développé par Helen Samuel10.
Le cadre théorique reste celui du respect des fonds, mais renouvelé par l’introduction d’un principe de fonctionnalité, l’objectif étant de témoigner de la gouvernance plutôt que du gouvernement. Le développement de la norme internationale de description des fonctions dite ISDF est à lier à cette approche11.
Carol Couture a proposé cinq principes directeurs pour mettre en œuvre l’évaluation sociétale12 :
- Les archives doivent témoigner de l’ensemble des activités de la société ;
- Le jugement doit faire preuve d’objectivité et de contemporanéité ;
- Il faut respecter les liens entre l’évaluation et les autres interventions archivistiques (notamment la collecte) ;
- Il faut maintenir l’équilibre entre finalités administratives et patrimoniales ;
- Il faut maintenir l’équilibre entre considérations relatives au contexte de création des archives et celles liées à leur utilisation.
La stratégie à mettre en œuvre est celle de la macro-évaluation qui combine analyse fonctionnelle et analyse traditionnelle de type diplomatique, ce que l’orateur a choisi de nommer « micro-évaluation contextuelle ». Elle suppose la coopération de nombreux experts. Au Canada, elle se concrétise dans l’activité d’un bureau qui examine les fonctions sous les angles suivants : relation avec la loi et le règlement, importance de l’effectif et du budget, hiérarchie, autonomie, processus de travail, nature des activités, interaction de la population etc. L’analyse des documents n’intervient qu’en dernier lieu.
En conclusion, Vincent Doom souligne l’importance de la méthodologie dans la démarche d’évaluation sociétale avec cinq étapes à respecter. Les trois premières font partie du quotidien archivistique : identification des documents ; analyse ; contrôle et validation. La cinquième est aussi classique puisqu’il s’agit de la veille. La quatrième est peu à l’œuvre en France : derrière le terme publicité, se cache la nécessaire transparence des décisions qui conduisent au geste inéluctable, praticable et profitable à l’intelligibilité des archives qu’est l’élimination.
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1. Autour de la collecte des archives, n° 202.
2. Committee on Appraisial.
3. « L’évaluation en archivistique. Évolution et tendances. Études bibliographiques 1980-1995 », Archives, Québec, vol. 28, n° 1, 1996, p. 59-98.
4. « L’évaluation des archives. État de la question », Archives, Québec, vol. 28, no 1, 1996, p. 31-68 ; « Les fondements théoriques de l’évaluation des archives », L’évaluation des archives : des nécessités de la gestion aux exigences du témoignage, 27 mars 1998, Montréal, Groupe interdisciplinaire de recherche en archivistique (GIRA), 1998, p. 7-26.
5.Terry Cook, « Mind over matter : towards a new theory for archival appraisal », dans Barbara L. Graig (éd.). The archival imagination : essays in honour of Hugh A. Taylor, Ottawa, Association of Canadian Archivists, 1992, p. 50, « Macroappraisal and Functional Analysis : Appraisal Theory, Strategy, and Methodology for Archivists », L’évaluation des archives : des nécessités de la gestion aux exigences du témoignage, 3e symposium en archivistique, Gira, Université de Montréal, 27 mars 1998, p. 30.
6. Bruno Delmas, sous la direction de, Paris, AFNOR, 251 p.
7. A manual of archive administration including the problems of war archives and archive making, Oxford, 1922, 248-VII p. (ark:/13960/t5r787g8g).
8. Théodore R. Schellenberg, Modern Archives. Principles and Techniques, Chicago, University Press, 1956, 248 p. (2e éd., 1957, réimpr. Midway Reprints, 1975) ; Management of Archives, New York, Columbia University Press, 1965, 353 p.
9. Sur les valeurs de gestion, Carol Couture, Jean-Yves Rousseau, Les fondements de la discipline archivistique, Presses de l’Université du Québec, 1994, p. 43-46. . Pour les valeurs patrimoniales, Franck Boles, Julia Marks Young, Archivalappraisal, New York, Neal-Schuman, 1991, 118 p. .
10. Terry Cook, « Documentation Strategy », Archivaria, 1992, n° 34, p. 181-191.
11. Norme adoptée en 2007 et publiée en 2008. Elle affirme que l’analyse des fonctions est la base de l’évaluation (1.3, p. 7). Le cadre méthodologie diffusé en 2011 par le comité interministériel aux archives acclimate cette notion en France et propose notamment de recourir à la norme ISDF dans la procédure d’évaluation (p. 39 sqq).
12.Carol Couture, sous la direction de, Les fonctions de l’archivistique contemporaine, Presses universitaires du Québec, 1999, p. 110.
