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L’évaluation des archives et la société contemporaine, une intervention de Vincent Doom

Vincent Doom, actuellement en poste aux Archives nationales au sein du département des fonds après une expérience variée en archives municipales et départementales, est notamment l’auteur d’un article paru en 2006 dans La Gazette des archives sur « L’évaluation scientifique des archives, principes et stratégies »1. Il a également pris une part active, dans les années 2000, au comité sur l’évaluation2 du Conseil international des archives qui a produit un projet de manuel sur l’évaluation des documents. Il est d’ailleurs l’auteur des pages relatives aux critères de sélection. Son intervention propose une synthèse de la littérature et des théories internationales sur cette question, à l’heure où le Comité interministériel aux archives de France vient de publier (juillet 2014) un cadre méthodologique pour les archives publiques.

La question de l’évaluation est au centre de la pratique des archivistes car elle conditionne la sélection – conservation intégrale, destruction intégrale, conservation partielle avec tri –, mais aussi une collecte raisonnée. La XXXVe conférence internationale de la table ronde des archives (CITRA) a affirmé en 2001 que « Les archivistes ont la responsabilité sociale de constituer les sources qui permettront aux générations à venir d’avoir la vision la plus fidèle possible de la société dont ils sont les contemporains ». La littérature sur la problématique de l’appraisial est très abondante. Carol Couture et Daniel Ducharme ont recensé près de 200 références en une quinzaine d’année3. Trois noms sont à retenir particulièrement dès qu’on s’intéresse à ces questions : le canadien Carol Couture4, l’américain Tom Mills, partisan d’une approche économique, et le canadien Terry Cook, tenant d’une approche fonctionnelle5. Si l’évaluation passionne les Anglo-saxons, le concept est en cours d’acclimatation en France : le mot n’apparaît ni dans La pratique archivistique française, ni dans le Dictionnaire des archives : de l’archivage aux systèmes d’information publié en 19916.

Trois approches conceptuelles sont recensées. La première, née au Royaume-Uni, a été formalisée par Hilary Jenkinson dans son manuel7. Le point de vue est institutionnel. Il distingue deux périodes dans la vie du document et deux responsabilités successives. Dans un premier temps, c’est l’administrateur qui a droit de vie et de mort sur les documents. Il pratique des éliminations après un délai de cinq ans. Au bout de vingt-cinq ans, la responsabilité passe à l’archiviste qui ne peut donc plus intervenir que sur le reliquat. Le danger de cette posture est de sélectionner des documents en fonction du politiquement correct contemporain. Elle est aujourd’hui abandonnée.

Les deux autres théories co-existent de manière ancienne. La théorie de l’utilisateur ou de l’évaluation en fonction de besoins de recherche mise en forme par Th. Shellenberg8 combine de fait approche institutionnelle et préoccupations scientifiques et opère par l’identification de valeurs : valeurs primaires ou de gestion et valeurs secondaires ou patrimoniales. Cette théorie a été déclinée de manière à produire des grilles de critères conférant un caractère systématique à l’acte d’évaluer9. Elle est tout entière orientée vers l’identification des attentes de la recherche existante à l’instant t.

La troisième approche, fondée il y a 60 ans par Margaret Cross Norton, est sociétale et a fortement évolué au fil du temps. Elle part du postulat que les archivistes ont un rôle social fondamental et que les archives doivent refléter les valeurs de chaque génération. Passant du modèle de l’interactivité pour introduire la notion de citoyen-usager, elle dépasse les questions de sélection pour intégrer les problématiques de collecte avec le modèle de stratégie documentaire développé par Helen Samuel10.

Le cadre théorique reste celui du respect des fonds, mais renouvelé par l’introduction d’un principe de fonctionnalité, l’objectif étant de témoigner de la gouvernance plutôt que du gouvernement. Le développement de la norme internationale de description des fonctions dite ISDF est à lier à cette approche11.

Carol Couture a proposé cinq principes directeurs pour mettre en œuvre l’évaluation sociétale12 :

  • Les archives doivent témoigner de l’ensemble des activités de la société ;
  • Le jugement doit faire preuve d’objectivité et de contemporanéité ;
  • Il faut respecter les liens entre l’évaluation et les autres interventions archivistiques (notamment la collecte) ;
  • Il faut maintenir l’équilibre entre finalités administratives et patrimoniales ;
  • Il faut maintenir l’équilibre entre considérations relatives au contexte de création des archives et celles liées à leur utilisation.

La stratégie à mettre en œuvre est celle de la macro-évaluation qui combine analyse fonctionnelle et analyse traditionnelle de type diplomatique, ce que l’orateur a choisi de nommer « micro-évaluation contextuelle ». Elle suppose la coopération de nombreux experts. Au Canada, elle se concrétise dans l’activité d’un bureau qui examine les fonctions sous les angles suivants : relation avec la loi et le règlement, importance de l’effectif et du budget, hiérarchie, autonomie, processus de travail, nature des activités, interaction de la population etc. L’analyse des documents n’intervient qu’en dernier lieu.

En conclusion, Vincent Doom souligne l’importance de la méthodologie dans la démarche d’évaluation sociétale avec cinq étapes à respecter. Les trois premières font partie du quotidien archivistique : identification des documents ; analyse ; contrôle et validation. La cinquième est aussi classique puisqu’il s’agit de la veille. La quatrième est peu à l’œuvre en France : derrière le terme publicité, se cache la nécessaire transparence des décisions qui conduisent au geste inéluctable, praticable et profitable à l’intelligibilité des archives qu’est l’élimination.

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1. Autour de la collecte des archives, n° 202.

2. Committee on Appraisial.

3. « L’évaluation en archivistique. Évolution et tendances. Études bibliographiques 1980-1995 », Archives, Québec, vol. 28, n° 1, 1996, p. 59-98.

4. « L’évaluation des archives. État de la question », Archives, Québec, vol. 28, no 1, 1996, p. 31-68 ; « Les fondements théoriques de l’évaluation des archives », L’évaluation des archives : des nécessités de la gestion aux exigences du témoignage, 27 mars 1998, Montréal, Groupe interdisciplinaire de recherche en archivistique (GIRA), 1998, p. 7-26.

5.Terry Cook, «  Mind over matter : towards a new theory for archival appraisal », dans Barbara L. Graig (éd.). The archival imagination : essays in honour of Hugh A. Taylor, Ottawa, Association of Canadian Archivists, 1992, p. 50, « Macroappraisal and Functional Analysis : Appraisal Theory, Strategy, and Methodology for Archivists », L’évaluation des archives : des nécessités de la gestion aux exigences du témoignage, 3e symposium en archivistique, Gira, Université de Montréal, 27 mars 1998, p. 30.

6. Bruno Delmas, sous la direction de, Paris, AFNOR, 251 p.

7. A manual of archive administration including the problems of war archives and archive making, Oxford, 1922, 248-VII p. (ark:/13960/t5r787g8g).

8. Théodore R. Schellenberg, Modern Archives. Principles and Techniques, Chicago, University Press, 1956, 248 p. (2e éd., 1957, réimpr. Midway Reprints, 1975) ; Management of Archives, New York, Columbia University Press, 1965, 353 p.

9. Sur les valeurs de gestion, Carol Couture, Jean-Yves Rousseau, Les fondements de la discipline archivistique, Presses de l’Université du Québec, 1994, p. 43-46. . Pour les valeurs patrimoniales, Franck Boles, Julia Marks Young, Archivalappraisal, New York, Neal-Schuman, 1991, 118 p. .

10. Terry Cook, « Documentation Strategy », Archivaria, 1992, n° 34, p. 181-191.

11. Norme adoptée en 2007 et publiée en 2008. Elle affirme que l’analyse des fonctions est la base de l’évaluation (1.3, p. 7). Le cadre méthodologie diffusé en 2011 par le comité interministériel aux archives acclimate cette notion en France et propose notamment de recourir à la norme ISDF dans la procédure d’évaluation (p. 39 sqq).

12.Carol Couture, sous la direction de, Les fonctions de l’archivistique contemporaine, Presses universitaires du Québec, 1999, p. 110.

Séminaire 2014-2015 – Programme du second semestre

 

Séance 1 : vendredi 16 janvier 2015 de 10h00 à 12h00 en salle Germaine Tillion de la MSH

Vincent Doom (Archives nationales), L’évaluation des archives et la société contemporaine.

Séance 2 : vendredi 13 février 2015 de 10h00 à 12h00 en salle Germaine Tillion de la MSH

Noëlle Balley, (chef du bureau du Patrimoine, service du Livre et de la Culture, ministère de la Culture),  Acquérir, conserver, valoriser… Pour qui travaillent les bibliothèques patrimoniales ?

Séance 3 : vendredi 6 mars 2015 de 10h00 à 12h00 en salle Germaine Tillion de la MSH.

Travaux d’étudiants

Fonds, collections et régulations sociales : problématiques et pistes de recherche

La première séance du séminaire 2014-2015, animée par Véronique Sarrazin, maître de conférences en histoire et Patrice Marcilloux, professeur en archivistique (université d’Angers), visait à introduire le thème du nouveau cycle portant sur les fonds et collections comme espaces et outils de régulations sociales.

La notion de régulations sociales renvoie à la mise en place de règles par les groupes sociaux, leurs ajustements, leurs diffusions et leurs contestations. Dans les bibliothèques, comme dans les services d’archives même si les modalités et le cadrage réglementaire diffèrent, se pratiquent sélection, choix et exclusion. Celles-ci s’opèrent dans le processus de fabrication et de mise à disposition du document, limité éventuellement par la censure, à tout le moins par des attentes sociétales en termes de contrôle.

Véronique Sarrazin souligne que, dans l’histoire des bibliothèques, la question du choix et de la responsabilité du professionnel est corrélée à l’émergence d’une lecture publique. Les premières inquiétudes sur le choix des livres s’expriment dès 1860 avec la multiplication des bibliothèques populaires mais surtout après la loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse. Les évolutions vers la lecture publique, l’insertion de la littérature enfantine dans l’offre à partir des années 1960 confortent la nécessaire régulation.

L’historiographie s’est déjà intéressé à un certain nombre de problématiques qui croisent la question des régulations comme l’histoire des bibliothèques populaires1, des bibliothèques municipales2 ou des censures politiques3. Les milieux professionnels se sont aussi saisis du sujet notamment à l’occasion d’affaires de censure municipales au milieu des années 1980 ou à l’occasion d’expositions ou de valorisation de fonds ou de thèmes particuliers4.

Certaines problématiques seraient néanmoins fertiles. Ainsi le discours sur le « bon » livre, l’effacement progressif de cette orientation pour l’affirmation du pluralisme, le passage de la notion positive du choix à celle de la censure, l’acception ou le rejet de certains genres pourraient être éclairés par la confrontation entre les intentions et la réalité des collections constituées ou mises à disposition. Les modalités d’intervention et d’encadrement, comme la mesure de l’efficacité des mécanismes mises en place sont encore mal connues ; la réponse des professionnels, du côté des formations et de la formulation d’une déontologie professionnelle, également, de même que les pressions des usagers et la reconnaissance variable de leur légitimité. La traduction des collections de livre en espaces – permanence d’espaces de relégation, mise en magasin par exemple -, comme l’insertion des titres dans une médiation – choix de la cote, présentation d’un ouvrage dans un contexte de débat notamment – seraient des thèmes à approfondir. On pourrait interroger aussi l’impact de la présence ou de l’absence d’un titre dans les bibliothèques et les enjeux symboliques qui en découlent tant pour la réputation de la bibliothèque comme institution culturelle légitimante que pour les auteurs et éditeurs.cliché B. Grailles

Pour les services d’archives, Patrice Marcilloux relève que la question se pose d’une manière très différente. Les archives sont-elles des objets construits ? C’est déjà un premier enjeu que de l’établir.

Un certain nombre de points semble s’opposer à cette affirmation. Mais un certain nombre d’indices donne à penser le contraire.

La notion même de fonds d’archives semble ne laisser aucune place à un espace de régulation sociale. Ils sont formés en dehors des services d’archives et arriveraient mécaniquement. Dans le principe de respect des fonds, le respect de l’ordre originel semble conduire d’ailleurs à un simple enregistrement de ce qui pré-existe par l’archiviste. La figure de l’archiviste historien qui émerge dans les années 1830 ancre l’archiviste dans une position de scientificité, de neutralité encore très forte aujourd’hui. Les discours de prescription sont par ailleurs très forts : la plupart des actes de la pratique sont réglementés. L’archiviste peut avoir l’impression de se raccrocher à un cadre qui ne lui laisse pas vraiment de choix.

A l’étranger, les approches sont très différentes. La littérature anglophone s’intéresse largement aux limites de la neutralité de l’archiviste5 . Le canadien Terry Cook, rénovateur des théories sur l’évaluation des archives, fait de l’archiviste un acteur6. L’américaine Elisabeth Kaplan dénonce les efforts des archivistes pour apparaître comme des sélectionneurs désintéressés7. Du côté de l’art contemporain où il y a un grand intérêt pour les archives, les traces, le discours porte souvent sur une mise en garde relative à la responsabilité de l’archiviste. On a même parlé de « fascisme » archivistique8. Sonia Combe9 énonce que la formation de l’archiviste repose sur l’illusion de la neutralité alors que le choix est central dans son activité et voit dans les délais de communication une forme douce de censure. On peut également noter que la question de la place des archives dans la fabrique de l’histoire soulève, chez les historiens, depuis quelques années beaucoup d’intérêt. Depuis les années 2000, on observe l’émergence de l’expression de « mise en archives »10.

Les différents actes archivistiques mériteraient d’être observés sous l’angle des régulations sociales. Éric Ketelaar11 a proposé le terme « archivalisation » pour justement mettre en avant la notion de choix, conscient ou inconscient dans la collecte. Les archives privées constituent un révélateur intéressant des mécanismes de prise en compte des demandes sociales, que ce soit par les politiques non formalisées mais observables dans les services publics d’archives ou par l’étude de l’émergence de lieux de collecte concurrentiels. La question se pose aussi pour archives publiques. Ainsi, Mathias Gardet (université Paris VIII) prenant acte de la faible collecte des institutions d’enfants y lit un double déni : déni de l’existence des enfants et déni des traces laissées12. Les priorisations en matière de classements sont intéressantes13. On peut aussi envisager la question des éliminations et donc celle de l’utilité historique14. De même, on pourrait interroger les intervalles existant entre règles de communicabilité et communication effective. Notons par exemple que la notion d’ « honneur des familles » est encore présente dans le Manuel d’archivistique (1970). La pression sociale s’exerce particulièrement dans ce domaine. On peut penser à la mise en ligne des numérisations des registres matricules militaires autorisée par la CNIL contre les propres règles fixées par elle-même.

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1. Noël Richter, Les bibliothèques populaires, Paris, Cercle de la librairie, 1978, 227 p. ou plus récemment Laure Léveillé, Les petites bibliothèques de la République : aux origines de la lecture publique parisienne des années 1870 aux années 1930, Université de Paris X, 1998.

2. Marie Kuhlmann, Nelyy Kuntzmann, Hélène Bellour, Censures et bibliothèques au XXe siècle, Paris, Cercle de la librairie, 1989, 352 p.

3. Martine Poulain, Livres pillés, lectures surveillées : les bibliothèques françaises sous l’Occupation, Paris, Gallimard, 2008, 587 p.

4. Comme par exemple L’enfer de la bibliothèque. Éros au secret en 2007 à la BNF.

5. Par exemple, Randall c. Jimerson, Archives Power : Memory, Accountability and Social Justice, Society of American Archivists, 2009, réimpr. 2010, 466 p.

6. Par exemple, « Archives, Records, and Power: From (Postmodern) Theory to (Archival) Performance. », Archival Science, 2002, n° 2, p. 171–185.

7. « We are What We Collect, We Collect What We Are : Archives and the Construction of Identity », The American Archivist, vol. 63, 2000, p. 126-151.

8. Archive Fever : Uses of the Document in Contemporary Art, exposition conçue par le centre international de la photographie de New York en 2008.

9. Archives interdites. L’histoire confisquée, Paris, La Découverte, 2010, édition revue, première édition 2001.

10. La mise en archives. Histoire anthropologique des pratiques d’archives, séminaire et enseignement assuré par Yann Potin, professeur agrégé puis chargé d’études documentaires aux Archives nationales, à l’EHESS à partir de 2009.

11. « Archivalisation and Archiving », Archives and manuscripts. The Journal of the Australian Society of Archivists, vol. 27, 1999, p. 54-61.

12. Demi-journée d’étude Quelles sources ? Quelle histoire ? Sources, archives et droits de l’enfant coordonnée par Pascale Quincy-Lefebvre et David Niget, Université d’Angers, CERHIO, le 25 novembre 2014.

13. Bénédicte Grailles, « Les dossiers de dommages de guerre 1914-1918 : une question toujours ouverte ? » dans Martine Aubry, Isabelle Chave, Vincent Doom (éd.), Archives, archivistes, archivistique dans l’Europe du Nord-Ouest du Moyen Âge à nos jours, entre gouvernance et mémoire, colloque organisé par l’Association des archivistes français et le centre de recherche sur l’histoire de l’Europe du nord-ouest, Roubaix, 2-4 décembre 2004, Villeneuve d’Ascq, Centre de gestion de l’édition scientifique, 2007, p. 55-69.

14. On peut penser ici à la question de l’élimination des cartes de combattants de la première guerre mondiale en dépit de l’utilisation qu’Antoine Prost a pu en faire dans sa thèse Les Anciens Combattants et la société française (1914-1939) (Paris, Presses de la FNSP, 3 vol., 1977).