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La recherche en archivistique à l’international : retours d’expérience

Par Maria José Ferrera Dos Santos et Antoine Billot

La XVe journée d’étude archivistique d’Angers a été l’occasion d’un état des lieux dressé par David Leitch sur l’action du Conseil international des archives (ICA) et ses attentes en termes de recherche. Continuer la lecture de La recherche en archivistique à l’international : retours d’expérience

La boîte à outils « Un bon archivage pour une bonne gouvernance » du Conseil international des archives : un outil de construction et de consolidation de la fonction archives

Par Marion Pasdeloup, Salomé Rondeau et Julie Védrines

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Éléonore Alquier est chargée de mission auprès de la direction déléguée aux collections à l’Institut national de l’audiovisuel, après avoir été chef de la mission des Archives de France auprès du ministère des Affaires sociales et de la Santé. Elle est également membre du Conseil international des archives et a assuré la traduction de la boîte à outils Un bon archivage pour une bonne gouvernance qu’elle a présenté lors de la journée d’étude du 6 février 2015.

Instrument méthodologique destiné à aider eleanore_alquierl’archiviste en tant que fonction support, cette boîte à outils permet de dresser un diagnostic pour faire valoir le lien entre démocratie et bonne gestion des archives. La bonne gouvernance signifie que le pouvoir en exercice gère les ressources d’un pays en faveur de son développement. Cette notion recouvre donc un ensemble de principes : respect de la primauté du droit, lutte contre la corruption, bonne gestion des affaires publiques, respect des droits de l’homme ou encore promotion de la démocratie participative. Un bon archivage pour une bonne gouvernance présente les principes fondamentaux d’une gestion maîtrisée de l’information, notamment les enjeux de bonne gouvernance liés aux archives. Dans sa version initiale, The Recordkeeping for Good Governance Toolkit a été élaborée en 2009 par la branche pacifique du Conseil international des archives (PARBICA). Ce projet a été bénéficié du soutien politique et financier de l’Agence australienne pour le développement international. Elle est composée d’un ensemble de modules volontairement simples et destinés à toute personne devant gérer des archives (papier ou électronique), dans un contexte public ou privé. Elle met l’accent sur la stratégie.

Lors de la traduction française, le choix a été fait de ne pas reprendre la boîte telle quelle mais de l’adapter. Les objectifs étaient à la fois de sélectionner les modules qui complétaient l’offre du portail international archivistique francophone (PIAF) – et donc de renoncer à ceux qui étaient redondants avec le PIAF –, mais aussi de se concentrer sur l’amont de la chaîne archivistique pour améliorer la gestion des documents engageants d’où le développement de deux modules propres : organiser un audit et mettre en place un programme de documents essentiels.

L’intervenante conclut qu’une bonne gestion de l’archivage est importante pour :

  • l’efficience d’un service public. Cela permet d’organiser de manière efficace l’information sur des décisions et actions.
  • protéger les intérêts de l’État. Un bon archivage constitue une preuve de la réalisation de certaines actions ou obligations légales. Cela aide à la préservation des intérêts d’un gouvernement.
  • préserver l’intérêt public. Une mauvaise gestion des documents engageants peut causer du tort. Une bonne gestion des documents engageants permet de protéger toute la communauté en préservant l’information gouvernementale sur les personnes physiques et morales.

L’évaluation des archives et la société contemporaine, une intervention de Vincent Doom

Vincent Doom, actuellement en poste aux Archives nationales au sein du département des fonds après une expérience variée en archives municipales et départementales, est notamment l’auteur d’un article paru en 2006 dans La Gazette des archives sur « L’évaluation scientifique des archives, principes et stratégies »1. Il a également pris une part active, dans les années 2000, au comité sur l’évaluation2 du Conseil international des archives qui a produit un projet de manuel sur l’évaluation des documents. Il est d’ailleurs l’auteur des pages relatives aux critères de sélection. Son intervention propose une synthèse de la littérature et des théories internationales sur cette question, à l’heure où le Comité interministériel aux archives de France vient de publier (juillet 2014) un cadre méthodologique pour les archives publiques.

La question de l’évaluation est au centre de la pratique des archivistes car elle conditionne la sélection – conservation intégrale, destruction intégrale, conservation partielle avec tri –, mais aussi une collecte raisonnée. La XXXVe conférence internationale de la table ronde des archives (CITRA) a affirmé en 2001 que « Les archivistes ont la responsabilité sociale de constituer les sources qui permettront aux générations à venir d’avoir la vision la plus fidèle possible de la société dont ils sont les contemporains ». La littérature sur la problématique de l’appraisial est très abondante. Carol Couture et Daniel Ducharme ont recensé près de 200 références en une quinzaine d’année3. Trois noms sont à retenir particulièrement dès qu’on s’intéresse à ces questions : le canadien Carol Couture4, l’américain Tom Mills, partisan d’une approche économique, et le canadien Terry Cook, tenant d’une approche fonctionnelle5. Si l’évaluation passionne les Anglo-saxons, le concept est en cours d’acclimatation en France : le mot n’apparaît ni dans La pratique archivistique française, ni dans le Dictionnaire des archives : de l’archivage aux systèmes d’information publié en 19916.

Trois approches conceptuelles sont recensées. La première, née au Royaume-Uni, a été formalisée par Hilary Jenkinson dans son manuel7. Le point de vue est institutionnel. Il distingue deux périodes dans la vie du document et deux responsabilités successives. Dans un premier temps, c’est l’administrateur qui a droit de vie et de mort sur les documents. Il pratique des éliminations après un délai de cinq ans. Au bout de vingt-cinq ans, la responsabilité passe à l’archiviste qui ne peut donc plus intervenir que sur le reliquat. Le danger de cette posture est de sélectionner des documents en fonction du politiquement correct contemporain. Elle est aujourd’hui abandonnée.

Les deux autres théories co-existent de manière ancienne. La théorie de l’utilisateur ou de l’évaluation en fonction de besoins de recherche mise en forme par Th. Shellenberg8 combine de fait approche institutionnelle et préoccupations scientifiques et opère par l’identification de valeurs : valeurs primaires ou de gestion et valeurs secondaires ou patrimoniales. Cette théorie a été déclinée de manière à produire des grilles de critères conférant un caractère systématique à l’acte d’évaluer9. Elle est tout entière orientée vers l’identification des attentes de la recherche existante à l’instant t.

La troisième approche, fondée il y a 60 ans par Margaret Cross Norton, est sociétale et a fortement évolué au fil du temps. Elle part du postulat que les archivistes ont un rôle social fondamental et que les archives doivent refléter les valeurs de chaque génération. Passant du modèle de l’interactivité pour introduire la notion de citoyen-usager, elle dépasse les questions de sélection pour intégrer les problématiques de collecte avec le modèle de stratégie documentaire développé par Helen Samuel10.

Le cadre théorique reste celui du respect des fonds, mais renouvelé par l’introduction d’un principe de fonctionnalité, l’objectif étant de témoigner de la gouvernance plutôt que du gouvernement. Le développement de la norme internationale de description des fonctions dite ISDF est à lier à cette approche11.

Carol Couture a proposé cinq principes directeurs pour mettre en œuvre l’évaluation sociétale12 :

  • Les archives doivent témoigner de l’ensemble des activités de la société ;
  • Le jugement doit faire preuve d’objectivité et de contemporanéité ;
  • Il faut respecter les liens entre l’évaluation et les autres interventions archivistiques (notamment la collecte) ;
  • Il faut maintenir l’équilibre entre finalités administratives et patrimoniales ;
  • Il faut maintenir l’équilibre entre considérations relatives au contexte de création des archives et celles liées à leur utilisation.

La stratégie à mettre en œuvre est celle de la macro-évaluation qui combine analyse fonctionnelle et analyse traditionnelle de type diplomatique, ce que l’orateur a choisi de nommer « micro-évaluation contextuelle ». Elle suppose la coopération de nombreux experts. Au Canada, elle se concrétise dans l’activité d’un bureau qui examine les fonctions sous les angles suivants : relation avec la loi et le règlement, importance de l’effectif et du budget, hiérarchie, autonomie, processus de travail, nature des activités, interaction de la population etc. L’analyse des documents n’intervient qu’en dernier lieu.

En conclusion, Vincent Doom souligne l’importance de la méthodologie dans la démarche d’évaluation sociétale avec cinq étapes à respecter. Les trois premières font partie du quotidien archivistique : identification des documents ; analyse ; contrôle et validation. La cinquième est aussi classique puisqu’il s’agit de la veille. La quatrième est peu à l’œuvre en France : derrière le terme publicité, se cache la nécessaire transparence des décisions qui conduisent au geste inéluctable, praticable et profitable à l’intelligibilité des archives qu’est l’élimination.

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1. Autour de la collecte des archives, n° 202.

2. Committee on Appraisial.

3. « L’évaluation en archivistique. Évolution et tendances. Études bibliographiques 1980-1995 », Archives, Québec, vol. 28, n° 1, 1996, p. 59-98.

4. « L’évaluation des archives. État de la question », Archives, Québec, vol. 28, no 1, 1996, p. 31-68 ; « Les fondements théoriques de l’évaluation des archives », L’évaluation des archives : des nécessités de la gestion aux exigences du témoignage, 27 mars 1998, Montréal, Groupe interdisciplinaire de recherche en archivistique (GIRA), 1998, p. 7-26.

5.Terry Cook, «  Mind over matter : towards a new theory for archival appraisal », dans Barbara L. Graig (éd.). The archival imagination : essays in honour of Hugh A. Taylor, Ottawa, Association of Canadian Archivists, 1992, p. 50, « Macroappraisal and Functional Analysis : Appraisal Theory, Strategy, and Methodology for Archivists », L’évaluation des archives : des nécessités de la gestion aux exigences du témoignage, 3e symposium en archivistique, Gira, Université de Montréal, 27 mars 1998, p. 30.

6. Bruno Delmas, sous la direction de, Paris, AFNOR, 251 p.

7. A manual of archive administration including the problems of war archives and archive making, Oxford, 1922, 248-VII p. (ark:/13960/t5r787g8g).

8. Théodore R. Schellenberg, Modern Archives. Principles and Techniques, Chicago, University Press, 1956, 248 p. (2e éd., 1957, réimpr. Midway Reprints, 1975) ; Management of Archives, New York, Columbia University Press, 1965, 353 p.

9. Sur les valeurs de gestion, Carol Couture, Jean-Yves Rousseau, Les fondements de la discipline archivistique, Presses de l’Université du Québec, 1994, p. 43-46. . Pour les valeurs patrimoniales, Franck Boles, Julia Marks Young, Archivalappraisal, New York, Neal-Schuman, 1991, 118 p. .

10. Terry Cook, « Documentation Strategy », Archivaria, 1992, n° 34, p. 181-191.

11. Norme adoptée en 2007 et publiée en 2008. Elle affirme que l’analyse des fonctions est la base de l’évaluation (1.3, p. 7). Le cadre méthodologie diffusé en 2011 par le comité interministériel aux archives acclimate cette notion en France et propose notamment de recourir à la norme ISDF dans la procédure d’évaluation (p. 39 sqq).

12.Carol Couture, sous la direction de, Les fonctions de l’archivistique contemporaine, Presses universitaires du Québec, 1999, p. 110.

La description des producteurs d’archives : un projet collaboratif ambitieux

 Par Carine Audigier, Hugues Brochet, Maxime Cormier, Guillaume Coupevent, Céline Girault, Nicolas Massard, Côme Micolon de Guérines, Hélène Rebours, étudiants de l’option « gestion des services » du Master 2 « Métier des Archives » de l’Université d’Angers, promotion 2012-2013.

Lors du congrès international des archives de Brisbane le 22 août 2012, Claire Sibille-de Grimoüard, représentant le Service interministériel des Archives de France (SIAF), a présenté un projet de développement d’un fichier national d’autorité pour les services territoriaux d’archives. Cet outil collaboratif, dont l’initiative revient à la section « archives départementales » de l’Association des archivistes français (AAF), bénéficie de la collaboration du SIAF et de l’AAF. Il a pour but de répondre aux besoins des services départementaux d’archives qui ont à décrire des producteurs équivalents. Une convention a été signée en septembre 2010 entre le directeur du SIAF et le président de l’AAF. Cette collaboration est l’aboutissement d’une réflexion sur la mutualisation des descriptions archivistiques et sur leur interopérabilité.

Un groupe de travail « Notices d’autorité producteurs » a été créé au sein de ces deux organismes. Il s’est donné pour objectifs de recenser l’ensemble des producteurs de 1800 à nos jours dont les fonds sont susceptibles d’être versés aux services départementaux d’archives, d’en dresser une liste par grands domaines administratifs et de rédiger des notices d’autorités échangeables conformes aux normes ISAAR (CPF)1  et EAC2. À l’heure actuelle, le groupe de travail s’est concentré sur les services extérieurs de l’État, plus spécifiquement le domaine « justice ». Le SIAF apporte son expertise en matière de contrôle et de validation des notices créées. Les notices sont mises à disposition grâce à une plate-forme ICA-AtoM3 dédiée au projet (www.ica-atom.org/aaf/), dont la maintenance est assurée pour le moment par la société Artefactual.

Dans le cadre du Master 2 « Métiers des archives » de l’Université d’Angers, les étudiants de l’option « gestion des services » ont pris en charge la rédaction de notices d’autorité du domaine « Affaires sociales, santé ». Ce projet, débuté le 16 octobre 2012, prendra fin en février 2013. Le groupe, nommé ENADASS (Élaboration de notices d’autorité : domaine affaires sociales, santé), travaille sous la direction de Bénédicte Grailles, maîtresse de conférences à l’Université d’Angers et conservatrice du patrimoine, et la conduite de Claire Sibille-de-Grimoüard, conservatrice en chef au Service interministériel des Archives de France, et d’Isabelle Chave, conservatrice aux Archives nationales et présidente de la section « Archives départementales » de l’AAF jusqu’en janvier 2013.

Divisés en sous-groupes, les huit étudiants se sont répartis les producteurs en fonction de leur activité : hospitalisation, sécurité sociale, éducation spécialisée, affaires sanitaires et cohésion sociale. Après leur réalisation, les fiches sont soumises à la validation des membres du comité de pilotage avant leur saisie sur le logiciel ICA-AtoM.

Les étudiants espèrent ainsi contribuer à l’uniformisation des notices d’autorité dans les services d’archives.

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1. Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles élaborée par le Conseil international des archives.

2. Shéma XML, publié en mars 2010, permettant de décrire tout producteur d’archives, en conformité avec la norme du Conseil international des archives ISAAR (CPF).

3. Logiciel libre développé à l’initiative du Conseil international des archives. Acronyme d’International Council on archives – Access to Memory. Permet de saisir des données conformément aux normes du Conseil international des archives et de les exporter en XML-EAC.