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« Diffuser archives et instruments de recherche en ligne : nouveau cadre juridique, nouveau rôle pour l’archiviste » par Hélène Zettel

Par Julie-Anne Kervella

Hélène Zettel est conservatrice du patrimoine et exerce au sein du bureau des études et des partenariats scientifiques du Service interministériel des archives de France. Elle expose, lors de la XVIIIe journée d’étude d’archivistique d’Angers, le cadre juridique actuel de la diffusion des instruments de recherche en ligne et l’impact de cette pratique sur le rôle de l’archiviste.

Pour débuter son propos, l’intervenante revient sur la terminologie employée : la diffusion en ligne est à différencier de la communication. La première résulte en effet de l’initiative des services d’archives de mettre en ligne les documents qu’ils conservent. La seconde, quant à elle, implique de donner l’accès physique aux documents et est une obligation liée à l’exercice du droit d’accès aux archives. La notion de diffusion par essence ne suggère pas de restriction d’accès.

La mise en ligne des documents est un processus entamé au début des années 2000, indissociable de l’engouement pour la généalogie. En effet, cette demande sociale s’exprime dans des pétitions réclamant un accès en ligne aux documents. Les services d’archives y répondent en multipliant la diffusion des inventaires et des archives sur leurs sites. Hélène Zettel propose ici de faire une rétrospective du cadre juridique qui entoure cette nouvelle pratique.

L’année 2012 marque l’apparition de ce cadre. Auparavant, il n’existait pas de limites ou de délais spécifiques et les pratiques étaient diverses. La Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) a apporté une réponse à cette question par sa délibération du 12 avril 2012, dite AU 029, « portant autorisation unique de traitements de données à caractère personnel contenues dans des informations publiques aux fins de communication et de publication par les services d’archives publics ».  Il s’agit du premier texte qui encadre réellement ce processus et détermine des délais de mise en ligne. En effet, depuis la loi du 15 juillet 2008, les délais de communicabilité des archives publiques avaient évolué et celui portant sur la vie privée raccourci à 50 ans. Suivre ce délai pour la publication internet pouvait avoir des conséquences, les informations diffusées étant susceptibles de concerner des personnes encore en vie. L’autorisation AU 029 allonge certains délais et exclut de la mise en ligne les données à caractère personnel relatives aux infractions et aux condamnations et les données dites sensibles. Ses dispositions suscitent des critiques dans le monde professionnel : l’AU 029 est jugée trop restrictive et incomplète1.

Les dispositions concernant les données à caractère personnel ont changé en 2018 avec l’entrée en vigueur du règlement général sur la protection des données (RGPD)2. Avec ce règlement, la CNIL se voit dotée d’un rôle double de conseil et de sanction. Le RGPD ôte la valeur prescriptive de l’AU 029 et définit les données personnelles, comme celles se rapportant à des personnes physiques donc vivantes.

Le décret n° 2018-1117 du 10 décembre 2018 « relatif aux catégories de documents qui peuvent être diffusés sans avoir fait l’objet d’un processus d’anonymisation »3,  codifié à l’article D. 312-1-3 du code des relations entre le public et l’administration, traite de la diffusion des documents administratifs. Il concerne tous types de documents administratifs et est applicable aussi dans les services d’archives, en introduisant notamment les instruments de recherche dans le processus de mise en ligne. Ce décret permet une révision à la baisse des délais : il aligne en effet la mise en ligne d’un document administratif avec ses délais de communicabilité, exception faite des données sensibles dont le délai est de 100 ans. Les instruments de recherche sont rendus librement communicables4. Pour les documents juridictionnels, dans la mesure où ils ne sont pas concernés par le décret, il reste conseillé de suivre les délais de l’AU 0295.

Hélène Zettel conclut en abordant la question de la responsabilité et de la déontologie des archivistes. Elle les invite à réfléchir en amont à la mise en ligne et à constamment s’interroger sur l’impact que peut avoir la diffusion de certains documents pour les personnes concernées, en prenant comme exemple les fichiers des harkis ou les dossiers de la collaboration. Ces réflexions sont d’autant plus nécessaires que certains documents peuvent être mis en ligne par anticipation. L’archiviste engage aussi sa responsabilité face au renforcement du droit des personnes en matière de données personnelles, et notamment du droit à l’oubli.

1 Le billet de Bruno Ricard sur le blog Hypothèse Droit(s) des archives reprend les dispositions de l’AU 029 (https://siafdroit.hypotheses.org/329). Elles sont aussi détaillées de façon plus exhaustive sur le site de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/declaration/au-029-archives-publiques).

2 Le RGPD a été adopté par le Parlement européen le 27 avril 2016 et est applicable dès le 25 mai 2018.

3 Décret n°2018-1117 du 10 décembre 2018 relatif aux catégories de documents administratifs pouvant être rendus publics sans faire l’objet d’un processus d’anonymisation (https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000037797147&categorieLien=id).

4 Sauf si ils comprennent des données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales, aux infractions et aux mesures de sûreté, auquel cas ils connaissent un délai de 100 ans.

5 Pour aller plus loin dans la question de la diffusion en ligne, il est possible de se reporter à l’article paru le 11 février 2020 sur le site FranceArchives : « La mise en ligne par les archives d’archives » (https://francearchives.fr/fr/article/26287560).